摘要:随着我国信息化高速发展，各部门对档案管理工作的要求越来越高。面对新的挑战，怎样使基层单位档案工作规范化及标准化，是当前档案工作的首要任务。本文通过论述基层单位的档案收集事项和要求，提出相关策略，提高档案管理效率，使之更好地为各项工作服务。
1.基层单位档案收集事项
1.1 档案审定
对各类档案进行审定，登记档案所缺材料，比如档案中所缺的学历学位材料、评聘技术职务材料等
1.2 材料收集。
收集档案所确少的材料，可通过电话方式通知相关人对材料重补。
档案资料室对接收的文件资料，必须进行外观质量和数量检查，如果发现问题应及时通知寄发单位补发。密级文件资料的接收，要严格遵守保密规定，并妥善保存，认真执行密级文件资料的借阅规定。
1.3分发档案散材料
根据档案的姓氏将收集的散材料批量分发，按照单位和姓名将本人材料全部归类装入档案袋。当出现相同姓名的档案时，如（李明和李铭）。应当对所在单位及出生日期进行核对，确保本人和材料一致。
1.4 档案整理
首先将分发好散材料的档案进行分类整理，档案主体大概分为十类。分别为：履历材料、自传材料、审计材料、学历学位材料、政审材料、党团组织的有关材料、表彰奖励材料、涉法违纪材料、招录聘用材料、健康体查和处理事故材料等。
其次是将材料进行排序，可根据材料形成的时间，把每一类别的材料按先后顺序进行排列，通过编写顺序号和类号将材料固定下来。还可根据材料的内在的联系进行排列。如入学通知书、上级的批复、毕业登记表及学习成绩表等。
1.5 档案编目
在A4纸右上角粘贴类号。档案整理好后，目录按“类号”及 “材料的形成时间”制成电子版档案目录。档案材料根据时间排列顺序，并逐项逐份进行编目。每类之前用粘贴好的类号纸进行隔页，做到类号和名称清楚。 “序号”的填写用阿拉伯数字，“类号”用汉子“一”...“十”。
1.6 档案装订
制成电子版目录后，统一装盒，在装订过程中要注意标准线，以保持档案装订的美观整齐。
1.7 信息标签展示
信息标签包含档案姓氏的籍贯、姓名和排序号，并付有一张本人照片，以便提取查阅档案。
2.基层单位档案收集的要求
随着档案管理体系不断完善，我国越来越重视档案的管理工作，对基层单位的档案收集要求做了明确规定，使档案的收集更科学。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆具体要求如下：
2.1 强化硬件建设，建立具有现代化标准的档案室
加强档案硬件建设是基层单位的档案管理水平不可缺少的保障，基层单位应努力改变用一间办公室存放各种档案的错误认识。档案室要有安全足够的空间场所。按照档案室“十防”的标准，现代档案室要有独立安全的空间。要配有专用档案密集架，虽然专用档案密集架的投入成本较大，但具有很多优点，可以高效地取用档案资料，且具有防尘、防火、防盗等特点，可以大大提高档案的保管条件。档案室要配备电脑、温度湿度检测器、空调机、灭火器及打印机等，有条件的还可以配备其他一些设备设施。
2.2完善档案管理体制
一方面，基层单位要建立起档案资料的收集整理、保存保管、移交、保密、安全保护、借阅、立卷归档、销毁等各项基础性制度。建立这些制度后，在日常工作中要严格遵守执行，档案工作人员要有严谨细致的工作态度。
另一方面，要建立档案工作的责任考核、奖励惩罚和档案的日常监督检查机制，使基层单位档案资料能及时收集并整理归档，提高档案工作人员的积极性。此外还需制定档案管理人员和相关部门的工作职责，建立责任制度，做到用制度管人管事。
2.3 重视信息化建设，利用信息技术是基层单位档案收集的要求
利用计算机实现档案收集规范化，是提高工作效率的重要手段。随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案工作人员的要求也越来越高，已经不能只局限于古老的收集、整理、归档中 ，它需要档案工作者不仅要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐。因此，档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段来管理档案。要实现档案信息化建设需要做到以下几点，第一，大力加强基层单位办公信息化系统建设，在保存纸质档案的同时，要备份电子档案。第二，要完善档案管理信息系统，应用信息系统及时对档案整理归档，并进行总体规划，有效整理各类资源，达到信息资源的共享。第三，加强档案管理软件建设。在开发档案管理软件的同时，制定一些针对基层单位工作需求的管理软件，使软件发挥更大更好的作用。
2.4 通过培训，提高基层档案人员素质
在基层单位档案收集的要求中，要抓好以下几方面：第一，要培养档案业务员严谨敬业的工作态度。档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁 ,因此 ,企业档案管理人员除了要掌握归档的基本知识外 ,还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识 ,从而保证企业档案管理水平的提高。档案工作千头万绪，工作琐碎与细致的特点决定了工作人员必须有默默无闻的奉献精神和严谨的工作态度。第二，要培养独立思考的习惯。档案工作者要熟练掌握业务工作的各个步骤及环节，掌握各种载体档案与各门类档案的管理方法，善于创新，敢于向传统观念挑战。第三，要培养求实的科学精神。严谨的工作作风 ，是基层档案管理人员必不可少的素质之一。在实际工作中，必须始终保持政治、学术上的严肃负责态度 ，对每卷档案 ，从整体到细微 ，都要尊重科学，尊重客观 ，做到精益求精 ，严谨务实，一丝不苟。档案工作者要准确把握档案信息，确保档案资料的真实性，有效地开展档案工作。
3. 总结
随社会经济的高速发展，基层单位档案的收集事项和要求也有了非常大的变化，部分档案管理员仍沿用过去的方法，无法适应当前基层单位档案收集工作的实际需求，也给档案管理工作提出了新的挑战。本文结合实际研究，分别阐述了基层单位档案收集的事项与要求，使档案工作规范化与标准化，为档案工作指明方向。
参考文献：
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[2] 乐利珍.浅谈基层单位档案管理的现状及对策[J];科技风，2008.
[3] 刘萌.文书与档案管理[M];电子工业出版社，2010.
论文作者:井勃
论文发表刊物:《基层建设》2017年4期
论文发表时间:2017/5/23
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