关键词：EPC；文件资料；收集归档；问题；措施
1工程项目档案的价值和重要性
EPC总承包工程项目档案过程文件是指在工程项目的“设计、采购、施工、试运行及竣工验收”等活动中产生的满足工程设计与建设管理需要，对进度、质量、安全及投资等进行控制的所有依据性、追溯性的输入、输出性的文件材料。
项目档案既有档案的一般性，也就是作为基础的原历史数据，可以进行回顾性分析的证据。也有自己的特殊性，即物理操作的技术基础，如使用，维护，管理，重建和扩建中的建设原则和设计，技术建筑资质等，这是项目管理过程的重要组成部分。科学有效的档案管理对建设项目的成功至关重要，它可以作为建设项目的基础。档案在工程建设过程中直接生成，这是数据的完整再现，这也是第一手参考资料，可供将来参考。它客观地记录了建筑项目的历史，是最可靠的证书。另一方面，它保留了最准确的历史痕迹：例如，一些材料是手写的个人手稿，其他手写指令和项目经理或相关人员的签名，一些材料是照片，视频和录音等等，这是该文件值得信赖的最有说服力的证明。
2EPC项目文件资料涵盖的主要内容
EPC项目是交钥匙工程，从招、投标开始，中标、设计、采购、施工、试车、竣工环节多，每个实施环节形成的文件资料，按管理要素和文件功能，可归纳为以下内容：
1）合同管理文件，包括总包合同、分包合同，分包方案，设备采购合同，检测、试验合同，合同变更文件以及合同管理报告，合同执行文件（含工程进度款申请、拨付款、工作量签证、索赔）等相关资料。
2）项目基础资料，包括勘察报告、记录，地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位，业主情况，业主提供的信息和资料，项目基础数据，项目选址意见书及其报批文件，环境预测、调查报告等相关资料。
3）项目综合管理文件，包括项目管理目标责任书、管理与实施计划、审计报告、项目过程中形成的会议纪要、项目进度管理文件、项目风险管理文件（含风险评估报告、风险应急工作流程与其控制及总结等）、项目收尾管理文件（含项目总结、项目大事记，项目同期产生的如业主反馈、回访等）、其他表单信函（含日报、周报、月报，安全质量整改通知单、联系单，参建单位之间来往信函等）。
4）设计管理文件，包括项目建议书及报批文件,可行性研究报告及其评估、报批文件,初步设计说明书、附图及其报批文件,施工图、设计评价、鉴定及审批、审批意见，图纸会审记录，设计交底记录，设计变更单，工程设计项重大事故、事件调查处理报告等。
5）采购管理文件，包括项目请购文件(设计部门提供的请购单、技术规格说明书数据表和附图等)，设备采购招标或询价文件，招（议）标评审文件，设备的相关变更通知单，设备技术文件，设备及其备品、备件移交清单，固定资产(设备部分)清单等。
6）施工管理文件,包括施工技术准备文件，施工现场准备文件，地基处理、工程图纸变更记录，施工组织设计，施工方案，工程洽商记录，施工材料、预制构件质量证明文件及复试试验报告，施工试验记录，隐蔽工程检查记录，检验批，施工变更，工程质量事故处理记录，事故分析报告、会议纪要，工程质量事故整改措施及报审、整改记录，工程质量事故整改验收记录及申请报告、整改总结，工程质量检验记录等。
7）培训考核文件：安全、质量培训记录，考试成绩单，班前喊话活动记录，工程质量、安全检查考核记录，下处罚单等。
3EPC项目文件资料收集归档的现状分析
EPC项目文件资料产生于勘察、设计、采购、施工、试运行（竣工验收）等全过程中。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆由于该文件资料存在收集周期长、涉及部门多、管理流程多、形成格式多、流转接口多等问题。
