关于文书档案的立卷方法，本文主要内容关键词为：文书论文,档案论文,方法论文,立卷论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在我国，文书工作和档案工作历史悠久，在长期的实践活动中形成了许多立卷方法，而目前最基本的做法就是依据文件构成的特点，将具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起组成一个案卷；一些具有不同特点、联系不紧密的文件，分别组成案卷。近年来，随着国外档案工作思想的影响，随着档案检索工具和文件、档案管理现代化技术的发展，这种传统的立卷方法受到了冲击，并出现了今后是否仍需立卷的学术争论。档案界的权威人士曾明确提出：机关档案工作改革的方向应该是“适应计算机管理需要并最大程度保护文件原始面貌，取消不必要的手工劳动，档案实行文件级管理；同时，对进馆档案保持严格要求，放宽对不进馆档案的整理要求”。那么，在现在的工作体制下，文书立卷工作有必要改革吗？传统的立卷方法和改革后的立卷方法有哪些不同？孰优孰劣？
一、两种立卷方法的异同
传统的文书立卷的程序是：运用文件的主要特征或文件的类型，把本单位形成的全部文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件并编号，填写卷内文件目录与备考表，编制案卷封面并对案卷进行装封。全部案卷整理完毕后，再按照保管期限—年度—组织机构或保管期限—年度—问题的方法进行案卷排列并编制案卷目录。
而改革后的做法大体是：档案的整理以件为单位，按保管期限—年度—机构结合问题、时间进行分类、排列，每一份文件用细线装订，并加盖档号章、装盒、编制档案目录。
两种立卷方法的不同主要体现在：改革后的方法对档案实行文件级管理；全部档案分类后按形成时间排列，以避免人工排序造成的不规范；不编大流水页号，只将档案本身的页数注明以便于核查；以卷盒作为保管单位，取消硬卷皮和软卷皮，减少卷皮占用的空间，且方便档案存取；取消卷内文件目录和备考表，只设档案目录，作为手工检索工具和移交清册；以“年代”取消“目录号”。
两种方法的共同之处在于：改革后，文件虽然在整理中主要是按形成时间排列，但同一问题的若干份文件仍然要放在一起，不能生硬地按时间拆开，而且同一份文件仍然符合文书档案的整理原则，即“遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系”。所以，两种方法在整理原则上是一致的，只是整理程序有所不同。
二、两种立卷方法的优劣比较
（一）传统立卷方法
优点：1.便于管理，不易散失。将文件材料装订起来，不易被利用者拆卷或随意抽取，即使是反复利用，也不会散失，安全性较好；2.在手工检索下，便于连锁查找。由于传统方法在立卷时采用“以问题为主”，所以查找一份文件时往往能将该年度的同一类问题的所有文件都查到，这样，在对事情发生的具体时间、详细内容都记不清的情况下，能够提高手工检索的查全率和查准率。
缺点：1.程序繁琐，且工作量大。任何一个单位的立卷工作都要经过兼职档案人员向业务人员收集，收集齐全后进行整理，然后向档案部门移交这一过程，任何一个环节的工作脱节都会影响全部档案最后的编目、入库工作。对于年立卷量较大的单位，尤其如此。而且兼职档案员水平、素质参差不齐，往往会造成整体工作的拖拉。待交到档案室进行编目，经常在6月底前完不成归档工作。兼职档案人员更换频繁， 造成档案室在每年的立卷归档前都要进行业务培训，也在一定程度上增加了档案部门的工作量。
2.易造成立卷思想的不一致。虽然立卷的原则、方法是统一的，但由于立卷人员的素质、观念、理解的角度不同，往往一卷相同的档案会由不同的人组出不同的样式，即使是同一个人，有时也会在一些细节上产生偏差，出现不同的组卷方法。而这种不一致又不是可以简单地通过培训解决的，因为原则是固定的，但实践中的问题是多种多样的，而且案卷的组合，排列等工作本身也存在着很大程度的主观性。这种组卷的不一致势必会带来利用上的困难。即使组卷方法能始终保持一致，但如果利用者在借阅时与立卷者在组卷时考虑的角度不一样，也可能会导致查不全或查不准。
3.易产生杂卷。虽然我们在组卷时提倡“以问题为主，一事一卷”的方法，但在实际操作中会出现许多只有一、两页，有保存价值，但和任何其它事情都不靠边的文件，往往不知归在何处，这时不论是把它按作者特征立卷，还是按文种特征立卷，都会造成内容上的混杂，对案卷题名的拟写、日后的编制检索工具、查找利用等带来不便。
