安岳县城市建设档案馆 四川省 资阳市 642350
摘要：各种企业工作中形成的各种形式的历史资料，如声音、图像、文字等，称为企业档案。管理性、专业性、服务性和必要性是企业档案工作的四大特点。全球经济和社会的发展离不开企业。在生产经营过程中，企业离不开技术和生产手段的支持。在市场经济条件下，大多数建设项目以招标的形式将建设权转让给建设单位，在招标过程中形成的各种文本、视频等资料对后续建设项目具有一定的指导意义，促使我们对我国建设项目建设中存在的不足进行考察。随时施工，及时更新设备和技术，促进企业持续发展。在宣传和征聘过程中，档案显得尤为重要。大力发展各类档案信息资源，实行科学管理和现代化管理，为企业和社会提供多种形式的利用，充分发挥企业和社会应有的经济效益和社会效益。
关键词：施工企业；工程项目；档案管理；难点；有效应对策
1 概述
一般来说，建筑施工企业的经营范围比较广，涉及建筑工程、土木工程、设备安装、管道建设等方面，业务类型比较多样化，涉及新建、改建、扩建、拆除等不同类型的活动。档案管理是建筑施工企业施工过程中的关键内容之一。如何做好档案管理工作，科学规范地记录企业发展过程中的成果、合同和技术，已成为提高建筑施工企业竞争力和发展能力的重要内容。主要从事建筑施工企业档案管理工作，负责内部文件、音像、会计、科技等方面的档案管理工作。下文将结合自身的工作经验和内容, 对于现阶段施工企业档案管理工作中存在的几个重点问题进行分析, 抛砖引玉提出相应的解决对策, 以期更好的提高施工企业的档案管理水平。
2现阶段施工企业档案管理工作中存在的几个重点问题
首先，现阶段企业对档案管理缺乏足够的重视。由于施工企业经营类型的限制，工程项目建设具有施工点多、工期长的特点。整个施工队伍具有较强的流动性，其档案管理的发展受到诸多因素的制约。同时，在项目管理的发展过程中，建筑施工企业缺乏科学的档案管理意识，档案管理的全过程不够清晰，档案流动不科学。在人员变动的情况下，档案资料的移交经常出现问题，给档案管理的发展带来许多困难。
二是档案管理水平有限。在项目建设过程中，涉及到的社会活动较多，整个项目档案更加复杂。工程档案管理必须保证工程档案的完整性、客观性、真实性和原始性。在实际的归档工作中，工程档案内容存在缺失、错误等问题，相关资料的填写不符合归档要求，难以实现长期保存。从长远来看，档案将逐渐被扭曲、丢失等现象，很难为项目管理提供重要的证据和依据。同时，在档案收集方面，许多建筑企业采用专家定期收集的方式。这种收集方法工作量大，在整理和保存过程中容易出现问题。这种档案收集方式比较被动，在档案增加的情况下，档案工作的效率和质量也很难得到有效保障。许多施工企业的自动化建设还存在许多不足之处，办公自动化系统的应用还不够深入，整个档案管理工作仍与整个信息系统平台分开进行。
三是备案不及时。一般来说，项目经理部应在验收后一段时间内按要求完成文件角。在档案管理的发展过程中，许多施工企业的档案归档和移交工作不够及时，滞后滞后现象更为严重。有些项目竣工后很长时间没有移交。这一问题的存在给信息资源管理带来了很大的制约，难以实现技术的总结和改进。科学地提高和提高自己的施工技术和管理能力，不利于企业的长远发展。
最后, 从业人员素质水平有限。很多企业的档案从业人员对于档案管理工作的价值没有一个明确的认识, 并且忽视档案信息的重要性。在施工企业中, 档案管理工作一般由新人来进行管理。参与管理的员工不具备足够的档案管理能力, 没有经受过专业的培训, 难以胜任档案管理工作的需求。
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2应对措施
2.1领导重视是落实工程项目档案管理的基本前提
工程项目档案管理要求施工企业有关领导高度重视和加强责任心。首先，根据项目规模，坚持高效、精简、协调、力量的原则，增设专门的项目档案管理机构，配备专门的专职档案员，保证项目档案管理工作在组织内的开展和严格掌握。从资金和宣传方面倾斜，使施工现场的项目经理积极参与。配合项目档案管理工作。第二，建设单位项目部成立后，项目业主需要加强监督指导。施工单位应明确各级责任。项目经理为项目档案管理第一责任人。项目经理为组长，总质检员、项目总工、负责项目生产的副经理为副组长，部门负责人应积极配合项目档案工作领导小组，推进各小组。顺利推进部门项目档案管理，组织召开施工文件归档例会, 商讨解决施工文档整理收集中遇到的问题;同时还需增设独立的项目竣工档案管理具体承办机构 (竣工办或档案室) , 打造由档案室带头、各部门积极配合、主动接受项目业主与监理监督的档案网络化管理体系。
2.2确保工程档案资料的真实性与有效性
在工程建设中，为了保证所产生的文件和资料的真实性和有效性，应明确规定文件的法律责任。负责人在文件上签字的，不得代为签字。确因特殊原因不能亲自签署的，由责任人出具相应的授权委托书，由受托人代表受托人签署。授权委托书和填写完毕的文件应当同时归档保存，提高档案的严密性，提高信息的法律效力。工程档案的形成和产生，如因事故造成的文字表述或数据错误，由责任人及时修改，并在修改处加盖修改人印章，使档案更加真实。
2.3加强档案管理人员业务索质的提升
对项目档案管理人员及相关技术人员进行定期培训。随着改革开放的深入和建筑业的快速发展，档案管理的特点发生了变化，对档案管理人员的专业水平和综合素质提出了更高的要求。档案管理人员不仅要有较高的业务素质、扎实的技能和服务意识，而且要有新的观念，从被动到主动，认真理解和学习国家和建筑施工企业的有关法律法规，促进其在工作中的灵活运用。在法律法规的指导下工作，提高档案管理的质量和管理水平。
2.4制定并完善档案管理相关规章制度
没有规范或标准，什么都不能完成。规章制度是确保建筑施工企业档案管理有效实施的指导方针。为数据整理、归档和管理的发展提供了法律依据。因此，需要进一步制定和实施以下规章制度：一是制定档案管理通报制度。档案管理部门每月例会将文件的收集、整理、归档、移交过程及存在的问题报告有关领导和项目监理部，对存在的问题进行协调解决。二是建立施工文件备案登记制度。施工企业各部门指定的专职和兼职档案人员，应按档案管理的要求，对已完成的文件进行分类存放，并建立台帐，减少整理、编制施工文件的工作量，促进档案的完整、准确。同时，积极督促专职档案管理人员及时做好项目档案目录的编制工作。
结束语
总之，档案信息一直是建筑施工企业发展的关键资源之一。在档案管理工作的开展过程中，要正确认识档案管理工作的不重视、档案管理水平有限、归档不及时、从业人员素质不高等问题。要切实提高企业的认识，健全档案管理制度，加强档案信息的利用，提高档案管理人员的综合素质。档案管理水平为企业的长远发展提供了优质的档案信息服务。
参考文献
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论文作者:杨娟
论文发表刊物:《工程管理前沿》2019年第04期
论文发表时间:2019/6/21
标签：档案论文; 档案管理论文; 项目论文; 管理工作论文; 企业论文; 施工企业论文; 过程中论文; 《工程管理前沿》2019年第04期论文;