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档案馆保存的档案对国家和社会具有保存价值，是一种重要的信息资源，理应得到广泛的利用，但现实情况是：我们为社会精心保存的作为“社会忆记”的档案，却很少引起广大民众的关注。在我国的档案馆中日匀利用人数在个位数的并不罕见。许多学者为此感到焦虑，提出了自己的见解，以期改变档案利用人少的状况。这里，我也谈谈自己的思考。
一、档案馆的自身特点制约了档案利用
《档案法》规定，档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教活动”形成的“对国家和社会有保存价值”的档案。“机关、团体、企业、事业、单位和其他组织”定期向本单位档案机构移交“国家规定的应当立卷归档的材料”，国家规定不得归档的材料“禁止擅自归档”：单位档案机构定期向档案馆移交档案。“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案”，档案所有者保管。“中央和县级以上地方各级各类档案馆，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。
从上述规定可以看出：1.档案馆保管的是国家机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案；2.档案馆涉及的主要是政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教方面的内容；3.中央和地方各级各类档案馆负责分管范围的档案；4.集体所有和个人所有的档案，归集体和个人保管；5.国家规定不得归档的，禁止擅自归档。
也就是说，档案馆作为政府的一种机构，其馆藏有着比较严格的规定，保管的档案主要是机关、团体、企业事业单位和其他组织的办事、处理问题的记录。据统计，上海市虹口区档案馆馆藏的118521卷档案中，反映政务内容的文书档案占84.6％，反映科技、财务、艺术等内容的占15.4％。虽然档案馆面向社会提供档案利用，但是档案馆由于自身的特点，首先是为领导决策、各部门工作提供利用服务。此外，社会各界，包括专家、学者、作家、记者，有时也会因收集资料的需要，到档案馆利用档案；普通民众也会因兴趣或需要来档案馆利用档案。但是，档案馆只保存分管范围的档案，内容有限：而且档案馆往往设在政府大楼或政府大院内，去档案馆的人又会打折扣。这些档案利用者加在一起也只是社会中的少数，自然去档案馆的人就不多，档案的自身特点制约了档案利用。
虽然档案馆是文化事业机构，但是它不同于图书馆、博物馆那样的文化事业机构。图书馆的图书、画册、报刊和博物馆琳琅满目的文物，从形式到内容比档案丰富多彩、宽广得多，更具强烈的社会性。无论男女老少，无论从事什么职业的人，谁都有可能有去图书馆、博物馆的需要。在那儿，或是增长了知识，或是得到了休闲，谁都会有收获。图书馆、博物馆不仅是机关工作人员和专家、学者、作家、记者常去的地方，而且是社会普通民众常去的地方。
其实，档案馆不受社会关注、档案少有民众利用是世界各国的普通现象。美国档案学者埃文斯就感叹：“信息时代最使人惊奇和令人遗憾的方面之一是档案这种记录信息的最古老而持久的形式，虽然对每个国家和每个民族都是唯一的和至关重要的，却仍然很少得到有效的利用。”档案是唯一的、至关重要的事物，但如果不是社会民众必须想要知道或了解的，再唯一，再至关重要又会怎么样呢。
社会民众不去档案馆利用档案也不能简单地认为是缺乏档案意识。别说普通民众，就是档案专业的教师和学生、研究档案的学者，去档案馆的次数恐怕也是极为有限的，能说缺乏档案意识吗？关键主要还是一时还没有利用档案的需要。社会民众少去档案馆没有多大关系，档案馆就是档案馆，就是为国家保管档案，并不非要人人利用，许多档案从进馆到最后销毁，也许谁都没有利用过，事情就是这样，档案事业不是档案产业。
为了让更多的人到档案馆利用档案，我们可以呼吁档案法扩大档案的收集范围，接收个人、家庭或非政府机构的档案；也可以征集本地区重大活动和名产、名人、名胜和反映本地区的经济、历史、文化状况的特色档案，改善“档案的空缺”状况，让档案反映民众，贴近社会。调动社会民众去档案馆的积极性，更好地满足社会民众的利用需要。
二、开放档案的力度不够限制了档案利用
我国开放档案是依法进行的。《档案法》、《档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》等法律法规，对档案馆以及对机关、团体、企业事业单位和其他组织内部的档案机构所保存的尚未向档案馆移交的档案开放都作了明确的规定，并对在档案开放的过程中遇到的知识产权、个人隐私保护等问题也作了规定。20多年来，这些法律法规指导着档案开放工作的开展。
但是，开放档案的力度还很不够。依据法规，中华人民共和国成立以前的档案向社会开放；中华人民共和国成立以来的档案，自形成之日起满30年向社会开放；经济、科学、技术文化等类档案，随时向社会开放。实际上这些规定一般都没有很好地落实。我国开放档案情况与一些国家比较，存在很大的差距。如美国1975年以前的档案有95％对外开放，俄罗斯大约在80％～90％之间，而我国只有24％。另外，我国解密制度也未得到很好地贯彻执行。据统计，解密的数量只占定密总数的2％。档案开放的力度不够，应当开放的档案没有开放，限制了利用，使得无奈的利用者失去了信心，自然也就少了去档案馆的热情。
