中美档案利用若干问题比较，本文主要内容关键词为：中美论文,若干问题论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中美两国的档案工作具有很强的互补性。我国长期处于“重藏轻用”的局面，美国则历来重视利用。现将两国档案利用中的几个问题加以比较，以探讨如何做好这项工作。
一、几种现象比较
1、有趣的开始：“利用”的字面含义比较
“利用”这个中文词颇有些含义。“有的认为是指档案机构提供利用；有的认为是指利用者使用档案；有的认为兼指二者。”（注：陈兆祦，和宝荣：《档案管理学基础》，中国人民大学出版社，1995年，272页。）在档案工作中，利用应该是指提供利用服务。主体是谁？档案机构。如果认为利用者是主体，那么利用就是利用者的事，档案工作在利用上无所作为也就顺理成章了。
英语中，利用者是“使用use”档案。档案利用一词则是"access"，可译为“可用性”，含义就比较明确。该词还有“接近”、“通道”、“接近的方法（权利、机会）”的意思，让人意会出利用是为社会提供接近档案的通道。口语中还经常使用“making available使档案可用”。档案机构的主体责任表现得明白无疑。
字面含义的差异，生动地体现了中美档案利用工作主动与被动的差异。我国档案工作的主要精力是放在整理与保管上，利用服务多为守株待兔的被动方式；美国的档案利用采用“推销”式的主动服务。
2、利用的触发器：休闲与打官司
第十四届国际档案大会的召开对我们有所触动。利用与休闲成为热点，途径与对策百花齐放。这其中我们或许忽略了一件事：档案休闲利用需要深厚的社会文化根基。
在美国，公众的确有可能为休闲而利用档案。休息日，美国人可能对孩子说：“走，咱们到自然历史博物馆去看恐龙化石；到艺术馆去看抽象派……”。也可能说：“走，到档案馆去看国家的宝贝。”什么宝贝？写在羊皮纸上的三大法案等档案。国家档案馆每年接待参观者达百万之众。这个数字足以让我们体会到“休闲”的意味。
在我国，没事儿谁去档案馆啊。公众只有打官司时，迫不得已才利用档案。尤其许多档案局馆从驻地位置到工作安排，留有机关工作的种种痕迹，有些令人望而生畏。档案工作者在本系统内忙得不亦乐乎，许多本应是利用者的人却全然不知有档案利用服务这回事，又怎么奢谈“休闲”呢？
3、公布档案：权利之剑谁掌握
我国档案学中有一门专门的学问——编纂，档案馆也都设有编研部门。编研是档案机构公布档案，主动提供服务的重要手段。有人认为编研“是我国档案利用工作的一大特色”（注：陈晓霞等：《中外档案开放与利用比较》，《档案》2001年第6期。），“在档案编研问题上，我国档案工作者又显得比美国同行高明”（注：李财富：《中美档案工作机构比较研究》，《湖南档案》1999年第5期。）。
美国同行怎么看呢？对中国档案工作颇有些研究的美国人威廉·莫斯感叹说：“中国档案工作者的确又享受着高度控制档案利用的愉悦”（注：［美］威廉·W·莫斯：《我对中国档案事业发展的几点建议》，《中国档案》1997年第2期。）。他指出：“在美国，…，要由利用者而不是档案工作者来公布档案的内容。”（注：［美］威廉·W·莫斯：《美国档案的开放与利用——兼与中国档案开放利用工作比较》，《中国档案》1995年第7期。）“政府机关和档案馆，…不能限制任何一个利用者出版其档案或者将档案用于其他商业用途。在中国，没有政府中适当级别的档案机构的批准，馆藏中的任何档案都不得公布。”（注：［美］威廉·W·莫斯：《美国档案的开放与利用——兼与中国档案开放利用工作比较》，《中国档案》1995年第7期。）
二、利用服务措施比较
1、开放档案
《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。”美国总统行政令要求政府机关期满20年的机密文件尽可能开放。仍不能开放的，到30年自动解密。
在实际工作中，我国对档案开放持十分审慎的态度，开放率较低。笔者缺乏最新的统计数字，最乐观的估计是在40%左右。
美国档案开放有可执行的法律保证。开放率一般达90%。一旦有人认为档案机构没能及时开放相关档案，损害了他利用的权利，就可能诉诸法律。美国国家档案馆有一个专门的法律班子应付各类诉讼案。
2、利用手续
“凡我国的公民和组织，持有身份证或工作证、介绍信等合法证明，均可直接到档案馆利用开放的档案。外国人或者外国组织，经我国有关主管部门介绍及其前往的档案馆同意，亦可利用我国已开放的档案。”（注：陈兆祦，和宝荣：《档案管理学基础》，中国人民大学出版社，1995年，282页。）
美国国家档案馆规定凡年满16岁的公民，持有效身份证明即可办理为期3年的利用证。档案馆的职责是收集资料加以保管以供世界各地学者研究之用。
3、利用费用
