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摘要：建筑工程展开的资料管理工作经常出现资料丢失或者数据错误的问题，导致资料管理质量低下。基于此，本文从资料管理的重要作用出发，通过分析资料管理期间存在的问题，提出资料管理的改进策略。通过采取有效的资料管理手段，提高建筑企业资料管理质量，加速企业的发展。
关键词：建筑工程；资料管理；管理问题；改进策略
引言
建筑工程竣工资料管理看似很简单，但是其实其工作量之大、工作对象之多、工作要求之高等方面都使资料管理工作呈现出非良好发展态势，要想迅速解决此问题，就要从源头入手，从根本抓起，建立健全个人素质、行业标准以及企业体制。
1建筑工程资料管理中存在的问题
1.1资料管理人员的专业化素质有待提升
由于建筑工程竣工阶段的管理资料具有过渡性特点和动态成套性特点，所以要求资料管理从业人员应该具备档案管理常识和能力，同时，还需要其对建筑工程的流程进行一定的了解，能够将复杂的单据简单化，有理有序的进行搜集、整理、归档、查询和做好历史性记载。最后，还需要其对有关建筑工程的法律、政策、规章有一定的了解。但是我国现在许多建筑工程资料管理人员只能称之为资料员，由于其不具备档案管理常识、对建筑工程施工不了解、同时对与建筑工程有关的法律、法规、规章、政策没有做到及时的接收和总结，造成其资料管理工作无章可循，单单的只做资料接收，没有将这些资料统一归类、系统性的检查和整理，使建筑工程竣工时的资料杂乱、混乱，没有胜任的能力。
1.2忽视了资料保存工作
资料保存是在完全收集资料后，根据一定规范进行装订整理，并以档案形式保存在档案室中。工程资料由于具备较高严谨性和逻辑性，归档资料时必须要按照规定进行保存，不能出现任何差错。但我国目前档案管理存在错误，经常出现资料未能按照页码进行排列装订，文件顺序出现混乱。这样的结果也造成提取文件资料时，遇到阻碍。尤其在工程后期，资料的完整性和有序性，影响着后期竣工的进度。如果资料出现严重丢失缺漏，施工单位还需要重新梳理资料，将会耗费大量时间，延误施工周期，给企业造成严重的经济损失。
1.3资料本身问题
由于建筑工程本身的特点，其竣工资料往往出现质量不佳，甚至资料丢失的情况。因为资料管理人员的素质有待提升，其对法律、法规、规章的了解不透彻，往往忽视了看似价值、额度小，但是在竣工结构报验的项目支撑证据搜管不当的事实。资料本身还具有复杂多变的特点，由于施工不能完全按照施工设计图进行，后来修补的现象繁多，要想在同一个时间段内完成很多工作量是不可能的，所以也造成了搜集资料的效率低缺点。而且在资料管理归档后，总会有借阅档案的工作人员，有些工作人员长期不还借阅资料，再加上资料管理员并没有仔细做好档案借阅登记，致使档案丢失的现象也屡有所闻。如果出现了这种几种情况，将会导致建筑施工单位的验收推迟，不利于其以后的健康发展。
2完善建筑工程竣工资料管理问题的对策
2.1完善资料管理制度
建筑工程管理制度日渐完善，需要重视资料管理制度的建设和完善，提高资料管理的规范性，有助于规避人为错误。针对资料文件，建立资料编制标准，未满足资料标准要求的，管理人员可以要求施工人员重新准备，或者自行修改资料。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆同时要针对资料管理全程制定管理规范，严格落实责任制度，经手人员需要在资料以及管理记录上做好签字[1]。另外，企业要积极引进资料管理信息系统，工程进行过程中，注意整理电子版资料，要求施工人员实时上传电子版资料，通过扫描等方式数字化处理纸质资料，提高档案管理的效率。引进信息管理系统要注意做好安全防护，设置访问权限，并增加防火墙，避免黑客恶意破坏资料。同时信息系统功能也能辅助资料管理，员工施工期间用自己的账号登录系统，减少责任签字的环节，同时到资料提交日期，系统会通过通知方式提醒员工，提高档案收集的时效性。
