国外著名企业档案网站建设情况分析——对建设我国企业档案网站的思考，本文主要内容关键词为：档案论文,网站建设论文,著名企业论文,国外论文,情况论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着企业信息化水平越来越高，国外企业档案馆也加入了企业信息化队伍中。笔者通过Google查询几个有代表性的企业档案网站，对其建设情况做一些比较分析，以点带面总结国外企业档案网站建设的成功经验，以期为我国企业档案网站建设提供一些思路和参考。本文选取4个美国企业和1个加拿大企业的档案网站，从用户在企业档案网站的体验来介绍国外企业档案网站的建设情况。
一、国外著名企业档案网站的选择
选择的5个档案网站建站主体分别是可口可乐公司(Coca-Cola)、IBM、迪斯尼(Disney)、时代周刊(Time Magazine)、加拿大广播公司(CBC)，这5个档案馆资源丰富，同时档案信息、化程度处于领先水平。
1、可口可乐公司档案网站(History of Coca-Cola)
可口可乐公司档案馆资源丰富，征集许多与公司有关的档案，其网址为http://www.thecoca-colacompany.com/heritage/ourheritage.html。馆长库尔茨于1970年4月在美国档案专业杂志上撰文《商业档案在企业中的作用》，指出档案资源是开发市场的工具，它可以帮助企业了解自己的历史，认识过去，掌握现在，预测未来。①从其网站名称“可口可乐公司的历史(History of Coca-Cola)”也可以看出是介绍企业历史与文化，对企业发展有着领航作用。
2、IBM公司档案网站(IBM Archive)
IBM公司档案馆成立于1964年,馆藏档案共有10000立方英尺，包括3000张照片、5000盒声像档案、2000件展品。②该公司用先进实用的国际管理思想，创造性帮助无数企事业单位成功实现信息化，如“杭州档案局在IBM的内容管理平台上构建一个基于网络的现代化网上数字档案馆”，③所以IBM公司自己的档案馆信息化程度可见一斑，网址为http://www-03.ibm.com/ibm/history/。
3、迪斯尼公司档案网站(Disney Archive)
迪斯尼档案馆是在1970年由Dave Smith创建，该馆收集了自公司成立以来所有资料，从最早的米老鼠卡通片、《汽船威利》的原始画稿到最早的消费品——米老鼠手表。该馆网站(Disney archive,http://disney.go.com/vault/archives/today.html)上有着丰富的人物介绍、电影在线和反面人物历史，可以说是迪斯尼公司参考工具，包括传记、影片记录、获奖年表、迪斯尼字母检索、历史剪影，以及馆长Dave Smith汇编的迪斯尼官方百科全书(Disney A to Z：The Official Encyclopedia)等。
4、时代周刊档案网站(Time Magazine Archive)
美国出版的时代周刊杂志(Time Magazine)，被誉为当代最具代表性与影响力的刊物。该公司档案馆非常注重为企业自身服务，为地方政府、司法立法服务，注重档案的原始属性，强调利用的功能。④该馆网址为http://www.time.com/time/archive，在网站上可以浏览自1923年创立以来的所有电子版的刊物。
5、CBC Archive
CBC(全称Canadian Broadcasting Corporation)是加拿大广播公司，亦是加拿大历史最悠久的广播业者。CBC档案馆有着丰富的历史资源，其网址为http://archives.cbc.ca/，网站可以观看、重听开播以来的所有电视、电台节目。
二、国外企业档案网站建设情况分析
1、类目设置
企业档案网站是通过一定的方式将馆藏资源有组织地再现于网络上，其中一级类目的设置是档案信息资源组织的重要体现，用户通过浏览类目设置就能直观地了解网站主要信息资源，这5个档案网站一级类目设置情况如表1。
