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摘要：实现综合办公室内部的管理更加精细化，主要目的就是因为精细化的管理方法更能提高办公室的工作效率，对于当下来说，这是一种比较新颖的管理模式。本文首先对文章涉及的综合办公室精细化管理的内涵进行界定，接着又强调了精细化管理的重要所在，提出了在精细化管理中存在的问题，并且给予相关的切实可行的解决策略。
关键词：综合办公室；精细化；管理策略
引言
企业行政管理在广义上包含行政管理、办公管理、人力资源管理、财会管理四个层面；狭义上指的是以行政部门为主，负责行政事务和办公事务，详细包含有关制度的制定和实行推进、平时办公事务管理、秘书工作、文件管理、会议管理、公关事务管理、办公物品管理，还触及到生活后勤管理、车辆、安保管理等等。
1综合办公室精细化管理中存在的问题
1.1管理制度不健全
无规矩，不方圆。一个合理有效的制度，对企业的运作有着至关重要的影响，因此，企业要想实现综合办公室的精细化管理，首先必须要构建一个完善的制度结构。只有先在制度上出奇制胜，才能够让综合办公室内部处理工作的能力提高。制度的制定必须要有针对性，因为每一个部门的工作重点都是不一样的，但是现实中很多企业面对这种情况却没有足够重视，这就造成很多部门在工作中效率低下。严格的问责制度，对于综合办公室内精细化管理也具有重大意义，目前，在很多企业中并没有对责任进行明确的划分，出了事情找不到责任人。对于奖惩制度，很多企业虽然注意了这个问题，但是却没有制定出完善的奖惩方案，在实施的过程中也展示出很大不足。
1.2管理理念和新形势脱轨
受新形势的影响，上级部门工作职能正在发生改变，这就直接对综合办公室造成了影响。例如，全新的办公软件需要管理人员学习新的技术知识等。当前，综合办公室管理工作存在管理人员素质理念落后、综合能力不足等问题。受到传统纵向管理体制影响，一个领导监管1—2个工作人员的模式已经不再符合新形势，取而代之的是横向大量人才管理模式，但这给管理工作增加了难度。另外，综合办公室工作人员的工作、管理思维还没有及时转变，采用的纵向管理模式不仅降低了工作的效率，还影响了工作质量。加上缺乏激励及绩效考核机制，因此员工工作积极性较低，影响了综合办公室管理工作的开展效率。
1.3设备和观念发展步伐失调
综合办公室管理工作设备对工作质量产生了一定的影响作用。受到网络技术、计算机技术、信息技术等的影响，如果办公室管理工作设备更新换代时代过缓，那么就会被时代的发展潮流席卷到海洋的深处，从而就会降低综合办公室工作的能力与水平。另外，当前社会的办公室管理发展观念正在不断进步，设备的更新与资金的投入也会受到设备资源管理观念的影响，如果办公室管理观念落后，人们就会满足于管理现状，故步自封，影响综合办公室工作开展效果。
2综合办公室的精细化管理具体策略
2.1重视办公室自动化系统的运用
办公室自动化系统的运用，对于提高综合办公室的精细化管理具有独特的作用。精细化管理的目标，一是为了明确目标与责任，再一个就是通过合理规划，从而将成本和损失控制在最低范围，实现企业效益的最大化。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆根据企业实际情况的不同，综合办公室在职能分配的过程中也会有各自的特色，但是综合性与多样性这两大特点，永远都不会缺失，无论怎样，综合办公室在企业中都承担着一个枢纽的角色。如果能够充分运用现代化的信息技术，那就可以让信息的传递更加快捷方便，而且数据的计算也会更加准确，因此，在设计和研发过程中积极引进先进的自动化办公系统，可以将很多复杂的工作难度降低。并且，办公自动化系统对于监督各部门的工作也具有积极作用，以量化的形式评估各部门的工作绩效，让员工感到公平。
