集团企业分布式档案管理信息平台建设实践，本文主要内容关键词为：分布式论文,档案管理论文,集团论文,平台论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
国家电网公司作为关系国计民生的国有重要骨干企业，承担着重要的经济责任、政治责任和社会责任，档案工作必须在为公司大局服务中发展，经过几年来对档案管理工作的探索与研究，我们于2006年1月正式与紫光档案合作，建设具有“国家电网”特色的特大型分布式档案管理信息平台。
为实现档案管理方法和管理手段的现代化，实现档案信息资源的共享，构建公司档案信息网络，我公司提出：力争“十一五”期间，建设一个管理科学、功能齐全、服务优质、具有国内先进水平的档案现代化管理网络。具体的建设目标如下：
第一，建成国家电网公司档案综合管理平台。做到覆盖国家电网总部、区域电网公司、省电力公司、地市供电公司、县级供电公司等五级单位，满足以上五级单位对于本部档案信息化管理的实际业务需要，实现上下级单位间的档案信息互通，即上级单位可以对下级单位的档案工作进行监督管理，下级单位可以对上级单位进行档案数据的汇总上报，避免各单位形成内部档案信息孤岛，建立档案系统对外统一的标准系统数据接口，使得其他相关系统（如OA办公自动化系统）中的数据能够顺利进入档案系统中。
第二，建成两个数据查询中心。即档案目录中心和现行文件查阅中心，以集中统一数据仓库的方式面向公司所有普通用户提供档案目录和现行文件的查询。
第三，制定公司档案业务管理规范。
第四，形成一支专业化的档案业务管理队伍。通过此平台的搭建，全面提高各单位档案管理人员的业务素质和技术素质，形成一支专业化的业务团队。
技术实现手段及组织实施
国家电网公司档案综合管理平台在系统逻辑架构上分为基础数据平台、应用服务层、业务建模层和业务模块层。
基础数据平台为用户提供档案信息的数据存储平台，通过数据库技术、信息安全技术和数据存储技术解决档案数据的安全存储问题。
应用服务层主要包括基于J2EE标准的应用程序服务器和中间件及为应用系统提供公共技术服务，如文件格式转换服务、OCR服务、电子文件浏览服务、全文检索服务等。
业务建模层主要用于初始化档案系统结构以及定制业务规则，包括部署系统结构、定义机构、档案管理模式等。其目的主要为是为档案管理员提供业务操作的功能模块，涵盖收集、整理、鉴定、数据管理、报表、统计、销毁、编研等日常档案管理业务。
从技术角度看，公司档案综合管理平台必须具有良好的适应能力和扩展能力，而解决这些问题最好的办法是采用面向服务的SOA（service- oriented architecture）体系结构。公司档案综合管理平台的总体结构采取集中式的系统结构，不同的单位系统之间可以分布部署。数据存储中将用户数据和系统数据进行甄别，系统数据、公共数据全部存放在主数据库中，不同单位不同的数据信息放在不同的数据库中，这样保证系统数据高内聚、低耦合的特性。
档案信息化建设过程中，公司下属五级单位实行统一组织、统一规划，综合各级单位的先进管理理念和经验，对管理规范、信息系统以及后期服务方式等内容进行统一规划和建设。成立档案管理信息平台建设项目协调小组，统一组织和协调项目建设、实施过程中的有关问题。项目协调小组下设业务小组和技术小组。
业务小组主要工作职责包括：明确公司系统各级单位类型及档案管理特点；调研各级单位档案的管理现状和业务需求；收集整理各级单位档案管理办法；明确档案管理办法的数字化实施细则；明确各类档案的归档细则（包括归档范围、时间、要求、方式、流程、整理规则、著录信息、保密期限和目录格式等）；明确各类工程档案的归档文件细目（即工程模板）。业务小组的主要的工作成果是完成《需求说明书》。
技术小组主要工作职责包括：调研公司各单位现有的档案管理系统；调研公司系统信息统一规划（应用开发环境、网络环境等）；明确档案接口数据有效性验证要求；明确数字化档案信息管理规范（包括归档电子文件存储格式、电子文件命名、电子档案移交格式、档案信息系统数据接口、数据存储备份及安全管理、档案数字化加工规范等）；形成公司电子文件管理元数据规范。技术小组的主要工作成果是完成《总体设计方案》。
集团档案信息化系统的技术优势
实现了电子文件的全程管理
电子文件管理必须遵循全程管理原则，就是要在从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理，通过过程控制实现结果控制。由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，对电子文件生成、流转、保管、利用等每一项具体管理活动中的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。
以公司档案信息平台系统中对工程档案的管理和监控为例来说明该原则的应用：供电企业的工程项目档案的特点是量大面广，建设周期长。量大，是指建设项目从立项、调研、方案论证、可行性研究、初步设计、施工、安装到竣工投产，将产生大量应归档的文件材料。面广是指参建单位多，有建设、招投标、设备采购、土建施工、电气安装、监理、质量监督、系统调试等参建单位。各参建单位档案管理的做法、要求、习惯都不尽相同，对业主的要求不甚了解，使档案案卷质量难以保证。建设项目从项目前期开始到竣工投产，建设周期少则两年，多则十几年，时间跨度较大，对档案管理带来一定的难度。
面对量大面广，建设周期长的特点，系统平台引入了全程管理原则，并采用了工程档案模板技术，用计算机管理贯穿工程建设的全过程，将人为因素降低到最小化，从而有效地使工程项目文件材料归档工作与工程建设同步、有序进行。通过该平台系统，工程项目管理已由过去建设单位一家管档案的模式，变为在业主的统一指导下，设计、施工、调试、监理等各参建单位在网上同步建档，业主单位实施全过程监控，实时管理。
