企业改革对企业档案工作的影响及对策，本文主要内容关键词为：企业改革论文,对策论文,档案论文,工作论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
以建立与社会主义市场经济体制相适应的经营机制和现代企业制度为目标的企业改革正在对企业档案工作产生着巨大的影响。认真研究新形势、新问题，采取积极对策，进行相应改革，使企业档案工作在社会主义市场经济体制下健康发展，是我们面临的重大任务。
一、挑战和机遇
企业改革对企业档案工作提出了严峻的挑战。其主要表现：
1.现代企业制度要求“权责分明，政企分开”，企业成为法人实体和市场主体，他们不受政府行政干预，只受法律的监督、制约，在遵章守法的前提下享有充分的生产经营权和独立的经济利益。在深圳已实现了企业无上级行政主管部门。档案行政管理部门不能再沿用过去多年来习惯了的行政指令方式对其进行管理。
2.企业自主经营，自负盈亏，讲求效益，必然要精简内部机构，裁汰冗杂人员，优化劳动组合。档案机构、档案人员在一些企业被认为不在生产经营第一线，精简中首当其冲。
3.市场经济条件下，企业量大面广，类型复杂，在档案管理体制，管理方法上，再固守以往统一的模式，就难以正常运作。
挑战也是机遇。企业改革的方向是建立现代企业制度，其中一项重要内容就是“管理科学”，而企业管理的基础性工作之一就是档案管理。企业在改革、改组、改造过程中，随时都需要参考、利用、依据过去的历史材料，同时也会产生大量的记录材料，需要认真收集、整理、归档保管，以备企业发展运行中查考使用。一切明智的企业家是不会忽视这笔财富的，他们会根据实际体验，将企业档案管理视为企业自身管理的需要，自觉地把档案管理纳入企业整个目标管理之中，予以通盘考虑和规划。而许多有作为的企业档案工作人员清醒地认识到，面对挑战怨叹失落是无济于事的，在激烈的竞争中不存在同情；空喊重要是苍白无力的，谁也不会凭空予以理解和投入；听天由命是无所作为的，只会被淘汰，被挤出经济建设主战场。因此他们迅疾把握机遇，脚踏实地工作，妥善处理关系；把企业档案的形成和管理与企业改革、生产经营紧紧联系在一起，把档案法规的基本要求和档案工作达标升级的要求进行分解细化，融入企业管理的各个环节，卓有成效地服务企业改革，体现了档案工作效益，从而取得了领导的重视和投入、员工的理解和支持，使企业档案工作得到了加强。
二、不可忽视的负面影响
由于种种原因，在一部分企业中企业改革对档案工作也带来了一些负面影响。主要是在观念上一些企业片面追求经济效益，缺乏档案意识和法制观念，忽视了管理，对档案工作缺乏应有的投入。在制度上，旧的秩序被打破，新的秩序尚未建立、健全，造成企业档案工作的滑坡。具体表现为三个削弱：
1.机构削弱
有的企业档案机构被撤销，档案工作无分管领导；有的企业档案机构降格，且归口不当，管理关系不顺。如某大型企业档案处、档案馆（合一）原直属厂部管理，现撤处留馆，并降为厂生产部下属资料处的下设机构，难以对全厂各部门档案实行集中统一管理和对各部门档案工作的监督指导。
2.队伍削弱
一些企业档案人员被削减，力量单薄，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾，近乎取消。有些企业档案人员更换频繁，经常处于新手上岗的局面，因业务素质不高而难以胜任档案工作。
3.制度削弱
一些企业在改革中忽视了归档制度和档案管理利用制度的建立，造成档案管理混乱，甚至出现国有企业档案的流失。有的因未归档而散失，如一些企业出于某种考虑，在经营、交往中形成的真实材料不愿归档，而由个人收存或销毁；一些企业连最初成立公司、任命总经理的批文都不见。甚至有个别企业在进口外国大型设备时，竟将设备资料退还外方而不知归档保存，结果造成后患，且示人以愚。有的虽已归档，但随便借出，未及时追还而散失。还有的拿国家所有的档案材料私下交易牟利，损害国家和企业利益。
上述问题各地程度不同地都有存在。
三、对策和措施
面对企业改革的新形势，档案行政管理部门只有强化法制监督，实行依法行政，切实转变职能，搞好宏观管理，才能解决出现的问题，在市场经济大潮中把企业档案工作推向前进。要着重从以下几方面加以研究和改进：
（一）在管理的对象上，要明确宏观管理的范围。这个范围根据所有制性质来定，主要应包括国有企业，国有控股和参股的股份制企业，中外合营企业；根据经营方向和社会功用来定，主要应包括管理型企业，重点项目和高新技术产业的企业，对国计民生有重要影响或涉及社会公益的专业领域及支柱产业的企业。其他企业一般不直接列入管理范围。
