人事档案管理现代化过程中存在的问题及对策
文/福建经济学校办公室 戴亚文
【摘要】 人事档案管理是人事管理工作中的重要内容，随着人事制度的不断改革，人事档案管理现代化建设的不断推进，人事管理工作面临着前所未有的机遇和挑战。目前，我国人事档案管理工作在现代化过程中还存在一系列的问题，这在一定程度上制约了人事工作的发展。文中从人事档案管理工作出现的问题入手进行分析，并具体阐述了有针对性的改善措施。
【关键词】 人事档案；管理；现代化；问题；措施
人事档案是对个人相关信息的详细记录，是人事管理工作的重要内容。人事档案的收集和整理工作对于实现人事档案的最大化利用有重要的作用和意义。只有提高管理工作的各项水平，不断挖掘人事档案的内在价值，并科学运用现代化信息科技手段，才能更好地发现人才和培养人才，从而不断推动整个组织有序发展。
一、人事档案管理中存在的问题
（一）人事档案管理水平落后。由于相关负责人对档案管理的不重视，对工作人员缺乏系统的培训，管理力量薄弱，管理手段落后造成工作人员的档案管理水平较低，工作缺少时间观念，很多档案没有及时进行分类与归档，工作人员态度不够严谨，敷衍了事，再加上其他部门配合度低，给档案管理工作增加了难度，同时造成档案资料缺失，查找资料困难的现状。并且大部分档案人员身兼数职，导致对档案整理精力不足，也给档案管理带来不良影响。
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（二）人事档案现代化水平低。随着现代化信息的快速发展，科技信息手段在档案管理工作中得到了广泛运用，但是，实体管理仍然是部分单位人事档案管理工作的重心，还存在着大量纸质档案的管理工作，工作人员对档案电子信息化建设没有得到重视导致信息化水平低，造成工作效率不高，对人事档案的利用带来负面影响。同时，档案管理硬件设施的缺乏也给工作带来了诸多不便。传统纸质档案存在很多缺点，比如不易保存、极易丢失等。人事资料的记录、复印、扫描有难度，各种资料不能常年有效保存。
（一）对人事档案重要性进行普及工作。单位领导要重视人事档案管理工作，提高对档案管理认识程度，将其作为重要的工作环节。在实际管理工作中，要安排专职的人员管理档案并定期询问档案的管理情况和人事调动问题，根据工作中遇到的实际问题制定相关解决方案，部署近期的人事档案规划工作。其他各部门要积极配合人事部门做好资料的收集和及时上交工作。同时单位应该加大对人事档案管理工作的资金和人员投入，提高全体员工对人事档案工作重要性的认知，从而积极配合各项工作的落实。定期开展档案管理规范的培训，提高员工对档案管理的重视程度，保证有用的人事档案信息及时提交给档案管理部门进行录入，这样才能保证信息的一致性。
二、解决问题的相关措施
（三）人事档案管理人员操作水平低。近年来，许多单位引进了数字化信息办公系统，但是工作人员缺乏信息技术操作能力，不会运用现代化信息手段整理资料，硬件设施没有得到有效利用，致使档案管理工作困难重重。新的入职人员未经专业培训就上岗，操作业务不够熟练；老员工缺乏管理能力，导致档案管理工作整体质量低下。
（二）提高人事档案管理制度的专业化水平。人事档案管理工作与其它工作从工作性质上来说存在着很大差别，工作相对枯燥，工作人员极易出现消极心态。而人事档案管理工作要求精益求精、严谨负责，缺少完善的制度就会存在管理漏洞。因此工作人员应完善人事档案管理制度，在入职初期就对档案管理人员进行档案管理的专业性培训，保证员工明确档案管理的标准和规范，做到及时性、准确性、有效性、分类管理。完善档案管理的监督机制，设立监督部门，对没有及时有效进行归档，没有分类归档，或者是丢失损坏档案的工作人员进行追责和再次培训。建立人事档案管理评价标准，监督小组根据要求进行打分，设立奖惩机制，奖励尽职尽责和有创新能力的工作人员，对不负责任，不遵守制度要求的工作人员进行追责，调动工作人员的积极性，并使他们自觉完善每项工作细节。同时，利用计算机信息系统对档案进行录入和材料的收集，录入过程中要注重信息的真实有效性。
（三）构建先进的档案管理信息系统。人事档案管理随着现代化的不断发展，对信息系统的构建提出了更高要求。首先，信息数据库要为人事部门保存职工完善的基本信息。其次，档案目录的建设要成为查询人员方便进入信息系统的专业入口，因此要更符合人事工作的查询习惯。单位领导要下发工作指示，让各部门积极配合档案的录入工作，提供电子档案整理模板，共同建设现代化信息数据库。再次，利用数字化手段将重要的材料及时保存，例如个人著作、学术论文、科研成果、技能证书可以进行影印备份；对员工的突出贡献和工作成绩及时登记在册，保证在后期进行人事调动或者嘉奖时有所依据。人事档案信息系统需要专业的管理人员进行每天维护和更新，确保各项信息的有效利用率。
三、结束语
总而言之，推动人事档案信息化进程，提高人事档案工作的效率和档案的利用率，在实际的人事工作中发挥着举足轻重的作用。相关负责人要全面认识到目前人事档案管理存在的问题，建立有效的监管机制，完善档案管理制度，对工作人员进行思想和业务能力培训，才能使人事管理工作更好地服务于各项工作，保证人事信息的高效利用，从而提高整体工作效率。
【参考文献】
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