4.案卷题名拟写复杂。案卷题名的三要素说起来简单，但在具体拟写时往往会有一定的困难，尤其是事由部分，当有两、三件或者更多的事情放在一份案卷时，科学、简明、概括地提炼事由部分是一项艰巨的工作，而且由于立卷人员的思想、素质不同，案卷题名的拟写也可能各式各样。案卷题名是一份案卷的“眼”，题名如果拟写得不准确，“眼”不明，则以后的编目、检索等工作都无法顺利开展。
5.不便于单份提供利用。由于一卷档案中有若干份文件，所以利用者在借阅一份文件时就会看到其它文件，一方面不利于安全保密，另一方面在反复翻阅、利用中也导致了对不需要的档案的无端损耗，且不便于复印。
6.易产生利用上的时间空档。按传统立卷方法，在一份文件办理完毕后到第二年年初归档之前是保存在业务部门，在这一段时间里就出现了利用上的时间空档，不便于其它部门的利用。
（二）改革后的立卷方法
优点：1.立卷方法简单、易学、易用。由于取消案卷的概念，简化整理方法，所以便于指导，易于掌握。
2.由于是以一份文件为单位，所以便于文档一体化管理，减少了工作流程，可随办随归档。
3.减少手工劳动和物力的损耗，提高了工作效率。
4.单份文件便于复制、保密和提供利用，也减少了文件在利用中的间接磨损。
5.只对档案进行文件级整理，既减少著录数据量，又能快速、准确地检索。
6.便于计算机管理。该方法更适应计算机文档一体化管理，能充分发挥计算机存储量大、快速检索的优点。
缺点是易散失，不利于管理。对于手工检索，利用时稍显繁琐。
解决这两点不足之处，需要档案人员要有高度责任心，完善借阅制度，做好日常的清点、核查工作；同时要完善档号章，明确每份文件的位置，建立多种检索工具。
三、立卷改革的必要性
1.减少手工劳动，提高工作效率，是当前机构改革的必然要求。机构改革要求每个单位、部门都要精简人员，档案室的精简势不可免。而档案工作中的基础工作——整理、立卷——在原来传统立卷方法的意义上讲并不是一项日常性工作，这样在档案人员精简之后，在第二年年初集中立卷时，时间、人员就无法得到保证，如果连最基础的立卷工作都不能很好地完成，档案工作的根本目的——档案的提供利用——就更无法提及了。这时，立卷方法的改革恰好提供了一个行之有效的方法。由于这种立卷方法是实行文件级管理，可随时归档，这样就将归档工作转化为一项日常性工作，可“捎带手”地完成，一方面减少了不必要的繁琐的手工劳动，另一方面又为提供利用节约了时间。例如上海市人民政府办公厅，在改革了立卷方法之后，档案部门原来需十来个人完成的工作现在只需一两个人便可以了，大幅度地节约了人力，提高了工作效率。
2.为更方便地借阅利用提供了可能。档案整理和保管的根本目的在于提供利用，按传统方法立卷，在文件办理完毕到第二年初立卷归档之间有一个利用上的时间空档，由于是在办理文件的业务部门保存，所以其它部门的工作人员不便或无法利用。如果随办随归，这个问题就迎刃而解了。例如北京市人民政府办公厅，采用了光盘刻录系统管理档案，随时将办理完毕的文件全文扫描进计算机，其它部门的人员可以通过联网的计算机系统随时查找他们有权利用的档案。这种做法既把档案人员从枯燥、繁琐的整理立卷的老框框中解放出来，又提高了机关办公效率，而且有利于提高文件的查全率和查准率。
3.增强了档案管理的层次性和灵活性。在原来的档案管理体制下，大到中央机关，小到一个农村、一个小工厂，文书档案都是按照一个模式、一个要求进行整理，这种整理方法对于一个科级甚至科级以下，年立卷量很少的单位来讲过于繁琐和复杂。如果在档案整理的要求上不搞“一刀切”，在整理工作中就可以突出重点，既确保了进馆档案的质量，又改变了目前三种期限同一整理方法的现状，还减轻了基层的工作压力，明确了档案管理的层次，增强了档案整理的灵活性。
4.有利于推行计算机文档一体化管理。随着信息化社会的来临，办公自动化的迅速发展，计算机用于档案管理已成为不可阻挡的趋势，实行文件级管理，减少了文书工作与档案工作衔接中的某些责任不明确的环节，使文档一体化的流程更趋于合理，并且降低了计算机档案管理软件研制的难度，使计算机的使用成为必然。
当前机关文书档案立卷方法的改革并不仅仅是一种操作上的变革，而是一种观念上的改变。我们同时也应认清：一方面，这种改革并不是彻底推翻原来的立卷方法；另一方面，这种改革也不是一味地照搬国外做法，而是借鉴了某些方便、合理的成分。改革后的方法是对传统做法与国外做法的综合与扬弃、批判地继承。目前，这种方法仍处于探索阶段，还需要在今后的实践中不断充实、修改和完善，以建立一种传统与现实相结合的真正适合我国档案工作状况的方法。