1）文件资料内容不完整或缺失。因为工程总承包项目一般工期较长，形成文件的内容多，数量大，时间跨度长，涉及人员、部门多，项目管理人员只重视结论性文件资料收集的管理，疏忽过程性文件的管控，很容易出现文件资料不完整、缺失现象。
2）文件编制表述不清楚。EPC项目有分散、分布广、点多面广、流动性强的特点，在勘察、设计、采购、施工、试运行（竣工验收）不同阶段形成的文件资料，内容和信息会有所差别。但在文件编制过程中，存在编制的结构不明确，没有按类别组卷，文件表述模糊或不清晰等问题。
3）版本号不明确。项目实施运行中,资料、图纸出现了变更和升版，由于管理不到位,归档版本更换不及时，导致版本混淆，变更版本号不明确，给使用带来不便。
4）文件资料有代签或签署不全的现象。施工现场人员流动比较大，在文件需要签署时，相关人员往往不能及时赶到现场，为了完成文件资料的编制，常常出现代签字或签署不全的现象。
5）注重纸质文件的收集，忽略电子文件。EPC项目在施工过程以纸质文件为主，但随着现代技术的进步，文件形成介质逐步发生了变化，但很多项目管理人员管理过程中观念没有及时转变，对电子文件的凭证性和法律性有异议。因此，在收集过程中只注重传统的纸质文件收集，而忽略电子介质文件。
6）档案归档责任意识不够，归档不及时。往往简单以EPC项目工期完成为目的来开展文档管理工作，出现了文档管理与项目管理之间不流畅、不同步，甚至脱节以及应付式的收集归档现象。有些项目完成后，相关资料仍未及时归档。
4EPC项目文件资料收集归档的改进措施
1）设立岗位责任机制，增强责任意识。在项目立项之时，项目部应根据项目规模、特点与工作需要，设置专职或兼职项目文档资料管理和控制岗位，应根据合同和工程总承包有关规定，确定项目统一的文档资料结构、分类和编码规则。将文件收集归档工作纳入项目管理计划中，纳入管理制度中，纳入管理职责中。文件的鉴定、检测和整理的各个环节，应有统一规定，包含载体、质量、规格和格式等，以达到事半功倍的效果。
2）规范各个环节控制，完善流程。在投标之初，就应有计划有意识地把投标有关文件保留，投标完成后，在立项之初就做好策划，梳理过程中文件形成的流程，使合同管理、基础资料、综合管理、设计管理、采购管理、费用控制、施工管理、开车管理、项目来往信函、竣工管理等管理环节的文件资料处于受控状态，确保内容的原始、准确、齐全和规范。确定各环节文件资料的责任人，规范档案信息资料的收集、整理方法和过程。控制好资料信息质量，保证准确性和完整性，并按规定编号整理。同时，并注重对各个环节产生的电子文件的收集，明确电子档案延续、扩展了纸质档案的保存价值，便于以后项目查询和利用参考。
3）加强学习培训实践，提升文档资料质量。凡是涉及文件收集归档的管理人员，在具有项目管理的专业知识和经验基础上，都有必要进行档案相关专业培训，提高档案专业技能。对于项目管理人员来讲，每个EPC项目的文件资料收集归档过程都是一个学习、培训的过程，通过理论学习和项目中的实践操作，和沟通协调，可大幅提升管理人员的综合素质，使其在项目精细化管理中扮演重要角色，参与到工程总承包项目建设管理的文件控制和指导督促工作中，进而提升项目文档的归档质量和效率。
结束语
EPC工程总承包项目文件资料是项目实施过程的真实记载，内容多、数量大、格式多、种类杂。如何管理好EPC项目文件资料，是总承包单位项目管理人员面临的一项重要课题。本文针对EPC项目文件资料现状和存在的问题进行了分析，总结了总承包项目文件资料的特性，归纳了收集归档的主要内容，对文件资料收集归档工作提出建议和有效措施。
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论文作者:谢朋楠
论文发表刊物:《建筑实践》2020年1月1期
论文发表时间:2020/5/7