摘要：随着时代的进步，信息技术被广泛地应用在生活与工作中，当然，信息技术也应用在各个高职院校中对档案的管理，信息技术的使用给档案管理提供了新的途径，使得档案的管理更加方便。因为档案可以为很多的高职院校留下很多的宝贵记录，所以在各个高职院校中对档案的管理是非常重要的。
关键词：信息时代；高职院校；档案管理；新途径
在这个信息发展迅速的时代，信息技术被应用在很多行业中，当然信息技术也参与到了各个高职院校中的档案管理，在各个高职院校中为了对档案的管理更加的合理性，必须要不断地采取新的途径去完善，加强对档案管理的信息化的建设，使得档案的管理工作可以起到最大的作用。
一，高职院校档案管理中信息技术的影响
1.1适应时代的需求，以及高职院校发展的需求
随着我国经济的发展，我国社会对于人才的需求越来越多，而作为高职院校，主要是为了培养出适合社会发展的技术人员，所以近些年来，国家对于高职院校的发展非常重视，为了促进高职院校的发展，国家在该方面投入了大量的人力物力，也随着高职院校与企业的密切沟通下，高职院校的发展飞速，那么对于档案的管理就是非常重要的。在这种情势下，以前对于档案管理的方法很显然已经不适合了，那么就需要新的途径来帮助高职院校对档案的管理工作，所以就通过对于信息化的建设的，来提升对高职院校中档案的管理工作。
1.2为了高职院校中信息完整性需要的满足
在高职院校中，档案包括很多，其中有学生的档案，以及教师的人事档案，教师之间的科研活动记录等，这些都是非常有价值的，对于高职院校的发展有着很大的作用，所以在高职院校中档案是否完整就是一个很关键的问题了，在以前对档案管理的方法中，大都是采取保存纸质的材料，通过对它们的保存，来对高职院校的档案进行管理，但是，纸质版的资料留存大都是非常麻烦的，占的空间比较大，时间一长，这些资料就容易丢失，这些都使得档案不够完整，在信息化技术的应用下，可以将纸质版的资料以电子版的形式呈现，不仅仅节省了空间，还使得档案不容易丢失，使得档案更加的完整，此外，在高职院校中档案都是比较多的，信息化的管理中也方便我们查询一系列的信息。
二，信息时代高职院校档案管理的途径和方法
2.1加强对高职院校的网络建设
在高职院校以往的档案管理方式下，对于档案的管理方法比较单一，而且在档案管理的技术方面也比较欠缺，所以即使在信息化的时代下，对于高校的档案管理也是很复杂的一个过程，需要对高职院校的档案进行网络的建设，建立一个完整的信息平台，将网络信息应用在该工作中，从而来实现对高职院校档案的储存，以及利用。经过一段时间的实验，我们可以知道网络环境下的档案管理是非常方便的，可以充分的发挥档案的作用，而且使用起来也比较方便，所以，对于高职院校的档案管理一定要加强对它的信息化建设，使其发挥最大的作用。同时也应该将档案的信息化平台的建设和学校的交流平台结合在一起，为高职院校档案的管理提供便利。
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2.2促使高职院校档案管理信息资源的开发以及利用
在这个信息化时代的大环境中，各个高职院校应该加大对档案资源的开发，以便对于这些资源的利用。从而使得这些档案资源在日常工作中尽可能的发挥作用。其次，就是高职院校应该对于档案的资源建立一个网站，使得用户在适应档案信息的时候可以通过这个平台去查阅。另外，由于纸质版的档案资料不仅仅在保存的过程中麻烦而且在查阅资料的时候也很不方便，这就需要将这些纸质版的档案资料变成电子版的档案资料，并且发布到这个网站上，以便查阅。使得用户随时随地可以查询信息，还有一点就是，各个高职院校中应该建立一个自动化的办公系统，提高对档案管理信息化的效率。由于近些年各个高职院校之间的交流力度加大了，档案的信息也开始了共享的模式，可以通过平台互相查阅进行信息交换，这就要求各个高职院校要定期进行档案信息的发布，使得这些电子档案能够发挥最大的价值。
2.3提高档案管理人员的工作素质
就目前各个高职院校的情况来看，对于档案管理的工作人员大都不是专业的，并不是档案管理的专业毕业，大都是从别的部门直接安排过来，仅仅进行一系列的简单培训就可以进行档案的管理工作，所以他们对于档案的管理方面其实了解并不太多，对于档案的管理和开发并没有很高的能力，更别提是对于档案的利用了，所以高职院校中对于档案的管理效果并不是很好。专业的档案管理人员，不仅仅要具有很高的档案管理专业知识，还应该具备一定的职业道德与素养，能够积极的为档案的信息管理服务。而现在信息化技术在档案的管理中使用越来越广泛，对于档案的管理人员要求也就越来越高，要求档案的管理人员必须要具有很高的计算机能力，所以各个高职院校应该加大对档案管理人员的计算机技术的培养以及信息化能力的提升，使得他们的业务水平更好，能够更好的服务于高职院校中的档案管理。
2.4加强对档案信息化的安全性管理
我们都知道，凡事都有利弊，档案管理的信息化也不例外，虽然档案管理的信息化在很大程度上对档案管理的效率有所提高，但是它也增加了一定的安全隐患。当把纸质的档案资料转化为电子版的档案资料时候，有的一些档案管理人员比较大意，不进行加密，就造成一部分档案资源的丢失。造成了档案的不完整性。还可能泄露档案的信息，给高职院校带来损失。另外，还有的计算机可能遭受病毒的入侵，就会造成档案信息的大量丢失，这些都会给高职院校带来很大的损失。所以对于档案的信息一定要进行备份，防止丢失。存有档案的计算机尽可能的不要去做别的事情，保证档案的完整性和安全性。
结束语：总而言之，在高职院校档案管理中，只有采取合理的办法，通过对档案管理人员的业务素质以及对各个高职院校中信息化的建设，才能够有效的推动档案的管理工作。信息化技术为它的发展提供了便利，使得高职院校中的档案更加完整，也提高了高职档案管理的价值。
参考文献：
[1]高敏杰.信息时代探索高职院校档案管理新途径[J].才智，2018（14）：249.
[2]刘静.信息时代探索高职院校档案管理新途径[J].办公室业务，2015（13）：90+92.
[3]袁莉莉.探索信息时代高职院校档案管理新途径[J].科技资讯，2014，12（20）：223.
论文作者:赵暘扬
论文发表刊物:《基层建设》2019年第14期
论文发表时间:2019/7/26
标签：档案论文; 高职院校论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 信息技术论文; 信息论文; 纸质论文; 《基层建设》2019年第14期论文;