【摘 要】信息技术的应用发展，促进了数字档案室的建设和发展。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”， 数字档案室建设是将高科技技术和档案室进行结合加强档案管理的重要过程，是建设数字档案馆的关键一环。建设数字档案室，有利于提高档案工作水平，维护档案信息的真实、完整、可用和安全，提升工作效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础。
【关键词】数字档案室 现状 建设 方案
随着信息化程度的不断加深以及各种先进技术的不断应用，数字档案室的建设逐渐成为档案管理工作的重点。国家出台了《数字档案室建设指南》，为科学建设数字档案馆指明了方向。本文通过浅述数字档案室建设趋势和方案，以求取得参考借鉴的效果。
一、数字档案室建设背景与需求
为有效解决传统档案管理方式中“资料易损易丢失、查询统计效率低、借阅频琐催还难、异地共享使用差、档案管理流程乱”等问题，保证档案的完整性、安全性，提高档案的利用率和工作效率，降低档案人员的劳动强度，进行“存量档案数字化，增量档案电子化”，是建设数字档案室的基本要求。数字档案室，是指运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。
建设数字档案室，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。
二、数字档案室建设原则与要求
数字档案室建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、配套设施建设、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，是一项长期的工作任务。
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则。达到档案资源“数字”化、档案管理系统化、档案实体“虚拟化”要求。
根据各政府电子政务建设整体框架和基本要求，将数字档案室建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。
将数字档案室建设分成若干子项目，以项目带动数字档案室建设及推进各项工作的开展，有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案室建设中的核心问题。
数字档案室建设应以需求为导向，推动档案信息资源的共享。要按照信息安全等级保护的要求，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件没施，建立健全安全管理制度，完善灾难恢复服务机制，确保数字档案室建设和运行的安全。
要按照信息系统建设规范要求，引入监理机制，对项目质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理。
三、数字档案室建设目标
应基于档案室现有资源，建设以数字档案室为核心，以网络为平台，构建起数字档案在线集中管理网络体系。整个项目需构建硬件环境平台，建设档案信息数据库，开发档案数字化加工平台、档案综合管理平台，制订一系列操作标准、规范，全面提高档案信息化管理水平和信息化服务效率，实现建设符合国家要求的数字档案室的目标。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
四、数字档案室建设的内容
数字档案室建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设。
1、总体要求
1）按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理，满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。
2）开发、应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的档案数字化加工平台、档案综合管理平台，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
3）全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换。
4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。
5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。
6）建设数字档案室保障体系，遵循“硬件国产化、软件正版化”原则，满足国产化配置要求，确保数字档案室系统安全和数字档案信息安全。
2、数字档案室建设的具体内容
一是建设“档案数字化加工平台”，针对增量档案数字化服务平台和业务流程，从档案的移交、加工、归还三个主要业务流程入手，建设全流程管理的“档案数字化加工平台”。
二是建设“档案综合管理平台”，主要对数字化加工完成后的合格数据，按照建设单位的工作规范、标准要求等，向相关单位、科室、公众提供档案查询利用服务。数字档案室应用系统建设应参照《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012），能集成管理各门类数字档案资源。
三是信息化系统建设配套设备设施，主要包括数字化加工设备、信息化系统配套设备、档案查询利用服务设备、存储设备、安全设备等。机房应具备防雷、防静电、防磁、防火、防水、防盗、稳压、恒温、恒湿等基本管理条件。内部局域网、政务外网和政务内网网络性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输、利用要求。服务器应能满足数字档案室应用系统以及数据库、中间件、全文检索、备份、防病毒等基础软件的部署和安全高效运行的需求，并适当冗余、可扩展。应使用磁盘阵列作为数字档案资源在线存储设备。近线备份应选择磁带库或虚拟带库及相应的备份软件，离线备份可选择光盘、移动硬盘等脱机存储介质以及相应的备份、检测设备。为数字档案室应用系统配备专用终端设备和恒温恒湿防磁柜等辅助设备。
四是专业的技术咨询指导服务，在数字档案室建设过程中，通过专家顾问的技术咨询、论证和指导服务，协助做好流程、安全、质量、进度等进行有效管理。
五是完善的数字档案室建设配套制度，数字档案室的建设过程中一个重要的保障是相关的配套制度的出台，人才队伍的培养以及制度规定的落实与完善等。
随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。加强数字档案室建设对于档案管理工作意义重大，必须当做一项系统工程来长期做好。
参考文献：
[1] 唐玲.数字档案室建设[J].经营管理者，2012（09）.
[2] 方苏菱.关于数字档案馆建设的几个问题[J].图书情报知识，2003（04）.
[3]薛四新.《现代档案管理基础》.2007（01）.
论文作者:扈建明
论文发表刊物:《科技新时代》2018年9期
论文发表时间:2018/11/15
标签：档案室论文; 数字论文; 档案论文; 档案馆论文; 信息资源论文; 档案管理论文; 需求论文; 《科技新时代》2018年9期论文;