2.2提高资料管理意识
对于建筑工程而言，影响工程资料管理效果的仍然是资料管理意识较为薄弱，导致资料管理难以获得良好的效果，其中存在诸多问题。因此，需要加强工程档案知识体系的建设，通过培训活动提高人们的思想意识，对人们的行为加以规范。通过提升全体员工的档案意识，让资料管理工作得到有序推进。建筑施工前，施工单位要注意加强档案管理的宣传力度，使用设置学习班、个别指导以及集中化宣传的方法展开宣传教育，让档案资料管理的价值受到全体员工的认可。例如：在各部门的培训中，插入资料管理工作的培训，以具体的数据和案例强调资料管理的重要作用，让全体员工正视资料管理的重要作用，提高资料管理的能力，通过资料管理意识的加强，让全体员工在工作中共同维护资料管理工作，提高资料管理的意识。
2.3建立统一可行性的资料标准
对于建筑工程施工单位来讲，其资料质量很容易质疑，急需对其进行统一可行的标准制定，才能有序完整的归档、排挡。对于竣工阶段的资料主要有两种需要注意的，它们是图纸会审、声像资料。(1)图纸会审方面，应该规定图纸的变更应该注明在原版的施工图上面，并且使用寿命长得标记资料进行标记，事实中总有一些资料管理人员不负责任，草率的接收档案袋，对档案袋里的内容不做仔细观察就收档的事件也时有发生，资料管理人员应该对图纸变更做以上规范性的考察才可以归档。除此之外，还应该将“受控章”以红色的标记盖在图纸的空白处，将章不完整和颜色不对的资料通通认定为不合格的资料搜集整理。(2)声像资料方面，对声像的基本要求在于主题明确、影像清晰、内容完整，未经裁剪和添加。对于照片和数据应该规定严格的内容描述，必须有工程名称、建设单位、设计单位、施工单位名称、地点、竣工、开工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、拍摄日期和拍摄人员的姓名。
2.4优化资料管理员的综合素质
对于当今建筑施工工程状况，应该从第三个方面对资料管理人员的综合素质进行优化，首先，要求资料管理人员经常参加单位安排的培训，分为外部培训和内部培训，档案管理知识培训和相关文件法律效力宣传，以及对建筑工程施工流程进行多方面知识多角度的学习和掌握。例如，设计图纸的临时修改，是必须在图纸背面进行原因标记的，而且如果这种设计变更与工程规模、环境、消防、人防等政府监管项目有关的情况下，必须得到有关部门的额许可，而且应该将许可和设计变更的纸质版、电子版数据一块装袋封存。对有关材料的接收，要让资料管理人员提高警醒意识，对不合格的材料递送者的递送材料不予以接收，或者做手写的委托权书情况下才可以接收，如果时间来不及，还可以通过电话等媒体联系方式对递送者进行后期默认的跟踪，不可以随意收受与材料无关的人员的递送材料。
结语
综上所述，面对当今资料管理的弊病百出现象，建筑工程竣工资料管理员肩负重任，应该不断要求优化自身综合素质，规定档案的审核标准，不断完善建筑单位资料管理方面的体制，使建筑施工竣工时期的资料档案管理呈现出健康发展的态势。
参考文献
[1]王向利．新时期建筑企业人事档案管理存在的问题及对策［J］．陕西档案，2017(2):46-47．
[2]姜帆，高翰香，孙轶.浅谈建筑工程资料的归档及管理———以营口职业技术学院新校区建设为例[J].工程与建设，2018，32（05）：788-789.
[3]黄海彦.浅析建筑工程资料管理常见问题及规范管理之措施[J].建材与装饰，2018（51）：149-150.
论文作者:袁亚丽
论文发表刊物:《建筑实践》2019年第11期
论文发表时间:2019/9/10
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