档案案卷级计算机直接录入探讨，本文主要内容关键词为：案卷论文,档案论文,计算机论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案案卷级计算机直接录入，就是按照案卷级著录来源，直接进行计算机录入，而无需事先制作工作单或著录卡片，这种方式简化了中间环节，可以加快录入的速度，减少不必要的重复劳动，从而可以加快实现档案计算机化管理的进度。
从档案利用角度看，案卷级检索当然没有文件级检索有深度。但是，在档案的管理和利用中仍有十分重要的作用和意义。特别是一事一卷立卷方式的普遍采用，无论今后手工检索还是自动化检索，案卷级检索都将长期的存在下去，从检索工具上看，在没有实现自动化检索之前，手工检索仍然是各档案馆主要的检索方式，即使今后实现了自动化检索，薄册式或卡式手工检索工具也将因其具有自动化检索工具不可代替的特点，而与自动化检索工具长期并存。馆藏全部档案以案卷级形式录入计算机后，可以根据不同的需要，随时按所选定的专题快捷地编制好专题目录和分类目录，必要时就可以打印出比较完整和理想的专题目录或分类目录。既可以制成薄册式，也可以制成卡片式。案卷是档案馆保管和利用档案的基本单位，进行档案案卷级录入，也给档案馆档案的管理创造了更方便的条件。档案的交接、保管、利用、统计等诸多环节的工作，都是以案卷为单位进行的，实现案卷级计算机管理，对于档案馆工作来讲同样具有十分重要的意义。
按照一般的规律，档案的计算机录入应首先对档案进行著录和标引并制成工作单，然后进行计算机录入。但是对于案卷级录入来讲，采取直接录入的方式，则可以取得事半功倍的效果。案卷级录入前，制工作单的过程也就是将除分类号和主题词以外的档案封面上已标识的内容重新抄录一遍。如果以案卷封面为主，对分类号和主题词采取随机方式直接录入，就可以加快录入的速度。另一方面，工作单或著录卡片在录入工作完成后，其使用价值基本消失。即使可以作为分类目录使用，但由于是人工抄写的，其质量远不如先录入后输出的分类目录的质量高。因此从花费的时间和投入的人力上看也是一种浪费。从现实角度看，案卷在其形成过程中，其主要的录入信息均已在案卷封面上有所标识。例如：案卷题名，密级，保管期限，卷内文件起止时间，数量及单位，全宗号，目录号，案卷号等，都已在最初形成时准确地编制好了，这些内容为案卷直接录入提供了很方便的条件。
在案卷级直接录入时要注意以下问题：一是应对录入人员进行培训，录入人员除了懂计算机外，还应受过档案专业知识的培训。既要熟悉档案案卷技术标准，以便在必要时对不符合要求的案卷进行随时调整和完善，以提高馆藏案卷的质量；又要熟悉档案的分类标引和主题标引知识，使录入的内容符合检索的特定要求；还要有较宽的知识面，有一定的文字修养功夫。二是对所录入的案卷进行必要的检查和完善，在案卷质量上，由于档案在进馆时或在进馆后都已经过了几次整理和调整，绝大多数案卷能够符合直接录入的要求，但也有少数或个别案卷存在一些问题，对这样的案卷，应组织人员事先进行必要的检查调整和完善，以保证录入的质量和加快录入的速度。
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