关于建立被审计单位资料库的几点思考,本文主要内容关键词为:资料库论文,几点思考论文,单位论文,此文献不代表本站观点,内容供学术参考,文章仅供参考阅读下载。
关于被审计单位资料库的功能和构成
建立被审计单位资料库的目的是为了
让审计人员对被审计单位的经济运行情况
进行分析。因此,被审计单位资料库既要能
把审计人员采集的被审计单位信息资料有
效地存储起来,又要为审计人员对经济运
行情况进行综合分析提供便捷的服务。
所以,被审计单位资料库应当具有数据
存取功能,数据增、删、改、查功能,以及
数据的下载、打印功能。这些功能将为数据
的存储、分析与使用提供一个平台。
为了实现信息整合、信息共享、信息
利用的目标,充分利用计算机的网络技
术和数据查询、挖掘技术,可在网络办公
平台上搭建被审计单位资料库;对关系
型数据采用关系型数据库管理系统进行
存储和管理,对非关系型数据采用传统
的文件管理方式进行存储和管理;对采
集的被审计单位信息资料,可分科室、年
度、行业和单位进行管理,并设立基本信
息、财务信息、业务信息、审计信息四个
模块,分别存储和管理被审计单位相关
的基础信息、财务决算报表数据、会计核
算数据、各种业务数据、内控制度以及外
部审计信息等。
这样的构成使被审计单位资料库具
有了两个功能:一是能将审计人员采集
的被审计单位的各种信息和数据,方便、
灵活地进行分类存储和管理,并提供了
比较强大的查询和维护手段;二是可以
让审计人员方便地按需求定制查询方
法,对所需数据进行查询,并通过定制分
析模型,可以对采集到的海量数据进行
深层次挖掘分析,为高质量、高效率地分
析提供基础。
关于采集被审计单位信息数据的主
被审计单位资料库为信息数据分析工作提供了一个工作平台,这个平台要
发挥作用,还必须从审计管辖单位获取
数据,然后在这个平台(或者在其他审计
分析工作平台)上进行加工处理,生产出“全面分析被审计单位信息资料,掌握经
济运行的关节点和薄弱环节,确定审计
重点,为制定审计项目计划提供依据”的
产品。因此,被审计单位信息资料采集工
作是建立被审计单位资料的前提。
但面对被审计单位繁杂的信息资
料,哪些才是对我们有用的呢?我们对此
进行了认真的研究和分析。
从被审计单位资料库系统存储的数
据应该发挥的作用角度看,我们所需要
的数据信息有两类,一类是为掌握整体
经济运行状况服务的数据信息;另一类
是为掌握个体经济运行情况的信息数据。
1.为掌握整体经济运行状况服务的
信息数据,应该主要包括全辖区所属单
位决算报表数据,包括部门决算报表、企
业决算报表、基本建设决算报表、财政总
决算报表等。这些数据的采集最好是从
两个渠道获得:一是从财政部门获得,这
样获得的数据比较集中、也比较完整;二
是从审计管辖单位获得,这样获得的数
据有助于佐证从财政局获得的数据,但
存在着不集中、不完整的可能性。
2.为掌握个体经济运行情况的信息
数据,我们可以从审计作业程序上找到
线索。根据审计作业规程,我们要在审计
准备阶段了解审计被审计单位的下列基
本情况:经济性质、管理体制、机构设置、
人员编制情况;财政、财务隶属关系或者
国有资产监督管理关系;职责范围或者
经营范围;财务会计机构及其工作情况;
相关的内部控制及其执行情况;重大会
计政策选用及变动情况;以往接受审计情况;其他需要了解的情况。
同时,我们还应当收集与审计项目
有关的下列资料:法律、法规、规章和政
策;企业法人营业执照复印件、行政事业
单位法人代码证书复印件;银行账户、会
计报表及其他有关会计资料;重要的会
议记录和有关文件;审计档案资料;电子
数据、数据结构文档;其他需要收集的资
料。这些基本情况或资料是我们开展实
施审计必不可少的数据,都应该采集并
存储到被审计单位资料库系统中。但考
虑到资料库系统存储的数据应避免冗余
的要求,我们对这些被审计单位的基本
情况和资料应进行一些筛选、归类或者
归纳起来,采集被审计单位的信息
数据应该包括以下十个方面:被审计单
位(指依法属于审计机关审计监督对象
的一级、二级、三级或更低级别的单位)
决算报表数据;被审计单位内部的机构
设置及各部门的职责、人员分工等(包括
财会部门);重大会计政策选用及变动情
况;企业(企业化管理的事业单位)法人
营业执照复印件、行政事业单位法人代
码证书复印件;审计管辖单位的年度(季
度、月)财务会计报表(会计报表、会计报
表附注和财务情况说明书);与审计目标
相关的电子业务数据、会计核算数据
等。被审计单位所使用的核算软件(有条
件的情况下);被审计单位内部控制制度
的制定情况及制度材料;根据被审计单
位接受社会审计机构的审计情况和审计
档案资料(包括电子和纸质资料);审计
管辖单位内部审计机构的审计情况和审
计档案资料;其他需要了解的情况和收
集的资料。