企业的质量认证活动与档案管理，本文主要内容关键词为：档案管理论文,质量认证论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
质量认证活动正在全国范围内企业中开展，许多企业通过国际质量认证取得了迈向国际产品（或劳务）市场的通行证，为立足于国际市场竞争奠定了良好的基础。在质量认证活动中，企业档案工作发挥了不可忽视的基础作用，它一方面为企业质量认证提供原始凭证和法律依据，另一方面它又是企业质量保证体系的重要内容之一。具有一定质量要求的档案管理，可以为企业取得质量认证提供前提条件和必要保证，同时，质量认证活动又反转过来进一步推动企业档案管理提高到新的水平。
一、质量认证活动概况
质量认证活动是在企业质量管理中贯彻执行国际质量标准而开展的一项活动。国际上通行的质量标准，包括以ISO9000为核心的6项标准：
ISO8402 质量——术语；
ISO9000 质量管理和质量保证标准的选择和使用指南；
ISO9001 质量体系——开发设计、生产、安装和服务的质量保证模式；
ISO9002 质量体系——生产和安装的质量保证模式；
ISO9003 质量体系——最终检验和试验的质量保证模式；
ISO9004 质量管理和质量体系要素指南。
上述6项标准，是由国际标准化组织即质量管理和质量保证技术委员会（ISO／TC176）组织各国质量管理专家，在借鉴、综合以往各国质量标准（主要是英、美、法、加等国的国家质量标准）的基础上编制的。其中ISO8402于1986年颁布，其余5项均于1987年颁布，从而形成一整套质量管理和质量保证的国际系列标准。
我国是ISO／TC176的成员国之一。1987年原国家标准局组织成立质量保证标准化特别工作组，确定以等效采用原则将上述国际标准转化为国家标准，于1988年12月发布“质量管理和质量保证”国家系列标准，标准号依次为GB／T10300.1～GB／T10300.5，与国际标准ISO9000～ISO9004相对应。这套国家系列标准于1989年8月1日起开始实施，成为我国企业搞好质量管理、建立质量保证体系的依据和指南。1994年ISO9000系列标准进行修订，我国又及时进行了等同转化工作，使国家质量标准与国际标准同步发展。
在贯彻上述质量管理的系列标准过程中，质量认证活动应运而生。所谓质量认证活动，是由国家级质量管理职能机构如中国质量协会，组织有关专家、学者，按照国际质量标准的要求，对企业的质量保证体系的基本要素、产品或工程质量情况进行全面的检查、评审。检查结果符合质量管理和质量保证的国际（国家）系列标准要求，则予颁发质量认证体系合格证书。今后对该企业的产品（或劳务），允许免检即可直接进入国内和国际市场。质量认证活动的开展，对增强企业的质量意识，确保名牌产品（或劳务），提高名牌产品生产企业（或劳务出口企业）的竞争能力和在国内、国际市场上的地位，有着积极的促进作用。
二、档案管理与质量认证活动的关系
档案管理与企业质量认证活动息息相关，主要表现在以下两方面：
（一）企业档案是通过质量认证的重要依据。
在质量管理和质量保证的国际系列标准中，对质量文件有明确的规定。如在ISO9000中指出：“供方应把质量体系要素写成文件，以证明其符合选定的质量保证模式的要求”。在ISO9001中指出：“应保存质量记录，以证明达到了所要求的质量，且质量体系正在有效运行”。这就是说，在全面质量管理工作中，最重要的一项原则就是用实际数据说话，而企业档案正是在企业生产经营及其管理工作中形成的各种凭证、台帐、报表等原始数据最完整、最全面的载体。企业档案的基本属性，诸如原始凭证性、数据真实性、信息有序性等，恰恰是质量管理和质量保证系列标准和质量认证活动最需要的。因而企业档案为质量认证活动提供了重要的原始信息依据。
在质量管理和质量保证的国际系列标准中，同时还提出“可追溯性”的要求。如ISO8402中要求企业要具备：“根据质量记录追查某项目（活动）或类似项目（活动）的历史、应用情况或位置的能力”。这就是要求提供“质量环全过程中有关产品或服务的计算和数据资料”。所谓“质量环”，对典型的质量体系而言，“包括了与产品或服务质量有关的、相互作用的全部活动，贯穿于从最初确定质量要求和用户需要，直至最终满足这些要求和需要的各个阶段，这些阶段和活动如下：a.市场调研；b.设计、规范的编制和产品研制；c.采购；d.工艺准备；e.生产制造；f.检验和试验；g.包装和贮存；h.销售和发运；i.安装和运行；j.技术服务和维护；k.用户处置”。（ISO9004）很显然，只有企业档案部门根据需要，随时向检查组等有关部门提供从市场调研到产品开发、设计、试制，乃至投入市场取得用户反馈意见的全套文件，即质量环全过程可追溯性的材料，并整理出能够证实质量保证体系合格的系统、完整信息。这充分说明，企业档案管理工作是贯彻ISO质量系列标准，取得质量认证的重要手段和原始依据。
（二）企业档案是质量保证体系取得认证的重要内容之一。
在质量管理和质量保证的国际系列标准中，对质量文件和其它相关文件提出了明确的要求。主要有：
1、供方应把质量体系要素写成文件，以证明其符合选定的质量保证模式的要求。（ISO9000）
2、供方应对与本国际标准要求的所有有关文件和资料制订和执行控制程序，文件发布前应由授权人员审批，以保证适用。（ISO9001）
3、质量体系应具备满足产品质量目标及质量管理体系有效运行需要的足够文件，所有文件都应清晰明了，容易识别，注明日期（包括修订日期），并以合理的方法保存。（ISO9004）