我国档案馆一度普遍实行有偿服务，收取一定数量的调卷费。
美国档案馆以免费服务为主，适当收取用于档案复印和散发的少许费用。
“在美国政府档案馆和许多私人档案馆中，外国利用者拥有美国公民同样的利用权，对外国利用者收取复制费和其他服务费也和美国公民相同。在中国，对中国公民和外国人有不同的规定和收费标准。”（注：［美］威廉·W·莫斯：《美国档案的开放与利用——兼与中国档案开放利用工作比较》，《中国档案》1995年第7期。）
4、档案计算机检索系统
提高档案利用服务水平，必须有高效的检索手段。
美国档案机构几乎全部采用计算机自动化检索，并注重著录标引质量。以史密森纳研究院编目检索系统为例，其著录工作非常精细。有专人负责对接收的每份文件进行著录，专人校对检查。我国检索系统研发水平并不落后，但档案基础工作做得不够。系统开发中的重头戏，是对大量档案再度鉴定、整理、著录。美国实行自动化较早，机读目录长年积累，数量达到相当高的比率，有些馆甚至是100%。而我国多数没有做过大规模的基础工作，有了系统也检索不出所需档案。
检索效率观念上也有一些差异。美国比较重视检全率，我国相对重视检准率。“美国的检索广泛而深入，通过对所有的各个系列甚至许多个文件组合的‘探险旅行’，来提供可以找到的所有有关的材料”。我国“偏重于为了特定的和完全有限的目的而对某一个案卷和文件进行检索。”（注：［美］威廉·W·莫斯：《中国印象》，《档案工作》1993年第9期。）
另外，在因特网上提供数据库检索是发布馆藏信息最好的手段。美国许多档案网站都提供数据库检索。如国家档案馆的NAIL系统，涵盖了该机构多数档案的目录信息，预计到2007年覆盖率达95%以上。部分数字化档案还可查阅全文和照片。我国因特网上的档案检索系统数量极少。以质量较好的上海档案信息网为例，其检索途径适合专业人员，还没有全文和照片等多媒体信息。
三、利用服务差异的根源比较
1、历史根源
我国档案工作源远流长。但有史以来档案工作一直依附于国家机构，以为统治阶级服务为中心，其内容只是对档案严加看管。造成了档案工作重藏轻用的局面。
美国档案工作历史很短。1898年成立档案委员会。受现代档案学发端较早的欧洲各国的影响。较早确立了档案开放的原则，重视依法治档。美国法制教育比较普遍，据称十岁左右已开始了解《信息自由法案》了。联邦档案有一种“民有、民治、民用”的观念。决定了档案工作以利用服务为主。
2、档案管理体制
我国是一种高度集中的档案管理体制。优势是有助于工作保持一致，提前计划，确定工作目标是否实现。弱点是“针对某个地方情况得出的方法必须拿来进行全国性的试验，经过不断修改，使之成为最有效的国家办法”。（注：［美］威廉·W·莫斯：《我对中国档案事业发展的几点建议》，《中国档案》1997年第2期。）这个周期比较长，所以实际工作中存在各自为政的局面。比如当前关于档案计算机管理系统的开发，还没能制定统一的国家标准。重复建设，资源浪费问题十分突出。
美国的档案管理体制既高度集中统一又相对分散独立。中央与地方实行分权管理、各负其责的原则。联邦政府内的档案工作由国家档案与文件署统一管理。它与各州地方政权的档案管理机构，既无上下隶属关系，又无法定的横向联系。档案机构认为是有利的事就可以去做，前提是依据一定的标准。比如计算机管理系统的开发。各档案机构都是根据实际情况让软件公司专门开发。但开发依据各项国家或行业标准，数据交换都有一定的格式。要在分散制下进行管理，必须是标准先行。当前研究电子档案保管的InterPARES项目、关于档案著录的EAD标准都是这种情况。
3、经济基础
中美档案机构都属于文化事业单位，经费主要来源于政府拨款。
美国政府把档案馆同各类科学文化设施一并做为国家形象的窗口，比较舍得投资。如国家档案与文件署年经费2.5亿美元，仅25人的罗斯福总统档案馆年经费100万美元。国家政策还保障对这些窗口的捐赠可以抵税，社会捐赠十分踊跃。另外，经费与参观利用人数挂钩，促进了利用工作的开展。
我国的档案工作资金相对匮乏。国家拨款有限，又缺乏其它的筹款渠道。实行有偿服务一方面遭到一片谴责声，另一方面也收不上几毛钱。所以现在许多馆已经取消了调卷费，只相应地收取复印等工作的成本费。这也是一个发展趋势。
4、社会观念基础
档案利用服务的社会观念基础包含两方面的内容：
一是档案界能否树立和增强社会意识。中美档案工作者都有很强的社会意识。我国表现为责任意识，工作极度认真负责。美国表现为服务意识，有着以利用者为主的服务思想。
二是社会能否树立和增强档案意识。美国国民的整体文化素质较高，对于信息价值的认识比较深刻，善于运用各种信息获取的手段，档案工作易于融入社会。我国的公众档案意识还很薄弱。这种意识的强化有赖档案机构利用服务水平的提高。