2.2用制度化推动精细化
落实以精细化管理文化来提高企业的发展水平，是现在企业管理工作的有利路径。而怎样在建立精细化企业文化的征程中，切实落实精细化从思想、制度到人们自主行为的改变，就是一个主要的问题。以办公室管理为首，要落实精细化，就一定要以合理的内部制度管理为基本，经过办公室人员规范的工作行为为保障。精细化不是一步两步就能落实的，要从精细化管理制度着手，将工作中获得的有效管理经验升级成工作制度，继而进一步提高办公室员工的精细化工作水平。比如，我们办公室在解决会务工作的时候，把平常落实的从会议目的、意义到会场的申请、再到会务的管理等多项会议准备环节，归纳出一套规范、细化的会务工作程序，继而推动往后相似工作有章可依。并且实施的精细同时准确。
2.3公文处理能力
企业综合办公室的基本技能——公文的书写和处理能力必不可少，在日常的工作中调查研究报告、撰写文稿、提供数据信息等都需要良好的写作能力和公文处理能力。精细化管理要求办公室人员必须具备和掌握各种公文相关的写作理论和规划，并且熟识公文处理各个环节的注意事项，主动向经验丰富的人员请教和确认，保证公文语言组织的合理性和准确性，言简意赅、清晰明了，保证正式决策的顺利传达到位。企业综合办公室对于公文的处理需要建立完善的公文传阅登记制度，针对公文的传阅实行登记和跟踪，详细记录文件编号、送阅或审批部门、接收人及时间、退回时间及其他相关备注信息，避免公文正在传阅过程中出现丢失或积压的情况。注意公文传阅的督办，提升公文流转速度，从而有效提高办公效率和办公室精细化管理水平。利用现代化管理软件对公文进行精细化管理，提升办公效率，在交接过程中需严格检查文件的数量和质量，确保其数据符合目录所列，并详细记录公文交接等手续。注重公文归档和保密工作的处理，精细化管理审批、传阅、完结、归档、涉密等文件，确保各项文件资料安全、完整，并交由档案管理室进行备案。
2.4建立精细化企业文化
企业要落实行政管理工作的精细化，一定要在企业中打造精细化企业文化。长期以来，办公室行政管理质量太低，而且管理的过程中没有落实量化和标准化的内容，导致企业管理中成本效益无法获得展现。建设精细化企业文化，有助于在企业行政管理工作中打造标准化和秩序化的管理模式。营造精细化企业文化，要始终运用“制度化、程序化、规范化”全方位提高办公室精细化管理的质量，要建设“文件处理、会议任务、公关接待、轮流值班”等各个方面的标准化工作程序，关注办公室工作的精品概念，继而让办公室成员在工作里形成精细化思想，让企业办公室管理落实从制度化限制转换成文化限制，提升精细化水平。
2.5树立服务意识
精细化管理的核心思想就是要处理好对细节的把控和服务能力的提高。办公室对于上下级的沟通与交流起着非常重要的作用，为各部门提供信息，而且还承担着后勤服务的职能，因此，树立服务意识，提高服务能力，对促进精细化管理的实施具有重要意义。要关注员工对于工作环境的个性化需求，为员工提供更优质的服务与工作环境，这样对员工创新能力的增强以及工作效率的提高都大有帮助。
结语
企业或单位机关综合办公室实行精细化管理是必然之举，对于繁琐和庞杂的办公室日常工作而言，其特殊的企业管理地位和责任，将精细化管理与各阶段工作任务、目标和发展计划等各方面相结合，有效提升办公室工作水平，为企业的发展提供支持。
参考文献:
[1]杨从杰.推进精细化管理，提升办公室工作效能[J].中国化工贸易,2011(07):103.
[2]舒放.实施精细化管理,提高医院办公室行政效能[J].中国医药导报,2013,10(25):159-161.
论文作者:陈汉芬
论文发表刊物:《建筑细部》2019年第3期
论文发表时间:2019/9/10
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