上述要求中提到的质量体系，是指为了达到质量目标、实施质量管理而建立的综合体，包括质量管理机构、职责、程序、过程和资源等构成的有机整体。上述要求中提到的质量体系要素，则是反映质量体系各方面情况的重要参数，包括管理职责、质量体系原则、经济性——质量成本、市场调研质量、设计、采购、生产和售后服务等的质量。只有供方（产品生产或服务企业）将上述质量体系要素全部写成文件并提供出来，才能说明该企业符合预定的质量保证模式的要求与否，以便于质量认证活动的检查与评审。因此，符合上述要求的质量文件和其它相关文件在制订与发布时，要齐全、完整地记录质量体系要素，做到清晰明了、注明日期，以及由授权人员审批、签字，方为有效。这既为质量及文件控制奠定了基础，也是档案接收时必须具备的条件，并在归档后由企业档案部门合理、有效地保存，以满足质量体系的使用要求。尤其是在企业要取得质量认证时，必须对质量保证体系的全部文件实施管理与控制进行检查和验收，在认定符合国际质量标准要求后，方可通过质量认证。因此，从这一意义上讲，企业档案管理是质量认证活动的重要环节和验收内容之一。
三、做好档案工作，为企业通过质量认证服务
综上所述，企业档案既是质量认证活动的重要依据，又是通过质量认证的基本内容，因此，对于企业档案部门来讲，为企业达到国际质量标准开展质量认证活动服务，是一项义不容辞的工作，可以从以下两方面做起：
（一）按照国际质量系列标准的要求，配合并指导企业内各职能部门做好质量体
系文件的准备工作。
对一个企业而言，国际质量标准要求质量体系文件要有四个层次：
第一层次是质量体系的纲领性文件，即质量手册。质量手册是系统描述企业的质量方针、质量体系及其实施的文件。它对质量体系作系统性、纲领性阐述，全面反映企业质量体系的总貌。通常包括内容如下：1、企业的质量方针；2、企业的组织机构及其质量职责；3、各项质量活动的基本控制程序；4、质量手册的管理办法。
第二层次是质量体系的管理性文件。它是各职能部门为落实质量手册的要求而编制的实施细则，包括有关规章制度、管理标准和工作标准等。
第三层次是对具体产品的质量控制方案，即产品的质量计划。它是针对具体产品的特殊要求，以及应重点控制项目所编制的有关设计、采购、制造、检验等环节的质量控制方案。一般包括以下内容：1、应达到的质量目标；2、各阶段的责任和权限的分配；3、应采用的程序、方法和作业指导书；4、有关阶段（设计、研制、采购、生产等）的试验、检验和审核大纲；5、随项目的进展而修改和完善质量计划的方法；6、为达到质量目标所必须采取的其它措施。
第四层次是技术性文件，它是直接指导操作人员按照技术规范要求完成质量活动的文件。如产品设计图纸、技术规范、工艺规程、检验规程、作业指导书、检验指导书、采购文件等属于这一层次的文件。此外，质量记录是质量体系运行中各项质量活动的真实记载，直接反映了各项质量活动和产品质量的真实面貌，也属于这一层次的文件。如各种检验报告、试验报告、鉴定报告、验证报告、审核报告、质量成本报告等。它们不仅是加工过程中的检验和试验记录（包括各种质量控制活动和内部质量保证活动的成果记录），同时又是质量体系信息的基础材料。
企业内各职能部门是构成企业质量环的重要环节，它们的活动直接影响到产品或服务的质量。因此，在质量认证活动中，要对由各职能部门组成的企业质量保证体系进行重点检查。检查的内容之一就是各职能部门是否具备质量体系要素文件，这些文件是否符合选定的质量保证模式，达到国际质量标准的要求。企业档案部门有责任配合各职能部门做好上述四个层次的文件准备工作，针对各职能部门的具体情况，采取质量预审、派人指导等方式，帮助他们做好相关文件的收集、整理、分类、编目和组卷等工作，同时对文件信息的完整性、系统性、规范性和有效性等进行初步检查，以便为质量认证活动的顺利开展提供有力保证。
（二）进一步健全并完善档案管理工作，为实现质量标准中文件控制的要求，取
得质量认证做好准备。
大多数企业的档案工作，由于贯彻执行集中统一管理基本原则，因而有一定的基础，一般讲对达到国际质量标准中文件控制要求不成问题。但在进行质量评审之前，即在专家组进厂之前，最好根据国际质量系列标准的要求，对本企业档案工作从以下几方面进行自我检查、整改和准备工作：
1、对企业档案的系统性、完整性进行检查。有不符合要求的，对相关部分进行补充和完善，各职能部门有应归档的文件，督促其归档。
2、对企业档案文件质量进行检查。检查内容包括：①是否属于有效版本（即文件信息准确有效）。如系更改后的文件，是否有更改记录及相应的原始材料。②文件的审批手续是否齐备，是否有相关的授权人员和部门的签字、盖章等。
3、是否建立有完善、系统、有效的档案库藏目录，供质量评审专家审阅。
4、是否能够提供本部门已经具备质量保证能力的证明，如历年来企业档案工作的获奖、升级等文件，以供评审使用。
5、针对上述检查情况，对档案文件的形成与管理过程中的问题立即着手整改，按照国际质量系列标准的要求，建立合格的档案管理的质量体系，为企业通过质量认证做好准备工作，同时促进档案管理进一步完善与发展。
总之，质量管理和质量保证的国际系列标准，在我国企业管理工作中已受到普遍重视，其宣传贯彻也已经取得初步成效，开展质量认证活动，将会对企业档案工作起到更有力的促进作用。各企业如能将开展的档案目标管理与企业质量认证活动结合起来进行，一定会使企业档案管理迈上一个更新更高的台阶。
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