现代企业物资采购的审计风险与防范，本文主要内容关键词为：现代企业论文,物资采购论文,风险论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
物资采购作为现代企业供应链的关键环节，在国内国际贸易中扮演着重要角色。物资采购为企业发展提供必要的生产资料，还能带动相关产业和供应链的发展，促进社会进步。由于物资采购涉及资金管理、供应商管理等大量主、客观因素，长期以来一直是企业贸易活动的风险高发领域之一，受到内部审计的重点关注。鉴于采购工作的重要性，现代企业物资采购的审计风险也成为一项系统性、复杂性工作，需要在企业贸易活动中常抓不懈。为此，对企业物资采购审计风险的种类、发生的环节、风险的成因及防范措施等需要加大关注力度，在采购计划、询价和选择供应商等方面，对审计风险加以研究判断，以此来确定审计内容与审计形式，有针对性地确定审计方法，最大限度防范和化解审计风险，达到“以审促管”的目的。 1.现代企业物资采购的主要风险 现代企业物资采购在企业运营成本中的地位不断上升，加之其他多种因素的影响，其风险呈现出不断扩大和深入的趋势。 1.1 内部风险 （1）合同风险。在企业贸易活动中，采购合同的订立者因多种原因，未能对合同文本进行充分考虑，或因为一些条款的说明存在歧义，出现了合同风险。比如，在一些采购合同中，违约责任被人为简化，对纠纷的处理方法和手段表述不清。这样，一旦出现问题，就可能给企业带来损失，影响企业采购的可持续性。此外，一些采购合同的订立存在不正当的情况，比如卖方通过不正当手段，给予企业采购人员好处，或者采购人员主动向卖方寻租，这些都会构成企业采购活动风险，增加企业采购审计的工作难度。 （2）验收风险。在没有得到企业允许的情况下，私自对采购的物资进行验收，或者在物资进入到仓库之前，越过合同和制度的要求，对物资数量、规格、质量、价格和单据等进行审核与验收，形成了与实际情况不相符的记录信息，由此引发一定风险。比如在物资数量上含糊其辞，在物资质量上以次充好，对物资的规格不仔细核对等。这些都会给企业物资采购的审计工作带来不必要的风险。 （3）计划风险。一些物资部门和计划管理人员由于工作意识的差异，未能对物资需求进行认真的计划和核实，使得上报的计划与实际需求不符，致使物资采购中出现与此相关的计划风险。一旦发生，物资采购的品种、数量、交货期和质量要求等，都会因与实际情况存在偏差，而影响到企业正常的生产和经营，也会因生产项目的变更带来不必要的损失，给企业物资采购的审计工作造成一定阻碍。 （4）招标和存货风险。由于企业制度的不完善或管理理念与企业实际工作的冲突，使得在物资采购招投标工作中出现直接采购、人情采购、关系采购等情况，导致应该招标的未能招标，应该进行比质比价的交给了熟人办理，在无形中增加了企业物资采购和各项经营活动的成本。由此还会引发存货不足产生的生产风险，以及物资存货过多导致的企业资金周转风险等，这些都会导致企业物资采购审计风险增加。 1.2 外部风险 （1）质量风险。如果企业物资采购管理部门疏于管理，一些物资供应商提供的物资质量无法达到企业生产的要求，导致生产出来的产品和服务质量难以达到既定的标准。这会给现代企业的生产运营带来严重损失，也会增加社会成本。比如，一些企业在原材料采购时未能对物资质量加以重视，使得企业产品的整体质量下降，严重影响了企业信誉与市场竞争力，也增加了审计风险。 （2）意外风险。由于自然环境、经济政策、价格波动等因素的影响，会造成一定的意外风险。比如由于突发的天气情况、交通运输情况等导致无法正常交货，导致企业的正常生产难以进行，影响了企业的市场信誉，这也会提高企业物资采购审计工作的难度。 （3）合同风险。这类风险既存在于企业内部，也存在于企业外部。在市场经济环境下，企业物资采购工作要严防合同诈骗给企业带来的风险。但是，在一些采购合同中，由于采购方的疏忽或者合同签订技能的欠缺，在合同之中会隐蔽着一些难以辨别的、对企业采购工作不力的条款。比如，一些卖方以虚假的合同主体身份和企业签订合同，如果发生合同纠纷就难以追诉；再如，如果未对卖方的真实身份进行核对，而卖方本身就是“空壳公司”，企业采购行为极有可能因此遭受欺骗，所需的物资难以按时得到供应，增加企业采购的审计风险。 （4）价格风险。现代企业处于动态的市场环境之中，如果不能对外部环境、内部环境进行综合分析和全面判断，就有可能受到价格波动的影响。比如，一些供应商能够借助多种力量操纵物资采购的招投标环境，通过串通和合谋，非法提高物资价格，使企业为此多付出更多采购成本。再如，一些企业所处的市场极具波动性，如果企业在价格较高的区间进行物资采购，就有可能在随后价格下跌的过程中遭受损失，增加企业物资采购审计的工作量。 2.现代企业物资采购审计风险的现状解析 越来越多的企业出于打造灵活供应链的需要，将企业的工作重心转移到物资采购和物资管理方面。但是，在多种因素影响下，一些企业在采购活动中引发了一定的审计风险，主要表现以下： 2.1 企业内部分散采购增加采购风险 一些企业为了改革创新，将物资采购的权限无下限的下放，使其用料单位能够拥有物料采购的自主权。这在一定程度上活跃了企业的层级结构，也在企业各部门之中形成了系统化体系。