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摘要：随着我国信息技术的不断发展，纸质档案也随之被电子文件代替，这就要求档案管理工作的相关人员与时俱进地学习电子档案管理技术，并深入分析电子档案的特点，对管理工作中可能出现的各种问题进行分析，从而能够在飞速发展的信息时代将电子档案管理工作做好。
关键词：电子档案；管理；措施
虽说当前我国档案大部分都已经实行电子档案管理模式，但仍有部分档案仍通过纸质的形式进行保管。虽然电子档案无法在短期内全部替代实体档案，但我国信息技术与社会的进一步发展，档案电子化是档案管理工作发展的必经之路，那么就需要有关人员深入探讨怎样结合电子档案的特点将工作落实好。
1 电子档案特点
电子档案和实体档案同样都有档案的性质，能够反映档案的历史。而电子档案是依托电子技术在介质载体上进行储存的，这就和实体档案有着实质上的区别。首先，电子档案需要软件和设备支持。其是通过数字编辑的方式在电子元器件中存储，它的存储、传输都需要软件系统及电子设备的支持，读取信息也需要通过应用软件以及电子设备的辅助。其次，电子档案保存内容可以有非常多的方式，电子档案能够将声音、文字、影像以及图像等各种样式的内容保存下来，对比以往的纸质档案，可储存的资料形式更加多样。另外，电子档案储存的信息密度性高，相对实体档案而言，其具有容量大、体积小的特点，能够使储存空间得到很大程度上的节约。最后，电子档案的载体还能够分离，以往纸质档案里，载体也就是纸张，和内容是无法分离的，电子档案却能够起到内容也载体分离的效果，利用网络与移动介质能够十分便捷地共享、复制以及传输，且操作十分方便，可以获得更高的效率。纸质档案在检索方面要通过翻查存档的资料，且在复印方面需要每页每页的复印，电子档案则可借助计算机等设备来读取及检索，不会失真且操作简便，能够在很大程度上节约时间使工作效率提升。
2 电子档案现状
档案管理工作发展情况来看，纸质档案存档数量非常庞大，保护技术较为成熟，我国的不断发展，电子档案信息量几何级数增多，电子档案的保存技术、归档管理和利用上存在缺陷，那么就无法使其高密度性等优势体现出来，另外电子档案信息非常容易复制、被更改、丢失以及储存介质材料被破坏以及在很大程度上以来计算机软硬件等方面，导致档案管理人员依旧愿意采用纸质档案归档，即便会花费更多的时间和人力，但是这种存储形式相对更稳定，保存时间更加常见，档案内容可靠及真实程度也就更高。档案管理有关部门也意识到电子档案管理的优势是无法被传统管理模式所超越。但档案数量与日俱增，存储空间显示不足，档案管理工作的管理投入成本也不断变高，由于存档缺陷导致需要修复的档案数量也在持续增加。对于这一系列问题最好的处理方式就是数字化已归档的档案，进而从本质上处理问题的根源。虽说我国档案管理工作发展历史已经非常久远，但在档案管理工作发展的过程中，难以避免会出现一系列问题，常见的问题有如下几个方面。
2.1归档范围不明确
当前电子档案一般划分为三种：已经完成数字化处理的归档的文件、影音图像视频文件资料、办公自动化系统生成的电子文件。这几种电子档案，不用鉴定已归档文件的数字化处理价值，再通过数字化处理以后，可以根据保管时间相同的当做同卷进行备份。当前办公自动化系统生成的文件仍没有清晰的归档范围，这种文件具有非常多的数量，部分没有长期保管价值的资料没有做鉴定，全部根据长期保存的形式进行保存，使得储存空间被大面积占用。另外就是影音图像视频资料，因视频及图像采集设备的广泛应用，文件数量大量增加，没有确定的归档要求，导致不少不具备保存价值的资料长时间不被清理，那么使得要保存的资料没能及时归档，这是急需解决的问题之一。
2.2使用效果不佳
一般体现在：属于档案馆藏但无法查询相关资料，出现缺藏情况，部分档案管理人员没有熟悉档案管理规范，也不了解立档单位的机构调整和历史情况，电子档案利用被限制，不能根据用户要求给予完整档案。
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2.3管理技术更新速度缓慢
因不同原因，电子档案管理工作仍有诸多不足之处，档案管理部门存在归档文件缺失，系统性不足，比如类型不同事件一样的档案关联缺失，且服务设施不健全等不足，不管是软件开发、建设数据库还是硬件设施的配置方面，仍无法适应档案管理使用人员的要求。使用人员查询起来依然复杂，那么就会对电子档案的应用效果和利用率造成影响。
3 电子档案管理措施
要想有效处理好电子档案使用工作中的不足之处，使电子档案服务效果提升，那么就需要做好以下几个方面的工作。
3.1认识电子档案利用质量与利用率的联系
档案利用率也就是利用的数量，是档案工作质量好坏确定的关键指标之一，若是电子档案得到了较高的利用率，那么就表示电子档案有非常大的需求，档案工作进展的较好，电子档案利用服务质量和利用率也就是利用效果不可全部等同，档案工作开展的最终标准取决于档案的利用效果。
3.2设置电子档案管理制度
对于档案管理工作中存在的问题，就需要有关档案管理部门针对性地监理相关管理机制，整理收集电子档案与传统纸质档案的形式不同，电子档案的整理收集需要具有完整性以及及时性，且与各类档案间做好关联工作，且要结合电子档案的容易被复制、被更改、数据容易丢失等特点，将数据备份工作做好，且按时筛查档案的多个备份的数据，及时发现数据更改或者是损坏情况，尽快采取有效的手段处理或者是重新备份。
3.3加强建设档案室
档案室建设方面可以分成人员建设及基础建设，档案室网络设备以及计算机硬件的配备不断要符合电子档案数量不断增加的需求，同事还要符合后续电子档案应用率增长的要求。从人员建设上来说，需要引入以及培养出综合性的人才，能够在档案管理工作上和计算机技术上能够应用自如，对于当前在职的档案管理人员来说，应设置轮岗培训的形式，避免发生在具体工作里发生依赖个别技术人员的情况。
3.4加强推广电子档案的应用
这就需要让和档案管理部门相关的单位了解到电子档案管理工作可以提供的效率，尽可能地让这部分单位能够积极主动的宣传电子档案带来的诸多优势，另外，需要调整过去的工作形式，给予网络建设，将档案部门的催收档案转变成为档案提交单位能够主动提供档案的形式。同时要做到让广大人民群众能够主动地宣传电子档案管理工作的重要性。
4 结语
随着我国经济社会的快速发展，信息科技也在进一步发展，信息时代对传统的电子档案管理工作带来了非常大的冲击，那么新时期的档案管理工作应该与时俱进，相关档案管理人员更应提高对该工作的重视程度，加强自身的责任心，能够根据时代发展的要求学习更多的档案管理技术，电子档案的应运而生就需要有关人员进一步更新自身的知识，不断学习计算机等设备的新技术，将信息技术充分应用进来，确保档案管理工作规范化发展，从而能够给人们带来更多的便捷，并使档案管理工作更好地发展。
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论文作者:冯敏玲
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2019年3期
论文发表时间:2019/5/31
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