贯彻了电子文件管理的前端控制原则
前端控制原则是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论方法为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完成的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障，这一原则在纸质及其他载体文件、档案管理中是有效的，在电子文件管理中更加重要。
在初步建立了档案信息平台系统的机构中，实现了电子文件在业务系统中生成和运转，在本平台系统的辅助下捕获和归档，因此电子文件管理过程的前端就延伸到了业务系统和电子文件管理系统的设计阶段，前端控制的形式也部分转移到业务系统和电子文件管理的功能设计中。目前已经实现协同办公系统、招投标管理、法律合同管理、FMIS财务管理、营销系统、生产管理系统、统一用户机构管理和认证等系统与档案管理平台的接口和集成，从而实现了档案的前端管理。通过这种延伸，使各机构归档的质量得到了大量提升。
体现了电子文件的集成管理原则
集成管理是全程管理思想的延伸和深化，它要求不仅关注文件流，也要关注与文件流相关的业务流，关注其他信息流的统筹兼顾、功能整合，鲜明地体现了开放式、集约式的管理理念。
具体说来，电子文件的集成管理原则在本系统中主要体现了以下三方面的内容：
1.文件流与业务流的集成。文件是机构履行职能、从事业务活动的重要手段，从一定意义上说，文件流是业务流的记录和反映。因此，文件流与业务流的结合程度应该是衡量电子文件管理质量的一个重要标准。文件流和业务流的集成思想不仅应体现在机构电子文件的管理理念、管理政策和管理方法之中，最终应体现在机构电子文件管理系统对电子文件流与业务流的一体化整合上。电子文件管理系统应支持本机构的文件运转流程和业务流程，在确保文件完整、安全、准确的同时，保证文件运转和业务流程的顺畅、周密和高效。目前，已通过开放的Web Service技术，实现了档案系统与其他系统的集成，从而实现了整个文件流与业务流的完整吻合。
2.文件流与其他信息流的集成。文件只是机构全部信息的一部分，任何机构在日常工作中都还会接收、运行、保管和利用各种各样的非文件信息，如参阅信息、内部管理信息、统计信息、宣传信息等。文件信息和非文件信息在内容上有互补性，在管理流程和技术上有许多相通之处，集成管理就是要打通它们之间的可通之处，连接它们之间的可连之处，实现最大限度的信息共享和知识挖掘。本系统已经实现了档案系统与公司统一搜索功能（Autonomy系统）的集成，从而实现了文件流与其他信息流的集成。
3.文件流内部管理活动的集成。长期以来，公司纸质文件管理实行的“分阶段＋分环节”的管理方式，即先划分为文件管理和档案管理两个阶段，各阶段中再划分若干个管理环节，每个环节相对独立，界线清楚。信息技术的介入使这种管理方式的不适应性日益明显：一是对原有管理流程的解析显示出作业的不合理分割和交叉重复；二是电子文件的技术特征要求实行前端控制，即将以往“后工序”提前至文件形成阶段，这使得文件管理流程改造成为必需。为了达到优化电子文件管理，提高机构工作效率的目的，电子文件管理的各项具体业务应该并尽可能根据其内在关联性而得以整合或集成，如归档与整理、鉴定、著录的结合等。这一思想使得我们在构造系统时，虽然在管理数据上是分门别类的进行管理，但信息是一体化的，从而避免了信息“死角”，使需要查找的信息都能找到。
国际标准和理论的最佳实践
国家电网档案信息平台系统不仅在国内，在国际上都是目前最新ISO标准及前沿档案管理理论的最佳实践。主要体现在以下几点：
1.在档案元数据上遵循欧盟MoReq（Model Requirements for the Management of Electronic Records）关于文件元数据通用要求，形成国家电网公司档案元数据规范；同时遵从OAIS参考模型，解决数字档案信息长期保存问题。
2.在业务功能应用上采用文件生命周期理论，通过前端控制的方式对归档文件在形成之初就进行了控制和管理，具体表现在系统中就是：针对文书类归档文件，在每一年的开始就明确各业务部门归档范围和责任，提供了文件收集、档案收集和收集整编等各类手段及业务系统接口实现对归档文件的前端控制和管理；针对工程项目档案则在项目立项时就同步确定项目归档范围、整理规则、明确归档责任，使得项目档案能与项目阶段同步进行归档和管理；
3.在档案的鉴定和管理观念上吸收了“后保管模式”理论的精华，“宏观鉴定”、 “知识服务”等理念在系统中得到充分应用。具体体现在系统通过规范的分类表和归档模板实现保管期限的鉴定工作，同时明确了各部门的归档范围和责任，并使得通过系统可以进行控制；也体现在系统与公司数据中心、知识管理进行和AUTONOMY搜索引擎进行的集成上。
4.在电子文件管理上采用ISO15489国际标准，通过技术手段实现了电子文件的规范化转换和存储，成为采用该国际标准的国内最佳实践。
到2008年年底，项目已经在国家电网公司总部、华中电网公司、四川省电力公司、宁夏回族自治区电力公司和重庆市电力公司等20几个单位得到应用。虽然目前只是部分应用，但在去年发生在四川汶川的大地震灾害中，档案信息系统提供了关键的作用，为抢险救灾一线提供大量的档案信息和资料，保障了公司面对灾害的应急处理取得成效，为灾区抢险救灾做出了很大贡献。各应用单位已完成历史数据迁移、各业务系统数据归档接口，并与企业信息化建设的统一安全管理、用户认证管理、门户等基础设施进行了集成通过数据同步在公司实现了面向全系统的目录中心和文件中心，使得档案信息资源整合和共享变为现实。
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