摘要：新时期档案的载体大多已经从纸质化档案转向了电子化档案,电子化档案储存在信息系统中,在新时期受到信息系统的不断发展而出现了新的挑战。档案的泄密对于组织而言具有难以估量的危害性,新时期档案在保密方面还存在一些问题,这些问题使得新时期的档案保密工作存在较大的风险。在这样的背景下,本文以广播电视行业为研究对象,对信息化时代广播电视行业的档案保密工作进行了探讨,分析了信息化时代档案保密工作中存在的问题,以及对这些问题提出了相应的解决方案,以期这些研究结论能给信息化时代的档案保密工作提供一些建议。
关键词：信息化时代;档案;保密;工作;
1档案安全与保密工作的必要性
随着信息技术的不断发展,档案信息资源已走进人们的日常生活。现在人们对于档案的感觉越来越清晰,它不再是古代锁在深宅大院的一份文件。普通人甚至连查阅的资格都没有。现在,越来越多的档案开始公开化,透明化。英国和一些发达国家已经建立了档案博物馆,让人们更好地参观各种档案资料。但是,无论档案是公开化还是封闭化,对于档案的保护工作都是不应该松懈的。不能因为档案离人们的生活越来越近而不理会档案的保护。对于部分机密档案还应当进行保密工作,因为一旦泄露不仅会损害档案所处的直接机构,甚至会关系到一个人的一生或者国家的安全。对于一些机密档案的保密事例的重要性在二战中可以说是多的举不胜举了。所以说,无论是档案的安全工作还是保密工作,都应当一手抓起。要做到在保密中进行充分保护。
2信息化时代档案保密工作存在的问题
2.1缺乏档案保密意识
当前广播电视行业对档案的保密工作意识不足。广播电视行业的档案资料是该行业工作人员在日常工作中必须产出的内容,广播电视行业的记者和编辑等每天为了给观众呈现出最新最前沿的新闻资料,他们需要每天在相关领域采集相应的材料,这些材料被记者和编辑们整理后,将成为可以向观众展示的音视频或图像文字资料等。在广播电视行业的记者和编辑实践工作中,记者和编辑还未形成较强的档案保密意识,他们对所采集的资料等在尽快完成编辑整理和制作后,在将资料提交给相关部门播放后,往往会将这些资料保存在自己的相关文件中,而较少向专门的档案管理部门提交所有资料,且单位也并未对工作人员将这些资料带出工作区域进行严格限制。这种现象极易给单位的档案保密工作带来较大的风险。
2.2档案保密的法律滞后
通常情况下档案具有一定的保密期,当前在档案的实际保密性工作中存在档案的相关保密法滞后的问题。广播电视行业中有部分档案涉及到国家机密,或不适宜在一定时期内向公众进行公开。在我国《档案法》和《保守国家秘密法》两大法律文件中规定,具有保密要求的档案信息的保密期限为三十年,涉及到国家重大利益、安全等的档案信息,其保密期限需超过三十年。这种规定使得档案无法较好地满足公众对档案信息的需求。例如在现实中发生过许多扑朔迷离的事件,这些事件产生的原因、具体全面的故事情节等对于公众而言都具有较强的好奇心。在信息时代,公众对信息的求知特征为便捷、快速、准确等,而档案的保密性使得部分具有保密要求的档案无法及时地公诸于众。相关档案保密法的滞后使得档案的保密性受到一定的挑战。
2.3档案保密人员能力不足
信息技术的迅速发展,传统的纸质化档案管理的弊端日益明显,为了顺应时代发展的要求,档案管理机构开始普遍将纸质化档案转为电子化档案,使得档案在使用和保管水平方面均得到较大的提高。信息化时代的电子档案在保密方面对档案管理人员提出了更高的要求,使得电子化档案的保密工作具有了更高的挑战性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆科学技术对于档案管理人员属于较为陌生的领域,电子化档案存在信息系统中,信息系统遭到黑客、病毒的侵袭,或信息系统突然死机不运转,均易使档案出现泄密的危机,而当信息系统出现这些问题时,档案管理人员无法及时地规避这些问题给档案保密工作所带来的损失。当前广播电视行业的网络安全防护能力相对落后,档案管理人员对电子化档案的技术管理能力不足,面对变幻莫测和较为专业的网络信息安全技术,广播电视行业的档案管理者对档案的保密工作还处于探索阶段。
2.4缺乏先进保密技术系统
当前广播电视行业对档案的保密工作还处于探索阶段,广播电视行业的档案保密主要还是采取基础的信息系统的保密方法进行保密。档案从纸质化转化为电子化之后,电子化档案主要存储在信息系统中,对电子化档案的保密主要以对信息化系统进行加密来进行保护。但是基础的以对信息化系统进行加密来对电子化档案进行保密,这对于电子化档案的泄密而言存在较大的风险,信息化系统加密对于黑客和病毒等缺乏强有力的防护性,同时,信息化系统出现断电或停机等情况,档案也极易出现丢失等危险。
3如何更好地做好档案保密作用
3.1档案的保密工作。
对于一些档案,它的机密性是比安全性更加重要的。宁愿让其丢失也不能让其流落到不法分子的手中。所以,对于档案的保密工作是重中之重。对于一些国家绝密档案,例如:核武器的研究,航天器材的核心技术等等。这些技术的档案记载如何能够得到保护呢?对此,国家成立了《档案法》,凡是查阅设计机密的档案资料都应当获得上级批准,不得私自带出传阅。笔者认为首先应当提高档案管理人员的保密素质,如果连管理者都无法遵循国家的档案保密制度,那么《档案法》就形同虚设了。其次,所有查阅机密档案的人都应当遵循保密规则,不要随意透露涉及机密的内容。对于一些公司机构,可能没有能力安排具体档案管理人员,也无法做到24小时档案看守。如果发现档案被剽窃、泄露,应当及时向有关机构提出申诉,维护自己的合法档案权益。涉及公司重大利益的可以将一份资料分解多份,分别放置于不同的地方进行保密。或者可以对该档案进行加密,将文字改为一些特殊字符进行储存。对于档案的查询者应当确定身份与权限后再给予查阅,一定要听从上级的指示,做到查询必记录,外带必申请。
3.2对于特殊档案进行加密处理。
对于特殊档案,可以赋予特殊的加密处理。对原件进行销毁,对字符赋予加密。这样,即使不法分子得到档案也无法解读档案的内容。在加密的同时要做好对解密软件或者工具的保护作用。二者的保护都应当重视。对于有关国家安全稳定的文件可以实行多种分段加密。可以将一份档案分成几个批次,对于每一批次都给予不同的加密方式,由多种机构管理解密方式,对于特殊的,关系国家利益的档案还应当二十四小时看守,应当将一份档案分成若干份存储在不同介质的不同地域。这样,不仅最大程度上确保了档案的安全,也使得档案的保密性得到提升。
4结语
综上所述,只有正确认识了档案保密工作的重要性,把握和处理好保密与利用工作的关系、制度与措施的关系、“死”与“活”的转化关系、纸质档案和电子档案的关系以及软件与硬件的关系,才能够保障我国档案保密工作顺利开展和进行。因为档案对于社会和国家来说至关重要,涉及范围之广有目共睹,这就需要每一个档案管理工作者尽职尽责,将档案的价值真正发挥出来。
参考文献
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论文作者:章茜 刘厚丽
论文发表刊物:《当代电力文化》2019年第08期
论文发表时间:2019/9/2
标签：档案论文; 保密工作论文; 广播电视论文; 电子化论文; 信息系统论文; 行业论文; 管理人员论文; 《当代电力文化》2019年第08期论文;