纵观一级类目(表1)可知，一级类目的设置遵循着档案网站建设目的的原则，或是档案网站定位的原则，即宣传企业历史与文化，以及提供档案信息资源。鉴于能够在互联网上浏览的企业档案网站是开放的网站，宣传企业形象和扩大企业品牌影响力的目的是显而易见的。点击时代周刊档案网站上“档案(Archive)”栏目，可检索到自该刊物成立以来所有杂志内容；在CBC档案网站上“目录(Categories)”栏目中可浏览关于经济金融、艺术与娱乐、环境、健康、生活风格、政策、科学技术、社会、体育、战争与冲突等各个专题的电视、广播节目，显然这是为用户提供档案信息资源。
2、企业档案网站信息资源
(1)资源丰富、形式多样。网站信息资源是企业档案网站的血肉，不仅在内容、数量上都应该尽可能丰富，而且展现形式也应该多样化。如IBM档案网站的“展览(Exhibits)”栏目中有市场营销、人物、产品服务等展览，“文件(Documents)”栏目中收集了字典IBM和电脑术语、IBM公司介绍、管理原则和实践等；在资源类型上除了文本文件外，还有多媒体文件，如1937年Thoms Watson谈论IBM的成长和机遇等。
(2)渗透整合意识。整合的过程就是把相互独立的、多元异构的、分散的档案网站信息资源，通过整合形成一个统一的档案网站信息资源的整体或是利用平台；其目的是提高用户的检索速度和检索效率，满足用户的利用需求。⑤浏览这个5企业档案网站，不难发现其网站信息资源具有整合意识。以CBC档案网站为例，其“目录(Categories)”分成诸多类目(如上文所述)，而“战争与冲突(War & Conflict)”栏目中可搜索到众多专题，如“1991海湾战争(Gulf War)”、“内战(Civil War)”、“冷战(Cold War)”等，这说明该公司档案馆按主题内容整合所有相关专题的电视、广播资源。
3、特色服务
企业档案网站在提供一般性服务(如展览、档案检索等)的同时，增加特色服务，为档案网站增添色彩，有助于吸引更多的用户，也能更好地服务用户。
(1)重视教育。重视中小学教育一直是西方档案网站的特色之一，国外企业档案网站也不例外。如CBC档案网站的“学习(Learn)”专栏为中小学教师提供免费教学素材，在导读课堂中介绍了加拿大的神圣作家马格丽特劳伦斯(Margaret Laurence)、1939-1945二战、开展数字化时代——加拿大卫星等。
(2)人性化服务。人性化服务是国外企业服务最基本要求，在企业档案网站也展现了人性化设计。其具体体现在：第一，网页字体选择功能。第二，会员化管理，如CBC档案网站设置了个人账号注册及登入栏目，同时可使用RSS订阅在不打开网站内容页面的情况下就能快速获取网站信息，并给注册用户定期寄发最新信息。第三，设置了各种方便用户快捷地浏览网站的栏目，例如时代周刊档案网站上推荐最受欢迎的节目、热点收藏等，还设置了“搜索提示(Search Tips)”、“浏览小贴士(Browse Tips)”等栏目。
(3)检索智能化。譬如CBC档案网站不仅设置了站外检索，也有站内的高级检索，可以在不同数据库(主题、电台剪辑、电视剪辑、教育活动和做客人物和CBC的大人物)从关键词、人名、节目、时间和活动等角度检索。
(4)休闲娱乐。档案网站提供休闲娱乐，使其专业性有所减弱，有利于向公众推广。如可口可乐公司档案网站设置了“供娱乐(Just For Fun)”，有食谱、关于可口可乐的故事、测试您的可口可乐智商、可口可乐世界等栏目；同时也设置了收藏俱乐部栏目，有展示藏品、分享收藏的快乐，其目的是为了激发可口可乐商品销售额的增长。
4、谨慎对外开放
IBM档案网站上有许可使用和索取资料的要求。在对外提供利用方面，IBM公司档案馆持谨慎的态度，凡是涉及公司商业秘密的文件一律不向外界提供。现有档案数量的50％是可以对外开放的，对外服务方式主要是：函调、发E-mail；其利用者主要是历史研究人员、新闻记者，特别强调对新闻记者的利用需求应谨慎对待，以免发生公开登载有损公司竞争力的新闻报道的事件。⑥
三、国外成功经验对我们的启示
企业档案人员向来都知道，他们工作的价值直接依赖于其对公司的价值，向公司内部提供服务的好坏对企业档案馆而言至关重要。如今，网络时代的出现给企业档案工作带来了新的机遇，企业档案网站的建设也是数字化、网络化时代的一大创举，它能深入宣传企业的历史和文化，树立良好的企业形象，这也是档案部门价值的又一体现。同时，对于企业档案部门来说，可以增强工作的积极性。