开放档案力度不够的原因，主要的是法规中的开放档案的规定制定得不够完善。具体地说就是：各法规中开放档案的规定不尽一致；有的规定过于原则，不够具体；有的规定用语模糊，具伸缩性；等等，使得开放档案操作困难，无所适从。如经济、技术、科学、文化类档案开放的期限，《档案法》规定“可以少于30年”，《档案法实施办法》规定“可以随时向社会开放”，而《各级国家档案馆开放档案办法》规定可以提前开放。又如，涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案开放的期限，《档案法》规定“可以多于30年，具体期限由国家行政管理部门制定，报国务院批准执行”，《各级国家档案馆开放档案办法》规定“可自形成之日起满50年开放”。类似这样的规定，档案馆或是按自己的理解决定开放，难免使得应当开放的而未开放；档案馆或是为了规避风险，宁严勿宽，难免不适当地缩小了开放范围。
加大档案开放的力度，需要档案法规的协调配合。为了使档案法规有效地指导档案开放，实现档案资源的最大限度的开发和更多的人利用，按照法制统一的原则，必须“对相关的法律、法规、规章进行清理和修改，档案行政管理部门也应对有关的档案法规、规章进行清理和修改，以保证国家法律、法规、规章的一致性”。开放档案规定的用语准确、具体、简明、统一，一方面使档案馆顺利实施档案开放有了保证；另一方面让利用者利用档案有了信心。这样既留住了利用者，又可以吸引更多的利用者。
三、档案利用服务的环境影响了档案利用
“档案馆应当为档案利用者创造条件，简化手续，提供方便”，就是要求档案馆为档案利用者构建一个良好的利用环境。可是在现实中，档案利用服务的良好环境还未形成，总有利用者感到“档案馆门槛高，档案利用质量低”。如有的档案馆规定学者利用档案要经过某一级部门批准，然后转报上级，上级同意后再转批档案馆办理。这样一圈章盖下来费时不说，还要等相当一段时间调档，不花几个月的时间绝对不能查到相关的档案。如果一些没有查到，想要扩大范围再查，又必须再走一遭上述审批过程。而且档案馆大多不提供分类目录，查档需要利用者自己提供目录，提得不够具体，经常会被告知找不到。有时并非是想查的档案不存在，而是档案工作者不想费时，只是不愿提供给利用者。又如，学者沈志华为研究中国和前苏联问题收集资料，自费沿中国和前苏联、中国和蒙古边界各省区走了一圈，去了所有的省级和重要市县档案馆，碰上的“门难进、事难办”的头疼事不少，经常遭遇冰冷面孔和警惕眼神。他在某省档案馆忙了10天，复印的几千页档案，却因差了一份人情，不许他带走。电话打到外交部，尽管有《档案法》，尽管外交部说是开放档案按规则办就是了，那也不行。有的地方更糟，连大门都不让他进，不得已只得动用各种资源，贴人情、贴钱。近一两年来，我们一直在强调做好档案利用服务工作，竟然还出这样的事情。这样的档案利用环境，利用者除非不得已，怕是很难再去光顾档案馆了。
档案馆是国家的文化事业单位，必须为人民服务，应当为档案利用者创造一个良好的利用环境。怎样才能创造一个良好的环境呢？我认为应当做好以下工作。
1.做好档案利用服务工作的准备。档案利用服务工作的准备包括两方面。首先，档案馆要深入社会各界、重点部门，了解对档案的需求和意见，研究确定工作方向，构建有效的利用服务机制，增强提供利用的针对性。其次，档案整理规范，档案收集完整，划分保管期限准确，编目科学，检索方便。档案利用工作的准备做好了，档案利用服务的质量才会有保证。
2.树立档案利用服务至上的思想。档案工作是一项服务性质的工作，向党和政府、各部门、社会各界和民众提供利用是档案工作者的职责和义务。档案馆必须转变衙门作风，摒弃档案私有的观念，树立服务至上的思想，要像政府对待老百姓登门办事、像商店对待顾客上门购物一样对待利用者，服务态度要温和周到，不能表现出“脸难看、事难办”的消极冷漠态度，更不能向利用者设置障碍、要求回报和索取好处。要想利用者所想、急利用者所急，尽量满足利用者的需求，解决利用者的疑难，使利用者感觉到“像在家里一样温暖，像在单位里一样方便”。有了档案利用至上的服务，就会产生良好的档案利用服务的口碑和信誉。
3.加强档案工作者的管理。档案利用服务是通过档案工作者来实现的，档案工作者的素养，决定了利用服务的优劣，也影响到利用者的情绪。因此，必须加强档案工作者的管理。档案馆领导要深入利用服务第一线，主动关心档案工作者的思想、工作、生活状况，切实解决他们的实际困难，增强档案队伍的凝聚力，把他们的积极性、创造性调动起来，在平凡的岗位上、在服务的工作中建功立业；鼓励他们加强思想修养、文化修养、业务修养，增强服务为本的意识，养成强烈的事业心、高度的责任感和良好的职业道德；建章立制，完善内部管理的监督和评价机制，定期评价、考核，对称职和表现优秀者要表彰鼓励，对失职和违反法律者要教育处理，形成人人向上，个个争先的氛围。档案工作者的积极性、创造性调动起来了，档案利用服务就有了良好的基础。
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