唐山市城市建设档案馆 河北唐山 063000
摘要：城市建设的档案管理是城市整体规范管理中的重要一环。建设档案真實记录了一个城市在建设中全部信息，从开始到正式建设再到完成，具有真实性、客观性及权威性。建设档案不仅为城市建设各个方面提供重要依据，同时也为城市建设提供有益的参考。文章就城市建设档案管理信息系统展开分析和探讨，希望可以促进城市建设档案管理工作的进步。
关键词：城市建设；档案管理；信息系统；实践
引言
城市化进程的加快，城市建设工作的地位越来越明显，伴随着信息量的逐渐增多，档案管理工作的任务随之加重，传统的城市建设档案管理工作耗费了大量的人力物力及财力，已经无法适应当代社会的高效需求。信息化技术的发展，让城市建设档案管理信息系统被广泛应用，有效的提升了任务效率，简化了作业流程，不需要经过复杂的人工操作就能实现材料的审批，使得系统使用人员能够快速准确的检索到某个地块的规划审批情况，反映出审批时效性，大大提高了档案管理运作效率。
1建设城市建设档案管理信息系统必须遵循的原则
城市档案管理过程中会产生大量信息，这些繁杂的信息为工作人员管理带来了较大困难，降低了档案管理效率，按照科学的规则进行档案管理可以提高档案管理质量。城市档案是城市建设详细信息的记录，是国家机密文件，这些信息对我国城市的地形地貌、城市建设、建筑详细参数等信息进行了详细记录，一旦这些信息被窃取，将会带来不必要的麻烦和损失，甚至给过国家安全带来威胁。在城市档案信息化管理过程中需要遵守一定的标准，科学地进行档案信息管理，提高档案信息化建设中的技术能力。在进行档案信息化建设过程中，会出现各种各样的问题，档案管理软件应用率、系统对音频视频档案的识别性能。为了提高档案管理效率，工作人员需要按照档案管理的工作规程进行操作。
2城市建设档案自身发展的特点
2.1内容广泛、类型繁多
城市建设档案从其自身的范围上看，它包含了规划前期的整个准备过程中产生的文件材料，包括相关规划项目的调查与研究、现场的查看、规划的编制、规划用地的用地许可证书、规划建设时需要的建设许可证、选址意见书等；在规划过程中又包含了规划编制的具体实施、工程整体建设是否真正竣工、竣工的工程是否符合之前的规划编制等。城市建设档案的具体内容需要包括文字材料、“两证一书”、在实施的过程中需要形成的蓝图或者是彩图、文书性质的资料、建设档案的专业内容等。
2.2归档内容联系紧密
城市的规划项目在形成时，尽管不同的阶段的各类材料有着很大的区别，但是它们之间的内在联系仍然是相互配套的。
例如：城市建设项目的前期总体规划、施工期的总体规划、后期的总体规划，这几点反应了城市建设的各个阶段的整体全貌，切不可将其分割。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆而且任何一个规划项目，无论是在哪一年申请办理的“两证一书”，在名称、地点、范围、面积的方面要保证统一，并且要按照独立的年度进行编号，保证资料的质量，从而更好的为未来的管理打下基础。
3城市建设档案管理信息系统的功能
3.1GIS技术的应用
为了更好的实现城市建设档案管理信息系统资料的空间定位功能，GIS技术的运用可以确保数据内容及空间上的一致性，因此也实现了完整统一。采用GIS技术，可以实现城市建设档案图形数据的密集分布，对于空间定位及空间查询具有积极作用。另外，城市建设档案管理的地理信息及自动化系统构成的一体化体系，有效的提升了办公效率，对于决策功能起到了良好的辅助作用，及时减轻了档案管理人员的工作压力。
3.2Workflow技术的应用
