试论档案保存价值与实际利用效益，本文主要内容关键词为：试论论文,效益论文,价值论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案保存价值与实际利用效益两者之间的关系
收集和管理档案的目的是为了利用。因此，没有利用价值的档案，只能是一堆废纸；而具有保存价值的档案，一定具有实际的利用效益。反之，具有实际利用效益的档案，也一定具有保存价值，两者是相辅相成的。当然，保存价值的大小，需要通过档案的开发利用，即有利用者来利用档案后，才会产生一定的社会效益和经济效益。而效益的大与小、多与少，不仅仅是原档案本身潜在保存的价值，这也只是一个未知数，可能是数百数千，也可能是数万，甚至是上百万；同时，也表现在利用者的利用形式、利用深度及利用技巧方面。在档案整理、鉴定时要考虑保存价值与实际利用效益的因素，以利提高档案的质量，优化馆藏，最大限度地发挥档案的社会效益和经济效益。
档案的保存价值在于开发利用
档案只有通过利用，其保存价值才能得到充分的发挥，才能出成果、出效益。有人对此否认、也有人怀疑档案具有的社会效益和经济价值。下面，笔者不妨列举数例来充分说明档案的价值作用和给单位带来的效益。
如，1992年12月17日，绍兴县第一建筑安装工程公司签订了柯桥鱼得水宾馆扩建桩基工程，由于地层变化，桩机施工强度不够，致使部分预制桩不能按设计要求达到持力层。事后，由甲方另行补强而造成部分经济损失。建设单位以此为由，抛开前期工程支出不计，只提补强，单方要求该公司赔偿经济损失44万元，并诉之法院。为此，该公司不服，认为应先结清前期工程款，然后据实赔偿补强支付款才是合理的。为达此目的，公司详细查阅了打桩原始记录，据实列举有关款项，以事实为依据说服了对方，同意前后施工两项款项相冲，实际补偿建设单位0.4万元经济损失，为公司减少经济损失40万元。
再如，位于皋埠镇银桥路南端的银皋埠大桥于1995年4 月动工兴建，1996年3月竣工，总投资1300余万元，但使用一年后， 桥上的路灯大多熄灭，给行人车辆带来不便，急需修复。1997年4月9日，镇政府委派镇农电管理总站对其进行全面检查。由于原电管站工作人员调离岗位，给修复工作带来一定的困难。同年11月，镇农电管理站秦国洲站长前来镇城建档案室借阅大桥路灯线路图，由于明确了线路的走向，不仅使修复工程的时间大大加快，而且使长虹卧波的银皋埠大桥重放旧日神彩。
上述实例雄辩地说明档案的保存价值靠人们的开发利用。否则，其价值永远被禁固在档案之中。所以，明确了利用与不利用的效果和作用，就会主动地加大档案信息资源的开发利用力度，促使其充分利用，产生最佳的社会效益和经济效益。
档案信息资源为社会和经济建设服务
开发和利用档案信息资源应成为每个档案馆工作的重点，积极地、主动地为社会各界提供服务，使档案的保存价值得到充分的发挥。为此，笔者认为重点应抓好以下几件事：
①加大《档案法》宣传力度，不断提高全社会的档案意识。《档案法》虽然颁布十多年了，但不少公民，尤其是某些部门（或单位）的领导，还不知道有个《档案法》，这说明社会的档案意识还很淡薄，又还未达到普及的要求。为此，有关部门，尤其是各主管部门和档案行政管理部门要成为贯彻宣传《档案法》的主力军。特别要通过报刊、电台、电视台等新闻媒介，广泛向社会宣传，做到持之以恒，家喻户晓，人人皆知。
②采取多种形式，扩大利用范围。收集和管理档案的根本目的是为了利用。除传统的服务方式外，还可采用提供指南、分发目录、开架阅栏、现场咨询、电话查询、搞展览等多种形式，扩大服务范围，充分发挥馆藏档案的价值和作用。
③加大档案资料编研工作力度。尤其在社会各界不了解、不熟悉档案的情况下，档案馆更需根据社会的需求，采取多种形式，积极主动地利用馆藏档案，编研出各种资料，向社会主动提供利用。为社会各界和经济建设服务。
④搞好档案资料利用信息反馈和编发工作。馆藏档案通过利用，应用于实践后，或多或少会产生社会效益和经济效益。对效益显著的实例，档案馆应及时跟踪了解，认真收集；利用单位或个人也应该及时向馆反馈情况。然后，通过整理、选编发行使社会各界了解档案的价值和作用，进一步促进和扩大利用范围和利用率，提高档案部门的社会地位和知名度。