龚沙
（湖南省肿瘤医院/中南大学湘雅医学院附属肿瘤医院 410013）
【摘 要】目的：对医院科技档案管理的办法及创新方法进行分析探讨。方法：对我院科技档案管理的现状进行分析，提出其管理的办法及创新的措施。结果：通过创新改革，规范了医院科技档案管理，为医院工作提供了更为完整、准确、系统的档案资料，使其潜在的价值得到了充分利用。结论：医院科技档案管理应随着医院经营机制的改变来不断推陈出新，应加强科技档案管理意识、提高管理人员综合素质、更新管理思维，提高管理水平，明确管理制度，从资料收集开始，贯穿整理、修改、保存及利用等各个环节，确保资料的完整性和真实性。从管理机制管理方法、管理模式上不断创新，努力做好科技档案的管理工作，为医院的临床生产活动提供服务，为医院的改革发展发挥重要作用。
【关键词】医院科技档案；管理办法；创新
【中图分类号】R197.32 【文献标识码】B 【文章编号】1003-5028（2015）8-0747-02
引言：
医院科技档案管理指的是在以往医院一些科技活动及研究中形成的具有保存价值的声音、图像、文字、图片等各种载体，根据档案管理的制度及原则将其集中保管起来，作为真实历史记录得科学技术文件材料。它是医院档案管理的重要组成部分。如何准确、完整、系统且安全的保存科技档案，是其管理需要考虑的主要问题。随着科技兴院的观念逐渐深入各医疗单位，医院的科技档案管理越来越受到重视。以往受到各种档案载体本身特点及医院职能的特殊性的影响，许多重要的科技档案被分散在医院的各个部门及科室，甚至遭到破坏和损失，对医院的发展造成了很大的影响。我院近年来从管理机制、管理方法及管理模式等方面不断创新，规范了医院科技档案管理方法及流程，为医院工作提供了更为完整、准确、系统的档案资料，使其潜在的价值得到了充分利用。
1 医院科技档案管理现状分析
随着国家对医疗卫生事业发展越来越重视，医院均在扩大经营规模，加强自身建设。因此，医疗科研的任务不断加重，医疗科技资料也不断增加，管理的内容也日益丰富，涉及到科研、论文、教学、学术活动、论著等各个领域。按照以往的档案管理方法对其进行管理使得科技档案的资料缺乏系统性和完整性。究其原因首先在于医院从上之下各级人员对科技档案的管理工作未引起足够的重视；其次是科技档案没有专门的科技档案管理员及管理机构进行管理，使得许多科技档案资料处于分散状态，没有实现集中管理，从而造成了科技档案的丢失或破坏，不利于其完整性和系统性。而且进行档案管理的人员大多为没有经过专门的培训，缺乏经验。再者有些医院存放科技档案的库房无法满足档案管理的需求，对科技档案的利用率也产生了不同程度的影响，无法实现资源共享。最后管理体制得不健全也极大的影响了科技档案的利用率，没有统一的管理规范及方法，使得许多医疗科技材料在收集的过程中缺乏完整性，原始记录及实验数据等资料出现遗失的情况等。对医院的信息化建设也造成了很大影响。
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2 医院科技档案管理的意义
2.1 科技档案管理对医院的整体发展有着重要的指导规、规划作用
医院科技档案是医院科学技术发展程度的体现，标志着医院在学术方面处于国内同行业的水平和地位。因此对医院发展的主攻方向、确定进一步应该达到的水平和规模等均具有指导作用。
2.2 医院科技档案管理是医院管理的一个重要手段
随着医疗改革的不断发展，医学模式也随之改变。医院的管理也由原来简单的经验管理向规范化、科学化、信息化的管理模式逐渐转变。科技档案作为医院管理重要组成部分，已成为医院管理的一个重要手段。加强医院科技档案管理，顺应发展需求不断创新，能更好的提高医院医疗技术服务水平，保证服务质量的同时为医院带来更为可观的经济效益和社会效益。
2.3 医院科技档案管理为个人晋升职称提供重要依据
