浅谈当前电子文件归档问题研究的侧重点，本文主要内容关键词为：侧重点论文,浅谈论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件归档有关问题的研究解决是当前和今后一段时期全国档案科研的一个热点和难点，国家档案局科技管理和研究部门从90年代中期就开始关注电子文件归档问题的研究。1996年，国家档案局科研所等单位提出了“办公自动化对档案工作的影响及电子文件归档管理方法研究”课题，并作为攻关项目列入国家档案局年度科技计划，这是我国档案部门第一次全面系统地对电子文件归档有关问题进行立题研究，该项目研究了办公自动化对档案工作的影响、电子文件产生运行的基本特性、电子文件管理与传统纸质文件管理存在的差异等内容，从而初步提出了电子文件归档管理的方法、标准；1997年，中国人民大学档案学院申报承担的“电子文件的法律地位”课题被列入国家档案局年度科技计划，该项目主要根据电子文件的一些特性研究探讨电子文件的法律地位问题；1998年，列入国家档案局年度科技项目计划的课题有，浙江省档案局等单位承担的“办公自动化电子文件归档与电子档案管理系统开发”和吉林省白城市档案局承担的“市县级档案馆接收电子文件的研究”，这两项课题都已经开始针对电子文件归档过程中出现的具体问题进行研究；1999年，共有4项课题列入国家档案局年度科技项目计划，分别是国家档案局科研所承担的“CAD电子文件光盘归档与管理系统”、“国外电子文件保管期限表及其借鉴作用研究”，中央档案馆技术部等单位承担的“电子文件真实性、完整性、完全性研究”、“电子文件、电子档案著录特点及项目设置”，研究的项目开始增多，研究的内容更加广泛；而2000年列入国家档案局年度科技项目计划，有关电子文件归档及电子档案管理方面研究的课题已达8项之多，分别是浙江省档案局等单位承担的“电子文件管理有关理论问题研究”、吉林省档案局等单位承担的“纸质文件与电子文件配套管理制度的研究”，北京市档案局等单位承担的“保证档案缩微品和电子文件的凭证作用对策性研究”、上海市档案局等单位承担的“电子文件归档管理系统”、广东省顺德市档案局承担的“电子文件（档案）中心的建立”、辽宁省沈阳市档案局等单位承担的“电子文件格式转换及归档系统研制”、甘肃省档案局等单位承担的“电子文件归档问题研究”、Inter PARES Project国际电子文件研究课题中国研究组承担的“电子文件真实性、永久保管等问题的研究”，研究内容已经涵盖理论、实践、管理系统建立、试点单位电子文件归档工作的实际操作运行等。
当今计算机及其网络相关技术发展非常快，这种发展不仅给电子文件产生运行及其归档工作本身带来很大的影响，而且也给电子文件归档相关问题的研究带来影响。比如，有一种观念认为，因为计算机软硬件发展太快，种类太多，每过几年，会产生文件格式不兼容、设备读取困难等问题，事实上这种担心是有根据的，早期计算机设备产生的电子文件已经出现了这种情况，1950年问世的“哈佛马克Ⅲ”计算机中存贮着人类最早的电子文件，1985年再对其存贮器和读写磁头中的数据进行恢复时，已经是不太可能了。但是，我们档案部门的研究不能因为存在这种情况而把研究的重点放在解决文件格式转换、设备兼容等有关计算机软硬件技术问题上，因为，一方面这些研究涉及到很多计算机前沿技术，档案部门不具备研究力量解决，另一方面，从最近十多年计算机技术发展看，一般情况下，计算机行业本身已经解决了这类问题，新产生的软件、硬件总能兼容旧设备产生的文件、数据。特别是可延伸性标记语言（eXtensible Markup Language简称XML）的发明与应用，使计算机的编程语言进入标准化时代，通过XML语言编制的产品让一般在个人计算机(PC)上可以看到的东西，不经过复杂的转换，就可以在手机上看到，也可以在电子书(e-book)和信息家电(IA)上看到。XML最重要的意义在于让使用者把原先散布在不同硬件环境、作业系统、资料库和应用软件的资料做整合，方便彼此沟通。因此，档案部门开展与信息技术有关问题的研究应该侧重于其对档案管理的影响和应采取的管理对策，而不是研究相关的技术、系统。在任何时候，档案部门的工作一般都处于被动的状态，特别是在技术方面，不太可能发明一种新的技术主导或影响文件和档案的产生形成部门。
当前电子文件归档问题研究中最重要的是采取科学的管理和技术方法手段，保证已产生的需要长久保存归档的电子文件的真实性、完整性、安全性。为此，对电子文件归档管理相关问题的研究可从以下4个方面入手。
1.跟踪、关注信息技术发展给办公自动化、企业生产经营等带来的变化，研究这些技术对电子文件产生、运行、归档等工作带来的影响。
当今社会，信息技术的发展更新已经以“月”为时间单位，开展电子文件归档管理问题研究必须时刻跟踪、关注信息技术的发展变化，了解、评估由此对人们从事各项工作产生的影响，分析研究、提出对策。这样才能站得高，看得远，掌握主动。尽管当今信息技术的发明和应用以较快的速度进行，但是，只要我们了解掌握及时，还是有比较充裕的时间进行研究，提出对策。因为，虽然新技术从发明到进入市场周期一般只有几个月时间，但是真正得到普遍应用，还是需要几年的时间，更何况我国产生档案的主体——政府机关，接受应用新技术往往更慢一些。因此，只要我们认识上到位，行动上抓紧，完全可以应付新技术的挑战。
2.积极借鉴国外发达国家电子文件归档管理经验，应用于我国档案工作实践。
由于美国、加拿大、澳大利亚等发达国家计算机技术在各单位应用较早，办公自动化比较普及，因此，这些国家档案部门研究电子文件归档问题也比较早，有些国家已经研究形成较为完善的管理办法和技术标准，我们可以充分借鉴这些国家已经形成的管理技术、方法，结合我国国情加以消化吸收。现在，我国一些研究人员已经参与了电子文件研究的国际合作课题，比如参加了由加拿大、美国、英国、爱尔兰、德国、法国、意大利、瑞典、荷兰、芬兰、澳大利亚、中国、香港等十几个国家和地区合作的国际电子文件真实性保存研究课题。这样做可以使我们少走弯路，减少重复研究。
3.在办公自动化比较发达的一些地区和单位进行电子文件归档试点研究。
我国北京市的许多中央国家机关以及市直机关，上海市的市直机关，广东省的广州、深圳、顺德等发达城市政府机关的办公自动化工作已经进入实际应用阶段，电子文件归档工作已经开展，我们可以在这些地区选择一些具有示范效应的单位进行电子文件归档工作试点研究，在实际工作中研究总结我国电子文件归档工作的规律和经验，供国家档案局及各级档案行政管理部门制订相关政策时参考。
4.从研究制订具有可操作性的管理法律和技术标准入手，着重研究解决电子文件运行归档过程出现的具体问题。
当前一些省市档案部门，如上海、江苏、浙江、云南等，已经制订出台了相关的电子文件归档管理办法，但是，从总的情况看，这些办法规定得还比较宏观，可操作性还不是太强，因此，还需要针对一些具体问题进行研究，提出相应的管理方法、手段。
总之，电子文件归档问题的研究解决已经迫在眉睫，我们要紧密跟踪信息技术的发展变化，充分借鉴发达国家已有的相关法规和技术标准，“有所为，有所不为”，保证归档电子文件的真实、完整和安全。
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