为了确保在城市建设档案管理工作中实现业务办理的灵活性，并且有效的进行权限管理及可视化流程操作等多种功能，除了采用GIS技术之外，还应该搭配Workflow技术，此项技术的应用主要是依靠计算机技术，按照预先预定好的规则实现自动传递文件及信息资料，根据此过程完成某项业务目标。城市建设档案管理信息系统体现出信息一体化的特点，能够打造出高效、快捷的档案管理模式，体现出未来发展的新趋势。
3.3电子档案登记管理
城市化发展的进程中，城市建设档案管理信息系统的建立与完善成为当前最具代表性的时代产物。此项系统的建立基本上实现电子档案的登记功能，并且可以实现实时更新及浏览多样格式的电子档案文件，其中涵盖了各种各样的矢量文件，例如AutoCAD中的DWG及DXF等类型，还有多种常用的栅格文件，例如GRID图像文件及JPG图像文件等等。在某种程度上，有效的解除了因为文件格式不当所造成的困扰。
4城市建设档案管理信息系统的实际应用
4.1实现了全国范围内的档案垂直管理
城市建设档案管理信息系统的建立方便了档案的实际应用，特别是在全国范围内，档案信息系统的及时有效性提供了巨大便利。不仅能够提升城市建设档案管理的基本水平及日常效率，还能够充分发挥出城市建设过程中的积极作用。结合目前全国范围内的城市建设档案管理现状分析，此项系统的应用使得档案信息在全国范围内实现了调用查询，方便了全国上下各级各类城市建设档案的垂直管理，从而满足了城市建设建设档案的共享机制需求。
4.2为政府决策提供了重要依据
在国家范围内，政府作出的城市建设及城市建设决策都无法与城市建设档案的信息资料相背离，因此在政府的明智决策中，城市建设档案资料起到了良好的辅助作用。城市建设档案资料的有关信息数据，如果提供不及时、不准确、不完整，都会为政府决策带来不便，甚至会造成政府决策工作上的重大失误，以至于在城市建设工程的真正施工过程中出现重大纰漏。因此，城市建设档案管理信息系统的建立与应用，可以实现大储量的档案资料储备，并且帮助政府提供正确决策，同时又能给予详尽、准确的数据资料参考，对开展后续工作具有极大帮助。
4.3便于工作人员快速查询并统计
传统的城市建设档案管理方式逐步改进，在充分结合信息化技术手段的今天，与高效率的要求逐渐适应，使得城市建设档案管理信息系统的建立有了深远意义。城市建设档案管理信息系统在某种程度上有效的实现了数据的准确录入、存储及更新调用，由此方便了档案管理人员的快速查询、检索及数据统计。在此过程中，城市建设档案管理信息系统充分利用互联网的优势资源来进行最新动态的信息资料发布，有效的传播了档案资料在整个社会中的大范围开发及运用，并且满足了当前国家在城市建设档案行业中的投入获取到的间接经济效益。
结语
在信息化发展的今天，城市化进程的不断加快使得城市建设档案的数量逐年增多，与之相适应的应该是有效管理模式的构建与完善。城市建设档案管理信息系统是档案管理行业中不可缺少的重要部分，因此更是工作任务的重中之重。为了保证城市建设档案管理信息系统的建立符合时代的发展要求，适应当前快节奏、高效率的社会趋势，城市建设档案管理信息系统的研发及应用需要充分发挥出现实意义。
参考文献：
[１]王磊，宋小冬.城市建设管理目标信息的确定[J].智能建筑与城市信息，2012，02：107-112.
[２]牛强，宋小冬.基于元数据的城市建设信息管理新方法探索——走向规划信息的全面管理[J].城市建设学刊，2012，02：39-46.
论文作者:刘彩静
论文发表刊物:《防护工程》2017年第13期
论文发表时间:2017/11/10
标签：城市建设论文; 档案论文; 管理信息系统论文; 档案管理论文; 信息论文; 城市论文; 过程中论文; 《防护工程》2017年第13期论文;