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衡量档案工作成绩的标准首先是看档案为社会服务的质量。
“优化馆藏档案理论”是由国际档案理事会提出，并于20世纪60～70年代开始为世界各国档案界所普遍接受的档案学理论。它的核心内容是：“在保持最低限度的馆藏档案数量的条件下，保存最大限度的信息量。”
自和平与发展成为时代发展的主题之后，相随而来的是高速度发展的政治、经济和科学文化建设，各种社会组织机构与日俱增，各种记录载体、记录手段和复制技术的应用，使文件数量迅速膨胀。外国档案学者将这一现象形象地比喻为“文件雪崩”，认为如此发展下去，各国都将难以承受。然而，正像社会发展中各种活动的产生和消失是不依人的主观意志为转移一样，文件也是不能完全人为地控制与减少其数量的。但档案是将现行和半现行文件中具有重要的、长远保存价值的挑选出来，向档案馆移交保存。因此，作为档案工作者面对日益浩瀚的文件堆积，就需要在一个既符合档案事业发展的规律，又适应于社会各项事业发展需要的档案学理论指导下，完成档案的收集、整理、鉴定以及保管和提供利用工作。应该说“优化馆藏档案理论”之所以被越来越多的国家档案界所接受，正是由于它以“优”应“需”、以“质”胜“量”的性质适合当今信息社会高速度、高效益的要求，反映了这一时期档案工作的特点，使档案和档案工作在为社会各项事业发展服务中，以最低的成本投入体现最大的使用价值。
在这样的国际环境和总体趋势下，联系到目前我国档案工作的实际状况，引发了笔者以下几点不成熟的想法。
一、在正常保管具有保存价值档案的前提下，档案工作者应树立效益观念。
我国自改革开放以来，社会主义现代化建设大规模、高速度地发展，科学文化事业日趋繁荣，各种新鲜事物层出不穷，高科技的发展已将信息社会的特征展现在中国人民的面前。这时，档案作为各种社会实践活动的真实历史记录，作为两个文明建设的必要信息，它的重要价值是毋须置疑的。但问题就在于制作和保管日益增多的文件所需要的经费、场地和设备，给各级政府部门和企事业单位的内部管理带来了巨大的压力。虽然文件在现行、半现行和非现行阶段都存在这一压力，但在哪个阶段更为突出，与社会活动开展的关系更为直接，就更能引起有关方面对这一阶段的重视。由于文件在制作和承办阶段，本身即在完成该单位的业务职能，这时制作文件的经费、场地、设备就在完成职能之中自然地由单位承担了，这一承担过程是受到单位重视的。而一旦完成文件的现行作用，转入半现行和非现行阶段后，所需经费（包括工资）、场地、设备等问题便突出出来，重视程度一般也都有所降低。虽然从理论上说没有任何一级政府和社会组织会愿意不计成本地接收和保管档案，然而也确有一些省以及县、区、村镇档案馆（室）中却看到过有相当数量的档案长期无人问津，即使在今后相当长的时间内会偶尔得到利用，但与为此耗费的人力、物力、财力相比也无法持衡。当然，这里所指的绝不是高龄档案或珍贵史料，而是指一些类似于机关托儿所食谱的馆藏档案。试想：当档案人员千辛万苦地申请来项目和经费，盖起新馆，兴师动众地搬迁案卷之后，在现代化设备的保管下，却存在着相当数量的不应进馆的档案时，能够说明我们档案工作的服务是适合社会发展的需要了吗？能够说明我们档案工作不存在着低经费下的低效益吗？
北洋军阀时期，八千麻袋“大内档案”卖作废纸险些进了造纸浆池，此事成为国之大耻在档案界和历史学界传为笑柄。但若是因此而不敢进行正常的鉴定和销毁，甚至连将“待销毁档案”暂放在库房外面都不敢，而把档案案卷数量上的积累看作唯一把大量人力、物力、财力耗费在低效益的“量”的工作中，是否就是正确的呢？在中国几千年的古代档案事业史中，档案一直以维护封建统治阶级利益工具的面目出现，尽管帝王之家未必会有成本观念，但还是建造了石渠阁、兰台、东观等专门场所择重要档案编入史志。唐朝、宋朝还制定了重要档案直送朝廷的制度。由此可以看出古代统治阶级对档案的保存也并不是统而纳之的。新中国成立后，党和国家十分重视档案和档案工作，但受当时历史条件的影响，还是比较多地将档案用于政治斗争和社会科学的范畴。党的十一届三中全会之后，档案工作随着党的工作重心向经济工作转移，开始在经济、科技、科研、金融、商贸、外事的范围内大幅度发展，在这样一个形势下，如果不及时将优化馆藏问题提到议事日程，而是任凭档案的数量剧增，就必然会给今后的档案保管、检索、利用以至缩微技术在档案管理中的应用带来更大的困难；如果允许并不具有长期保存价值的档案进馆，去占用宝贵的库房面积，应该说后果是可怕的。至于有些单位追求案卷的数量，是否在一定的程度上与我国目前实行的以卷数定编制，以卷数定经费的档案工作管理制度有关；是否与评价和宣传一个单位的档案工作时，有时往往比较注重案卷的数量而忽视案卷的质量有关；是否与人们目前对决定档案事业发展命运的根本因素究竟是什么的认识还待统一有关呢？