医院科技档案是以往医院一些科技活动及研究中形成的具有保存价值的声音、图像、文字、图片等各种载体，它真实的记录了每一个医疗课题的开展，医疗技术的进步及每一篇医疗学术论文的发表，每一项科研成果取得的全过程。因此可将科技档案作为个人晋升职称的重要依据，加强其管理可充分调动个人的积极性，达到事半功倍的效果。
3 科技档案管理方法及创新措施分析
3.1 管理机制的创新
医院科技档案管理的机制可以从加强管理意识、形成集中管理的网络系统及对科技档案材料归范范围进行明确界定三个方面入手。首先加强医院各级人员的科技档案管理意识。可医院科研活动中，为取得更多的科研成果需要获取大量得科研资料。只有加强科技档案管理的意识，才能保证资料的完整性及真实性。医院要重视科技档案得管理，将其纳入医院管理的体系中来。第二，加强信息化建设，实现集中统一的管理。组建一个针对科技档案管理的网络系统，将贯穿科研全过程的所有资料与文件等形成一个连续档案文件，定期记录，加以完善，待所有科研课题结束后再移交档案室进行保存，已保证资料的完整性、真实性和连续性。第三，对科技档案管理得范围进行界定。科技档案主要涉及到科研、学科建设及科技发展的规划及科技人员个人业绩的记录等四个方面。对其管理范围进行界定可以进行针对性的管理，可提高科技档案资料的利用率。
3.2 管理方法的创新
科技档案管理方法的创新需要专业化的高素质人才、现代化的档案收集利用技术以及硬件和软件的辅助。设置专门的档案管理人员，通过针对性的培训，提高其业务水平及业务素质。培养其责任心和创新精神。定期开展继续教育，更新知识，提高管理技术，培养创造性思维。随着现代化的信息技术的不断发展，越来越多的设备及技术应用于档案管理。帮助档案管理实现了科学化、自动化及规范化。通过简单的检索就可以寻找到想要的科研资料，从档案资料的收集、保管及利用等方面进行了技术创新，更好的提高了资料的利用率。从技术装备方面来看，则可以从硬件和软件两个方面进行创新。首先需要加强医院计算机得配备情况，在医院各科室各部门进行计算机应用的普及。对各级人员进行培训，保证档案及文件的及时、完整、准确的归档，提高了科技档案资料的质量，实现了资源共享。
3.3 管理模式的创新
科技档案的管理不仅是科研活动成果计划及决策的重要依据，而且是科研成果上报、管理、推广等一系列活动的物质基础和前提条件。在科研结束时科研人员从资料的收集，文件的积累、整理、修改、归档等方面能否形成一套真实、完整、系统的档案是其决策的重要依据。在各个环节都需要各个部门的及时沟通、相互配合。我们首先必须在确定科研课题后便建立档案进行跟踪服务。按照课题要求对各项数据，资料进行真实的记录，并进行归集和存档。设立责任制，对每个课题设立专人管理，对贯穿课题始终的所有资料进行收集、整理等工作。将档案管理工作与医院的目标考核及个人的职称评定等进行挂钩，更好的进行激励，提高其责任感。已形成的档案要进行审查，如果发现问题应及时提出修改的意见及建议。在项目评定成果鉴定的阶段档案管理人员需保证资料的完整性并与其他部门一起完成验收。在成果申报及评审奖励的阶段，应拒绝对不完整、数据不准备等科研项目进行鉴定、验收等，并不予开具建档证明，以提高医院科技档案管理得归档率。
4 小结
综上所述，医院科技档案部门工作的运作机制应顺应医院经营机制的改变而做出相应的改变。医院科技档案管理应加强科技档案管理意识、提高管理人员综合素质、更新管理思维，提高管理水平，明确管理制度，从资料收集开始，贯穿整理、修改、保存及利用等各个环节，确保资料的完整性和真实性。从管理机制管理方法、管理模式上不断创新，努力做好科技档案的管理工作，为医院的临床生产活动提供服务，为医院的改革发展发挥重要作用。
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论文作者:龚沙
论文发表刊物:《河南中医》2015年8月
论文发表时间:2016/6/2
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