一些部门在物资采购过程中拥有一定的权力，缺乏与其他有关部门的协调和沟通，使得最终购买的物资与企业的实际需求不相匹配，浪费了企业的流动资金，还在很大程度上产生了物资堆压，对企业的可持续发展十分不利。 2.2 采购部门和采购人员过于分散 在一些现代企业中，物资采购部门并不统一，一些下属地方的供应站有较多，甚至会在一些特定的城市中拥有多个物资供应点。如果这些企业驻地位于上海、北京、郑州等城市，企业的规模较大，对物资采购的规模和数量有较高要求的话，这种采购部门和采购人员相对分散的做法是可取的。但是，我们发现，越来越多的企业，在物资采购方面，其员工数量已经占到了企业员工的较大比例。比如中国某能源企业的采购远远已经超过2万人。这样一来，不但会导致大量工作人员剩余和生产能力过剩，最终将企业拖入到持续亏损的状态之中。 2.3 采购职能和职责分配模糊 一些企业物资采购活动中，无论是内部工作人员，还是外部的物资供应商，都会因采购职能和职责分配的模糊，将物资采购部门与物资采购中心混淆，将物资采购管理部门与物资采购计划部门混淆，这就给企业的物资采购工作造成了一定困难。实际上，按照现代企业制度，企业的物资采购管理部门应进行统一归口管理，所有物资采购工作都应该划归物资采购的具体执行部门统一处理，而不是分散管理、多头管理。否则，如果出现了职责分配模糊的情况，极有可能导致物资采购工作延迟，影响企业的生产运营。 2.4 采购体制不完善 在企业物资采购活动中，一些企业由于环境和市场因素的影响，在物资采购方面难以获得明显优势，只能按照自身主观判断制定物资采购计划。比如，在我国的一些国有企业里，总部采购计划的执行多以命令的形式实现，对下属部门的要求较高，只能依据既定的计划完成企业的物资采购任务。这样做的结果是，在未能了解下属部门实际情况之前，制定了采购计划，最终采购过来的物资是很难达到企业的实际生产要求的。 3.现代企业物资采购审计风险的防范 在前文的分析中可知，现代企业物资采购是物资管理的源头与重要环节，但同时也是经营风险与审计风险的高发领域，这种风险甚至贯穿整个物资采购过程的始终。所以，有必要开展以风险为导向的物资采购审计工作，通过充分识别与评估审计风险，最大限度地提高审计风险的防范水平，提高企业物资采购的实际绩效。而为了实现这一点，本文认为，除了要区分集中采购和非集中采购、强化对物资采购过程的监控外，还应统一制定采购报审程序，推行灵活的定价方式等等。 3.1 区分集中采购和非集中采购 对集中采购进行审计时，首先要对经常往来的买家进行深入分析和了解，尤其要对企业的性质、诚信度和商品质量以及工作业绩等主要指标进行判断，更要对其主要货物的来源进行综合考虑；其次要按照市场行情，根据采购的数量和规模优势进行价格谈判，最大限度地降低采购成本的目的；最后，要对货物源头进行缩减，通过多种方式减少中间环节，减低采购成本。在非集中物资采购审计中，首先要消除虚增采购和虚假采购，对高档采购和“化整为零”逃避审计等行为要予以坚决打击；其次，要根据采购要求，合理制定送审金额起点，倘若审计金额起点较高，不但对审计监督不利，还会增加逃避审计的概率；而如果审计金额起点处于较低水平，又会增加送审频率，对企业的正常工作造成影响，降低审计质量；最后，要重点强化审计验收工作，对购入的物资和送审的品名、数量、质量等进行严格审查。 3.2 强化对物资采购过程的监控 现代企业需要构建物资采购的审计风险管理体制，确保采购审计风险管理能够落到实处。为此，为了最大限度的消除物资采购的审计风险，首先需要在企业内部培育良好的审计风险管理意识，使全体员工树立正确的审计风险管理观念，持续提高企业物资采购水平。其次，企业要强化对物资的需求统计和计划工作，在物资采购的询价、招标、付款等环节加强审计和监督；最后，要尽量消除采购的弄虚作假行为，确保企业的物资采购工作在合理合法的环境下进行。 3.3 统一制定采购报审程序 为了降低企业采购的审计风险，防患于未然，需要由采购部门填报送审表，并要求采购部门负责人签字确认。对于属于预算内的采购项目，还应报给分管预算的管理者签字。对于那些预算外的采购项目，可以报给分管领导确认；此外，常规物资采购应通过审计部门的初审和复审人员的审计，对企业采购的特殊物资，要根据其数量的多少、规模的大小，以及商家的资质、品种的类别等，要分门别类的登记台账，为审计工作奠定基础。而为了防止先采购后报审现象的出现，要求审计人员把审计资料整理归档，以为审计工作留下证据资料。 3.4 推行灵活的定价方式 除了要区分集中采购和非集中采购、强化对物资采购过程的监控、统一制定采购报审程序外，还应推行灵活的定价方式。比如，要以市场价为基础，通过加权平均的形式求出物资采购的均价，再按照采购量的多少，送货与否、是否需要后期服务等确定采购价格。在这一过程中，可以通过电话询价、网络报价等形式，按照物资地址、电话等信息，与卖家进行直接或者间接联系，知道底价之后，再考虑最终的定价。此外，还应对物资采购的成本进行分析后定价，以保证价格的合理性和经济性。 现代企业的生产经营活动中，物资采购工作一直备受关注，如果相关环节得不到严格控制，会直接影响企业的经济效益，还会增加社会成本、滋生腐败。所以，应在采购计划、供应商选择、采购实施以及合同签订、验收和质量管理等方面，对企业的物资采购工作进行审计和监督，并对其审计风险加以规避，以此来规范企业的物资采购行为，最大限度地降低企业的生产和经营风险。