研究生档案工作中的问题与对策，本文主要内容关键词为：对策论文,研究生论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
我国虽然刚刚入关，但国外各跨国公司就纷纷在寻找契机，试图在我国的某一领域抢滩登陆。如美国微软公司就以教材市场作为突破口，利用我国信息技术教材存在诸多缺陷，而许多学校还没有配备足够的师资力量的弱势，发挥他们是世界IT产业领头羊的巨大影响和优势，从高科技切入插手中国教育。形势表明，信息时代与全球教育的发展，提出了新的要求和挑战。尽快改变我们工作中落后于时代发展要求的现状，用新的思维方式探索和改革一切不适应形势发展要求的落后的管理方式和方法，是当务之急。
在教育领域，随着我国十几年来高等教育改革的日益深化，为我国培养高层次人才的各种类型的研究生教育蓬勃发展。在研究生教育过程中，围绕着研究生的教学与培养，形成了一系列的具有保存价值的材料，它们是研究生教育、培养过程的历史记录。将这些具有保存价值的历史记录，按照档案工作的基本要求进行收集、整理、归档，就形成了研究生档案。研究生档案具有十分重要的作用，它们是国家教育政策、法规的具体体现，是考察学校高等教育工作状况、工作质量等的重要依据，它也是学校自身规划下一步研究生继续招生、培养、教育等工作的重要依据。它既是各级组织的人事部门和用人单位的重要参考依据，也是研究生继续教育，如求学、深造，工作分配和就业、乃至工作以后工资调整、职称评定的重要参考依据。研究生档案如此重要，但是目前在研究生档案管理工作中存在着的各种各样的问题却难与当前蓬勃发展的教育形势适应。
一. 上级领导对研究生档案工作的不重视
一是一些高等院校从校级机关一级档案部门中就没有专门设置研究生档案管理工作的职能及岗位，也没有专人负责研究生档案工作，这就谈不到怎样去开展研究生档案工作了。
二是缺乏严格的研究生档案工作管理制度。一些高等院校中有关研究生档案工作的制度与规定至今不够健全，还有一些院校虽然早已制定了研究生档案管理制度，但并没有人去认真贯彻执行，更不要说定期进行检查了；除非有更高一级的档案领导部门来对研究生档案工作进行检查指导，否则那根本也就是一纸放在抽屉里或是挂在墙上的制度。
三是缺乏研究生档案管理的正常工作程序。上述两个问题的存在必然要导致这个问题的产生，学校档案部门如果没有明确的管理研究生档案工作的职能和负责研究生档案工作的岗位，那就不可能制定严格的研究生档案工作管理制度，也就更不可能去谈及什么研究生档案管理工作的正常程序，这也就是很多院校的档案管理部门在研究生档案管理工作上为什么长期存在着以就事论事的方式来管理研究生档案的原因。
四是没有广泛深入地开展研究生档案业务指导工作。导致这个问题产生的原因有两个方面：一个方面是学校领导机关没有明确赋予学校档案职能部门领导并指导全校档案工作的行政权力，使学校档案部门缺乏明正言顺地对全校档案业务工作进行指导与领导的依据，为档案部门大张其鼓地开展档案工作带来了一定的难度。另一个方面是学校档案部门自身存在的问题所致，他们没有或大多数也不愿意深入到基层院、系，对基层研究生档案工作的各项要求进行详实而具体的业务指导。
二. 基层领导对研究生档案工作的不重视。其表现为：
一是在大多数的院、系一级基层教学单位中，很少有把研究生档案作为一项专门的工作来抓的部门。院、系教务工作极其繁杂，真可谓千头万绪，可是学校对教务秘书的编制设置却又十分紧张。几乎没有听说哪个学校的院、系设有专门管理档案的工作岗位，就更不要说专门管理研究生档案工作的设置或是档案室了。通常情况下是谁负责哪一摊的学生工作，谁也就顺便兼管那一部分的学生档案。在这种情况下，根本不可能去要求什么档案管理工作的制度、方法或是标准等，只要能保证学生档案的不丢失大概已经就是相当不错的了。
二是由缺乏档案工作基本知识的教务秘书兼职管理研究生档案，带来诸多弊端：
1.没有专人负责研究生档案的管理工作，其结果是在研究生档案工作中，其管理方式和方法是你干你的，我干我的，各行其是，导致了研究生档案管理中各种各样的问题。
2.教务秘书由于不懂得档案收集工作的要求与重要性，常常导致学生的入学档案参次不齐，学籍档案档案材料收集难以齐全、完整，甚至丢失。再加上缺少严格的学期中档案收集工作，结果每到学生毕业之时，往往是学生急，老师急，教务部门急，研究生院也急，导致了多种矛盾与问题的产生。
3.由于缺少最基本的档案工作常识，缺乏必要的业务指导，即便是材料齐全的学生档案，也都有存在诸多不利于日后对档案材料进行整理、装订、保存的各种问题。其中有很多是档案材料形成之时便形成的，如材料上随意涂改的痕迹、不按档案工作要求的圆珠笔、甚至是铅笔的字迹、随意装订的书钉、曲别针或大头针，粘贴的五花八门的决议票，……，这些问题当中，有的可以在整理过程中想办法进行修正，还有的则是毫无办法，给日后档案的整理、保存造成很大的不便。