然而笔者在Google上分别以“企业档案”、“企业档案网站”、“企业档案信息”、“企业档案信息中心”等为检索词进行检索，没有搜索到任何国内企业档案馆。究其原因，主要可归为三个方面：其一，这是由企业档案工作的性质所决定的。企业档案工作只服务本企业，再加之企业档案的保密性，这两个因素制约着企业档案网站的建设。其二,企业档案工作水平低，数字资源贫乏，档案人员水平和能力都有限。其三，各方面的意识低，不管是企业的领导者，还是档案管理人员都对企业档案网站认识不足。
面对网络时代对企业档案工作带来的机遇与挑战，笔者认为国内企业档案网站建设要借鉴国外成功案例，建设过程中要明确以下几点思路：
1、明确定位
企业档案网站建设必须先明确其所要实现的目标及其拟发挥的功能。从国外企业档案网站实现的功能上看：
首先，它是一个宣传窗口。企业档案网站在互联网上对外的首要功能是宣传企业历史与文化，宣传企业馆藏资源，为树立企业良好形象。
其次，它是一个服务窗口。企业档案能否开放为社会所利用由企业自身决定，对于可以对外提供利用的企业，其档案网站能够为用户实现即时查询档案信息，并通过网络完成档案信息的传输服务，如IBM、CBC、时代周刊的档案网站等。
最后，它可以是一个对话窗口。企业档案网站为顾客和企业提供了一个对话交流平台，通过设立公告栏、用户发言栏、反馈意见栏等，征询顾客对企业档案馆以及企业的建议，并答复顾客的提问，如迪斯尼公司档案网站上的请教Dave Smith栏目。
2、重点建设网站信息资源
资源建设是企业档案网站的核心内容。笔者认为企业档案网站的资源主要包括以下几类：(1)以宣传企业历史与文化的资源为主，达到宣传企业形象的目的。这类的资源数量要丰富、形式要多样，从视觉效果来说，以多媒体或图文并茂为主，或二者兼顾，这样能够增强企业档案网站的吸引力。(2)侧重利用频率高、效益好的档案资源。企业档案网站所提供的内容服务，应该能够使其自身区别于其他信息服务网站。档案网站的内容应立足于本馆馆藏，并有选择性地将企业档案上网，即将网站内容定位在利用频率高、利用效益好的档案。(3)整合贴近大众的档案资源。根据馆藏特色整合一批与百姓工作、生活有关的信息专题数据库，如CBC档案网站上专门为教师提供免费的教学素材。
3、提供档案智能化检索
首先，要开发辅助检索工具，提高资源的易用性。档案网站为能满足不同类型、不同层次的用户需求，要及时推出必要的检索工具和服务，降低检索工具的利用难度，提高检索工具的易用性。其次，为帮助用户更好的使用检索工具和资源，网站需要增加必要的辅助检索说明信息，为用户提供相应的咨询和帮助，引导用户查找和利用档案，如时代周刊档案网站上设置的搜索提示等。
此外，还应该更新观念。在企业创造价值与部门的地位成正比的今天，企业档案人员不能仅限于被动的收集、整理以及提供档案利用，而是要积极主动地争取机会为公司创造价值。特别是在网络时代，企业档案网站的建设给档案工作者带来了新任务，也使档案部门在新环境中面临着新挑战。意识是先导，档案人员只有正确认识网络时代企业档案工作的机遇与挑战，才能强化企业档案意识，同时这也是做好企业档案工作的保证。
综上所述，尽管当前我国许多企业尚未开展档案网站建设，但国外企业档案网站建设实践中有诸多可供参考借鉴，国内企业档案人员要勇于创新，积极发挥主观能动性，为我国企业档案网站建设开创新局面尽一份力。
注释：
①余武英、傅西平、尚永：《美国企业档案发展》，《湖北档案》2001年第5期：19页。
②张永慧、尚永：《赴美考察企业档案工作的启示和思考》，《档案学通讯》2000年第2期：38-39页。
③《杭州网上档案馆建设》，[2009-9-22].http://www-900.ibm.com/cn/public/case/case_18.shtml。
④余武英、傅西平、尚永：《美国企业档案发展漫笔》，《湖北档案》2001年第5期：20页。
⑤吴建华、方燕平：《档案网站信息资源及其整合概念的界定》，《档案学通讯》2009年第5期：52—55页。
⑥张永慧、尚永：《赴美考察企业档案工作的启示和思考》，《档案学通讯》2000年第2期：38-39页。
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