二、衡量档案工作成绩的标准不完全在于馆藏案卷的数量，而在于为社会服务的质量。
美国史密森研究院档案馆原馆长威廉·莫斯先生谈到关于衡量档案工作成绩的标准时曾说：首先是看档案为社会服务的质量。
数量和质量之间的关系是对立统一的，没有数量就没有质量，但数量绝不等于质量。1984年国际档案理事会组织编辑的《档案术语词典》为“鉴定”（“Appraisal ”）作了如下的定义：“根据文件的档案价值来决定如何对其进行最后处置的档案工作的基本职能， 也称为evaluation （评价）、 review （审查）、 selection （选择）、 salective retention（选留）”。在此之前， 德国档案学家迈斯奈尔和布伦内克在提出要尊重高龄档案的同时，也告诫人们：因为对案卷暂时保留的决定，一般就等于决定永远保存，因为时间和人力、物力的缺乏，日后就几乎无人问津；英国档案学家詹金逊指出：销毁问题真正是一个很重要的问题，其原因一方面是我们面临行政管理文件处理办法中没作详细规定的危险，另一个方面是现代文件生产过剩；美国档案学家认为，对大批原始材料进行鉴定或评价，并把其中应当保存的部分挑选出来，是档案工作者最重要的职能。以上论述所表达的主要内容有一点相同之处，就是剔除无保存价值的档案，对于更好地保管、开发、利用有价值档案，并使其及时、准确、优质地向社会提供利用具有决定性的意义。
在我国某一档案馆中，某一个保存近百年的档案全宗有数万卷，问及工作人员，竟没有一人将其全部阅读过一遍。如果说该全宗入馆时没有作过鉴定，那么试问今后谁来为此全宗的档案作鉴定呢？假如我们要将这一全宗的档案开发出来作为信息向社会提供利用，如此大的工作量需用多少时间完成呢？据说该全宗几十年来利用者不过数次，而它却一直享受着将近70平方米标准化库房的保管和专职工作人员的守护。究其数量，可谓洋洋大观，可究其为社会提供的服务，就很难说了（当然，因这一全宗有近百年的历史，许多情况的产生也可能有一定的偶然性，在此只作一例）。
既然鉴定工作十分重要。为什么却得不到相应的开展呢？除了观念和体制上的问题，恐怕还有其他一些原因。诸如档案价值鉴定工作本来应由主管档案部门的行政领导组织完成，但是由于他们当中的部分人员调动频繁而难当此任；或唯恐鉴定工作责任重大，一失“手”遭千古恨而予以推拖；或对档案工作名为分管，实为挂名，根本没有投入时间和精力；或对档案业务过于生疏，而无能力担此重任。于是大量档案一朝入馆，再难剔出，档案部门自己给自己加大了今后的工作量。这就使我们想到一个比喻：如果我们将馆藏档案比作一座山，将有价值的档案信息比作山中藏有的宝石，人们是看重我们保管的这座山有多高大，还是看重山中能开采多少宝石呢？如果我们一味地贪图山的高大，把大量的时间和精力放在增大山的体积上，势必会影响宝石的开采；如果鉴定工作面临山石与宝石比例过大，黄沙没有吹尽日，何时才能“始到金”呢。进而言之看，当社会把一定的人力、财力、物力投入到档案工作中却难以收到令人满意的回报时，谁还会再继续增加投入吗？因此，“优化馆藏档案理论”所强调的不仅是优化馆藏档案的具体工作，而且是为档案工作更加优质高效地服务于社会，进入到一个良性循环的轨道之中打下基础。
三、少些形式主义，多些实际作用。
“优化馆藏档案理论”实质在于实事求是。为什么有些档案馆馆藏档案数量不少，但却门可罗雀。原因有可能就是把主要精力放在了一些形式上的工作上，如对收集来的档案装订，裁边，加背，只是图个好看、整齐，其实原装是否可以？人为地加工对于档案利用有多大实质性的好处？有的档案馆轻易改变档案检索工具来回折腾、劳民伤财，其实怎么便于利用就怎么用，不强求检索方法一刀切是否更实在些？还有的地方档案馆至今没有向社会公开档案的利用办法，得不到社会的承认，以致于空挂牌子无人知晓。我们认真地想一想这是因为什么？一句话，信息时代的行业竞争是很明显的，我们的思想观念、工作方法都要跟上时代的发展，单纯追求形式的东西已被历史所淘汰，改革开放给我们带来更多的是实事求是精神，要求我们所从事的档案工作更接近实际，更直面社会，以更主动的服务精神，更优质的社会效益和经济效益，在社会主义市场经济的历史阶段，迸发出档案事业的勃勃生机。这时正确运用“优化馆藏档案理论”以帮助我们把握住这一关键时机，应该说是具有重要作用的。