蔡永庆 王海燕 徐德斌
中国重汽济南铸锻中心，山东 济南 250200
一、应用背景
我公司目前有11个管理部门、7个生产单位，分布在中心厂区、圣井厂区和党家庄厂区3个厂区，厂区间距离较远。现有的办公模式采取内部网站邮件系统及有纸化办公相结合的工作信息传递方式，负责办理审批工作的人员需要跨厂区办理签批手续，若遇到相关领导开会、出差等特殊情况，审批流程无法继续，影响办公效率，亟需引入新型办公模式解决跨厂区办公问题。OA协同办公系统作为集自动化办公、文档管理、知识管理等功能于一体的新型办公平台，可实现工作流程传递的自动化，解决工作流程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的远程协同工作问题，满足新形势下我公司的管理需要。
二、实施方法及措施
1.搭建OA协同办公平台
（1）确定平台提供商。通过网络了解现阶段OA协同办公系统应用现状及发展趋势，重点考察了泛微、致远、协创等知名OA协同办公系统的优缺点，结合我公司办公现状及下一步信息化系统整合的需要，确定OA协同办公平台提供商。
（2）组建OA协同办公平台开发团队。团队成员全程参与项目引入、实施，统一接受厂商提供的系统应用、开发培训，使每一位成员都具备了独立操作、开发、维护系统的能力，保证开发质量。
（3）OA协同办公平台上线运行。平台提供商根据我公司软硬件条件，在OA协同办公系统开发团队协助下，完成OA协同办公平台的上线运行。
2.流程信息化准备—制度流程再造与优化
（1）修订、完善我公司管理制度，共组织新增管理文件11个，修改管理文件155个，废止管理文件12个，提高管理制度的符合性、适宜性。
（2）绘制管理制度标准工作流程图。根据OA协同办公系统电子表单流程非智能传递特点，对各部门进行制度表单流程描述培训，优化、再造表单流程，完善表单流程逻辑，将纸版表单传递逻辑转变为电子表单自动传递逻辑，据此设计OA审批流程，借助Visio软件绘制流程图，保证制度流程线上执行与线下制度规定一致。
3.OA协同办公平台二次开发
（1）标准审批流程开发。借助Infopath软件，根据纸版表单填写内容特点，提炼文本控件并完成控件定义，合理设计控件布局，设计Infopath表单。通过OA协同办公平台“流程表单制作”栏下的新建表单功能导入Infopath表单，根据控件填写属性特点，修改表单各数据项的字段类型、长度、小数位数，完成表单控件的定义。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆通过设置每个操作节点对各控件的浏览、编辑、隐藏等不同操作权限实现不同节点的可操作控件集合，使每个节点操作者对需填写内容一目了然。最后根据前期梳理的表单自动传递逻辑，设计表单自动传递流程，实现表单的自动传递。同时，还可根据表单的应用需要，设置查询、统计、表单自动发起功能等。
（2）会议管理、文档库管理等模块开发。还可根据公司需要，开发会议管理、文档库管理等模块，实现会议场地预约、会议参与人员会前自动提醒及会议纪要在线提交功能，实现各数据在线归档、自动归档及数据库共享等。
4.OA协同办公平台推广运用
（1）编制《OA协同办公系统操作手册》。针对普通员工在使用OA协同办公平台时会使用到的主要功能及开发团队在二次开发过程中发现的操作疑点、难点，编制《OA协同办公系统操作手册》，指导员工使用OA协同办公系统。
（2）组织OA协同办公系统使用培训。各部门推荐人员参与OA协同办公系统使用培训，受训人员受训后结合《OA协同办公系统操作手册》对其所在部门其他人员进行OA系统使用指导，以点带面，普及OA协同办公系统的使用。
三、实施成效
实现办公自动化。截止2017年9月底，OA协同办公系统上线11类110个表单，基本实现对需审批制度流程的覆盖，完全能够替代纸质表单，满足日常审批工作的需要。从统计数据看，各部门已接受了使用OA系统办公系统处理日常工作，相关标准协同、表单截至目前已调用8707次。
解决了跨厂区文件审批问题。OA协同办公系统实现了文件的“自动递送”，相关文件的下达、审批不再需要传统人员递送方式，保证了文件下达、审批的快速传递，避免了人员来回奔波造成的时间、资金浪费，大大提高了审批效率，降低了管理成本。
实现工作流程的实时监控、跟踪。OA系统实现了工作节点间信息传递的自动化，工作流程明确，处理节点责任明确，且每一项工作都会留下相关处理“记录”，办理时间、办理意见等能够直观反映在表单日志中，工作流程实时监控，各部门各人员责任明确，解决了多岗位、多部门协同工作时责任不明的问题。
移动办公，实现文件的实时审批、处理。上线OA协同办公系统移动客户端，与PC端实时互联，实现全空间的移动办公功能，解决了领导出差等情况下文件审批及通知公告内容获取不及时的问题，提高了公司运转效率。同时应用微信公众平台自动提醒待处理工作，增加信息获取的及时性。
提高公司制度的执行力。利用OA协同办公系统固化了表单传递流程，实现了审批流程的标准化，提高企业制度的执行力。
文档在线存储管理。通过OA协同办公系统提供的文档管理功能，为各个流程表单建立文件夹，存放流程表单数据，流程结束后表单自动归档存储，智能分类，便于流程表单存档的统一管理，解决了文件归档不及时、存储整理麻烦和检索性差的问题。
实现知识管理。利用OA协同办公系统的提供的个人文档、单位文档功能，实现个人知识和业务知识的在线存储；通过信息的分类管理方法，统一集中管理在服务器上，并根据各岗位工作内容要求不同，授权不同对象学习分享，实现知识的最大利用。
参考文献:
[1]李正涛. OA系统发展历程与趋势[J]. 办公自动化, 2008,(08)
[2] 王玫丽. 浅析OA系统(网络办公自动化)的开发[J]. 科技信息(科学教研),2008,(22) .
论文作者:蔡永庆 王海燕 徐德斌
论文发表刊物:《知识－力量》2017年9月下
论文发表时间:2018/1/3
标签：表单论文; 办公系统论文; 流程论文; 厂区论文; 平台论文; 文件论文; 控件论文; 《知识－力量》2017年9月下论文;