摘要：每个单位机构的办公室都处于企业的核心位置，其工作任务繁重，不仅要把领导的命令、要求对基层工作人员进行传达，还要对基层工作人员的基本情况进行了解报告给上层领导，具备良好的沟通能力，及时冷静对突发状况进行汇报处理解决，对主要的工作人员任务进行布置，保证工作人员的工作质量和水平，为企业的运营起到积极作用，给企业创造利益条件，促进企业的稳定发展。
关键词：办公室行政；工作水平提升；应用策略
在企业的发展中，其“生产和经营”是发展的核心；在企业运营过程中，办公室是处理多样化行政事务的核心运行机制，处于发展中的重要部门，并在企业的发展中具有“协调内外”的作用。随着社会经济的发展，在企业运行的过程中，为内部领导提供科学先进的重要方案，是企业发展不可或缺的有利条件。
1.办公室文秘工作的意义
办公室文秘工作质量及水平提升对企业的发展有重要意义。由于办公室处于整个单位机构的核心地位，为所有工作人员布置任务和提出要求，无论是上级领导人员还是基层工作人员，都要按照办公室的任务和要求工作。所以办公室文秘人员要具备强大的沟通交流能力，对各个环节的工作都要了解具体情况，对工作中出现的问题采取冷静的态度进行解决，更好的为办公室服务工作。所以对办公室文秘人员的工作质量和水平提升有很大要求。文秘人员在工作中要以严谨的态度对待工作事物，具有极高的道德素质，遵守办公室的相关规章制度，不断提高自身的道德素质，保证工作质量和效率。根据上层领导下达的任务和要求，及时合理安排行程，制定好解决方案，通过与基层工作人员的积极沟通，使单位机构的工作流程更为科学合理规范，所以应切实提高办公室文秘人员的工作质量和水平，实现单位机构良好发展的目标。
2 企业办公室行政管理职能
2.1 协调内外管理工作
在行政管理工作过程中，企业办公室是重要的中间环节，并有效地将企业管理人员以及各个部门的员工形成一定的结构并紧密相连，能够在企业发展中起到重要的协调内外稳定关系的作用。同时，可以在第一时间将企业领导层的各个信息传递给下层员工，并随时掌握发展趋势，对工作内容进行更改、完善，以及对企业运营生产等各个环节提出相应的建议和制定合理的决策，从而优化各个部门的发展。
2.2 有效呈现企业文化功能
从客观角度来讲，企业办公室可呈现出企业多样化的文化模式，促进企业文化的发展。企业管理者在发扬企业文化精神时，需借助多样化的行政管理手段制定创新企业文化，在企业经营中有效地将企业文化呈现出来，促使内部员工更好地了解企业文化，促进团结，增强凝聚力，并为企业的发展创造更多的价值，从而推进企业的进一步发展。
2.3 起到辅助作用
企业办公室作为综合性服务机构，在开展多样化业务活动中，它起到了辅助作用，将各方面的沟通、传达、接待等工作做得完善且全面。同时，企业办公室还及时分担管理者工作，减轻其工作压力。在日常运营中，企业办公室要接待各个级别的人员，并与之进行良好沟通，了解企业发展的状况，反馈信息，有效地帮助上级管理者处理各种琐事，并可及时了解各部门经营情况，制定可行的发展决策，有效开展企业活动。
3 企业办公室秘书行政工作中存在的问题
3.1 协调能力不强
在企业办公室工作过程中，秘书要明确自己的任务，并按照要求去准备，但是在实际企业办公室工作中，秘书并没有明确自己的任务，而是盲目工作，很多任务都缺乏时效性，在很大程度上降低了工作效果。企业办公室秘书在解决问题上以及接待服务，任务传递上都有待提升，并且要加强秘书的沟通理解能力，同时在接待服务上也存在着一定的问题，从而很难起到办公室行政的辅助作用。
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3.2 企业行政秘书工作素质有待提高
随着企业的不断发展，对办公室秘书工作提出了更高的要求。但有的企业秘书缺乏专业性知识，不能满足现代发展的要求，同时秘书知识更新较快，在职行政秘书如果没有提高自身工作的思想觉悟，会致使视野不够开阔，并在实际工作中与领导的要求不符，很难完成好本职工作。同时，在实际工作过程中受到工作环境和时间的影响，秘书如果不能在工作上做到有时效性，就很难实现预期的效果，从而影响整个企业的发展进程。
4 提高企业办公室行政秘书工作水平的措施
4.1 提高企业行政秘书的综合素质
为了使得企业各项行政工作能够有效进行发展，秘书就要不断地提升自身的综合素质，并充分在工作中发挥自身的辅助作用。行政秘书要认清自己的职责，提高政治素质，树立正确的人生观、价值观，同时要不断地在发展中更新自己的知识体系，提高自身的业务素质。总之，行政秘书要不断地加强自身的学习能力，并掌握专业的业务知识，从而有效地帮助领导解决各种问题。
4.2 不断地改进工作方式
企业办公室工作任务繁多复杂，在工作过程中会出现很多问题，并会在一定程度上影响企业工作的有效运行，因此，秘书就要不断地改进工作模式，采用先进的管理手段提高工作率，并且在实际工作过程中，要合理地运用、实践，不断地充实自己；在实际工作中思路清晰、善于思考，从而在遇到问题时能够有效解决，提高工作效率。
4.3 要做好上下协调配合工作
在企业的工作中，行政秘书扮演着多个角色，要处理整个企业的各种管理工作。秘书要做好上下级传递工作，并不断转换角色，妥善处理领导上下级与员工之间的传递工作，同时要不断提升自身的专业水平，协调配合各项工作。
4.4 设置奖罚制度
对办公室文秘工作人员设置奖罚制度，不仅可以带动工作人员的工作积极性，还能提高竞争意识，增加自身工作效率和能力，更出色地完成工作任务。通过奖罚制度的设立，使文秘工作人员在工作过程中不断完善自我，对比工作质量和效率的高低，进行评估赏罚。企业设置的奖罚制度必须具有合理公平性，随着企业的不断发展，要及时对奖罚制度进行完善改进，以此激励文秘工作人员的工作动力。
4.5 遵守公司规章制度
每个单位企业都有自身的规章制度，遵守公司规章制度是办公室文秘工作的前提条件。虽然办公室文秘的工作任务巨大，但是一定要合理规划好自己的时间行程，不可迟到早退，避免在工作中出现不必要的失误，对公司利益造成伤害。同时，文秘工作人员还要充分利用空闲时间，将手头的资料进行整理，提高工作效率。
5.结束语
综上所述，只有办公室文秘人员的素质和工作质量水平提高了，才能切实给单位机构带来利益。企业要根据文秘人员的实际情况进行分析，引导工作人员积极培养自身素质，根据不同的情况进行改进，切实提高办公室文秘工作水平及质量，促进办公室工作的效率整体增强，带动整个单位机构的经济发展。
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论文作者:王文婷
论文发表刊物:《基层建设》2019年第3期
论文发表时间:2019/4/24
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