（二）在管理的内容上，不要对企业硬行规定设立什么机构，配置几个人、几件设备，给几间房，制多少张卡片等，这些都让企业自己去计划、去安排。宏观管理主要是法规、政策管理、业务规范管理。档案行政管理部门应十分明确地抓好三件事：
1.加强档案法规制度建设和业务规范建设，解决企业档案工作有法可依的问题，走企业档案工作法制化道路。档案法规制度建设要以《档案法》为基准，建立、完善档案法规体系。除中央行政法规以外，还要有地方法规、行政规章与之配套，如地方档案条例、档案违法处罚办法等，特别要指导监督企业依法建立归档制度和档案移交进馆制度，使包括企业在内的社会各界均能以法规制度来规范档案行为。档案业务规范建设要在国家和各专业系统制发的档案业务规范指导下，制定当地的切合不同类型企业实际的执行细则，如企业档案分类细则、案卷质量标准、档案著录标引规则等，以此统一企业档案工作业务上的做法。
2.理顺企业档案管理体制，在坚持集中统一管理档案和档案工作的基本原则前提下，要允许不同企业档案管理体制形式的多样化。例如企业集团公司具备条件的可成立企业档案馆或总档案室（与档案处合一），下属企业成立分档案室；集团公司对所属企业档案工作实行监督指导，并定期接收紧密层企业的档案，从而形成众星拱月式的档案管理网络结构。也可由各企业实体自行成立档案室，集团公司接收下属企业档案目录，实行档案信息的集中管理，并对其档案业务进行监督指导。在企业实体内，可以将各类档案集中一处，实行综合管理；也可在统一领导，统一制度的前提下，将不同类型的档案分库存放，由档案室统一掌握一套完整的档案目录；有条件的还可建立档案、图书、情报信息中心，实行以档案为主体的信息一体化管理。这些不拘一格的管理形式，比较符合企业的实际情况，较能为企业所接受。但是不论何种形式的管理体制，其领导关系都应该直属企业本部或归口综合部门管理，而不应该将其设置到某个具体业务部门之下，因为这样不利于行使统一指导，监督各部门档案工作的职能。
3.以“实用、简明、规范”为指导思想，改革培训教材，改进培训方法，为企业培训合格的档案工作人员。企业改革后人员精简，企业档案工作人员一岗多职，不可能集中较长时间脱产学习；档案人员变换频繁，必须连续不断地组织培训。这就要求改变多年来以五本书为内容，以集中脱产学习为主要形式的培训方法，以适应新的情况。一些地方档案局，正是从这一需要出发，采用不脱产短期培训的方法连续对企业档案人员进行岗位培训，对通过考核合格者发给结业证。目前迫切需要对传统的专业教材进行改革，编制“实用、简明、规范”的档案专业岗位培训教程，这一教程应浓缩五本书的知识体系，融入基层档案工作的实际经验，补充档案法规、达标考核、职称评定、计算机管理技术等新的内容，以适用于包括企业在内的各方面档案人员的培训。通过培训对考核合格者发给合格证书，依法实行档案工作人员持证上岗的制度，才能确保企业档案人员的素质，胜任档案工作。
（三）在管理的手段上，要坚持依法行政，做到三个结合。即执法监督与业务指导相结合，达标考核与执法检查相结合，鼓励企业档案工作升级上水平与监督企业档案工作达到法律规定的基本要求相结合。市场经济体制下，不对企业行为加以行政干预不等于取消对企业的行政执法。相反，档案行政管理部门要充分运用三个结合的手段，依法行政，使企业档案工作在法制的轨道上健康运行。本着这一原则，深圳市档案局近年来把档案法律法规要求和业务规范要求融合在一起，制定了《深圳市机关、团体、企业事业单位档案工作考核办法》，将达标等级划分为两个层次：一是合格级标准，作为考核各单位是否履行《档案法》法定义务，是否符合国家最基本要求的准绳；二是认定档案管理水平的升级标准，分一、二、三级，呈梯次结构。首先要监督各企业单位必须通过合格级标准的考核，对达不到合格级的提出依法整改的通知。如不整改，则按违法进行处罚，并限期达标。这实际上就是在履行执法监督的职责，是以法治档的具体化。在此基础上的升级上水平，不作硬性要求，不摊派指标，而是鼓励企业自愿升级，档案局只做好指导和促进工作。这种做法为广大企业单位所接受，所以企业档案工作达标升级的申报和考评能持续健康发展。现在深圳市档案局遵照市委、市政府的要求制定了依法行政工作方案，把依法治档纳入到依法治市的轨道，并由市政府统一颁发《行政执法人员证》和《行政执法监督检查证》，有关人员即将分别持证上岗，这样更有利于对企业档案工作的法制监督。