4.装订后的档案不合格。认真审查一些档案，就会发现其中存在着很多不符合标准的地方，通常普遍存在的问题有：档案材料不全或者是档案材料中手续不全，如缺少某份材料、缺内容、缺签字、缺盖章、选票不订或不贴、缺少答辩会的决定等；有的案卷没有按照档案装订工作的基本要求将原来档案材料中的书钉、曲别针、大头针去掉，有的卷内页码编写不规范，还有的是案卷目录没有按照要求填写或与档案实际内容不相符，给以后的查找、利用造成不便……
三是基层档案工作的好与差，往往取决于教务秘书的责任心。如果教务秘书责任心较强且工作认真负责，研究生档案材料的收集工作可能性还做得不错；而对那些工作态度较差且缺乏责任心的人来说，其档案材料的收集通常只能是做到哪一步就算哪一步；即使是那些责任心较强且工作认真负责的教务秘书来说，由于他们一般不具备档案工作的基本常识，也难以用研究生档案的管理标准，对其研究生档案工作进行衡量。院、系教务秘书有不少是由留校学生作为工作实习期而担任的，往往难以相对稳定。教务秘书工作流动性大的特点，又更加剧了研究生档案工作中的矛盾与问题，这是不能不引起注意的大问题。
三、加强研究生档案管理工作的对策与方法
面对入关后形势提出的新的要求与全球教育改革和发展的步伐，我国教育体制改革将进一步深化。其重要举措之一是在研究生教育工作上开始试行弹性学制，对研究生的培养将贯彻“宽口径，厚基础”方针。有的学校是试行将学制缩短，学习期限要从现在的3年调整为2至2.5年，学分也将根据学习期限的调整而相应减少，并努力通过改革达到在学分适当减少的情况下，提高培养质量的目标；也有的学校是准备放宽学生修业年限，如实行免修、免听课、免学分、允许学生根据自己的实际情况调整学习进程，以增加学生“休学创业”、“修学从军”等需要。在这些重大改革措施下的研究生培养方案实施后，在研究生档案的形成及其收集、整理、管理等各个方面工作，都将面临着新的问题。毫无疑问，工作量是大大增加了。那么，应该采用什么方法来解决研究生档案管理中存在的问题，更好地适应研究生培养与管理体制改革的新变化呢？
一要改变过去“按步就班”的传统工作方式，要解放思想，要更换观念，要从已发展和变化了的形势与要求的需要出发来调整和规范研究生档案工作。随着我国高等教育改革不断深化，多种类型的研究生教育形式不断推出，如国家计划内的招收的研究生、计划外招收的研究生、同等学历的学位研究生，以及目前正日益兴起的网络的研究生教育等等。在这些类型的研究生教育与培养上是不同的，在其档案管理工作上也是有所区别的。因此，要针对不同类型的研究生教育和培养形式，提出不同的研究生档案管理工作要求，制定与其工作相适应的制度，这样才能更有效地开展研究生档案工作。
二要加强对研究生档案的重视和领导。具体地说，就是应当把研究生档案工作纳入有关学校领导的工作日程，对于研究生档案工作中的重大问题，如人员设置、工作规划、实现目标以及工作中的经费问题、档案装备和库房等等具体问题，及时予以研究、解决，使研究生档案工作目标清楚，目的明确，既能充分发挥研究生档案的重要作用，更有效调动档案工作人员的积极性。
三要明确研究生档案收集、归档的范围，以确保研究生档案的齐全、完整。研究生的教育与培养是一个周期性的过程，研究生从入学到毕业，需要经历多项程序。在每一个程序中都会形成不同的材料，如录取材料、各种试卷、论文及其评议等等，这就决定了研究生档案本身具有成套性。按照研究生档案材料成套性的特点，制定明确、详细、具体的收集范围，才能确保研究生档案的齐全、完整。
四要大力开展研究生档案的业务指导工作。开展研究生档案业务指导，对搞好研究生档案工作具有重要作用。特别是在由众多兼职人员从事研究生档案工作的情况下，大力开展档案业务指导工作就更为重要。定期对基层研究生档案工作进行检查指导，可以及时发现并解决问题，将它们消灭在萌芽状态。同时，还可以针对研究生教育与培养过程中不断发展、变化的形势的需要，及时研究和调整研究生档案工作的程序和要求，确保研究生档案的质量，以更好地适应研究生教育工作的需要。
五要加强对研究生档案工作人员的培训。鉴于大多数研究生档案工作都有是由教务秘书担任的，他们不仅缺乏档案工作的基本知识且人员流动性较大，因此，开展经常性的、多种形式的业务培训是十分必要的。只有经常进行这样的培训，才能提高他们的业务素质，为搞好研究生档案工作创造条件。
最后需要着重指出的是，研究生档案工作中当前所面临的一项重要工作是要尽快实现研究生档案的信息化管理。实现研究生档案的信息化管理的目的是在于科学、规范地对研究生档案进行管理，从而充分开发和利用研究生档案宝贵的信息资源，使研究生档案在研究生的教育与培养、在打击与扼制社会上的假证件、假学历、假文凭一系列工作中发挥其重要作用。