（四）在管理的组织上，各级档案局应该专门设置法制工作机构或配备法制监督专职人员，以适应行政执法任务的需要，并与人大等法制监督机构密切配合，对企业档案工作实行强有力的法制监督。同时由于企业取消了上级行政主管部门，企业与企业之间失去了行政上的联结关系，需要有一种组织形式来加强企业档案人员之间的联络和协作，为此，一些地方打算建立区域性非官方的行业性企业档案工作者协会。有的地方则把这种形式纳入档案学会的组织开展活动，使学会成为既具有档案学术研究性质，又兼有协会性质的群众团体。学会按行业将企业档案人员组成若干会员小组。会员小组在遵守学会章程的前提下，开展学术活动，进行工作交流，代表小组成员反映建议和意见，维护企业档案人员的合法权益。档案局也可利用这种形式进行组织协调和宏观指导。
（五）在管理的方法上，应确立充分利用专业系统规章，充分发挥企业集团作用的指导思想，“分类型、定层次、有重点”地开展工作。随着市场经济的发展，企业数量剧增，企业类型也趋复杂。按所有制形式分，有国有企业、中外合资、合作企业、股份制企业、私营企业、独资企业；按企业经营方向和内容分，有管理型、生产型、商贸型、农科工贸联合型企业；按规模和效益分，有三类九级；按地理位置分，有内地、沿海、境外企业等等。面对这样一种局面，又无企业上级行政主管部门配合，单靠档案局面面俱到地管理是不可能的。因此，必须做到两个“充分”，即：充分利用各专业系统制发的档案管理规章制度和业务规范要求，进行监督指导；通过抓好对企业集团档案工作的管理，充分发挥企业集团的龙头作用。一个集团公司下属企业多达几十家、几百家，抓住龙头，通过他们去抓下属企业，就能带动整个集团企业档案工作的发展。
两个“充分”思想付诸实施就是：“分类型、定层次、有重点”地进行指导和监督。不同类型的企业各有不同的特点，档案工作的组织形式，管理体制不尽相同，要求千佛一面固守定式的思想不利于实行宏观管理，也是行不通的。国家应分别制订管理办法，实行分类指导。现在已出台的有《国有企业档案管理暂行规定》、《外商投资企业档案管理暂行规定》、《开发区档案管理暂行规定》、《工业企业档案分类试行规则》等，这些显然还不够，还要进一步制订其他类型的管理办法；有的试行已多年，应加以修订，使更切合实际，更符合科学管理的需要。从与政府宏观管理部门关系的紧密程度看，企业是分层次的，有直属企业，有若干层下属企业，如企业集团（总公司）、分公司乃至更下属的企业。对不同层次的企业，档案行政管理部门无力全部管起来，必须把管理的着力点定在第一层次上，抓住企业集团、总公司这个龙头。在不同类型的企业中应选择有代表性的重点企业，在抓集团、总公司的同时，也要选择有典型意义的下属企业，开展调查研究，进行重点指导，以取得经验，加以推广普及，达到宏观指导的目的。
（六）从实际出发，区别情况，正确处理企业档案的归宿和流向问题。
1.有些大型企业集团可以建立企业档案馆，接收所属企业的档案。是否建立企业档案馆应由企业自主决定，但不能理解为随意建馆，建得越多越好，不能把建立企业档案馆数量的多少作为衡量企业档案工作水平的标志。企业建档案馆必须具备一定的条件，符合一定的标准，必须由相应的档案行政管理部门登记备案，必须同《全国档案馆设置原则和布局方案》相一致，这样才有利于档案事业整体的发展，也有利于企业自身的利益。
2.无条件建档案馆的企业，应依法按规定向地方综合馆移交档案，这对于维护市场主体的历史真实面貌，为企业提供丰富、系统的档案信息服务，具有重要的意义。有些地方档案馆已经开始有计划、有步骤地接收企业档案进馆。
3.地方综合档案馆有条件的可开展寄存和托管档案的业务，为一部分不具备保管条件的企业提供档案保管服务。寄存主要指一些非国有企业的档案或不属接收范围的专门业务档案，因企业（包括企业化管理的事业单位，下同）无专门库房、设备，可寄存在地方综合档案馆，由企业自行管理。托管主要指一些企业对非移交范围或未到移交期的档案既无力建库房，又无足够人力管理的，可委托地方档案馆代管。据悉，有的市档案馆利用充裕的库房资源已开始试办寄存、托管业务。寄存和托管方式对于企业来说虽然都要付给档案馆适当的费用，但比起自己专设库房、设备，聘用管理人员，还是廉价得多，恰好能体现企业所追求的经济效益。对于档案局馆来说，一方面汇聚了市场主体——企业的档案信息，名副其实地成为保管各种企业档案的基地和利用企业档案研究市场经济的中心，另一方面紧固了档案部门与企业的联结，有利于对企业档案工作实行监督和指导。
当前企业档案工作面临的新问题很多，这里谈及的仅仅是有关法制监督和宏观管理的一些情况和看法。面对企业改革的新形势，把握机遇，迎接挑战，研究改革，适应改革，服务改革，加快自身改革，相信企业档案工作是会有所作为的，是能够在市场经济大潮中得到发展的。
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