【摘 要】随着我国档案信息化建设的逐步推进，建立以计算机技术为主要手段的档案管理信息系统，已经成为各级各类档案管理部门提高自身素质、实现发展目标的战略措施。但是，多年来系统开发建设的大量事实告诉我们，档案管理信息系统建设的道路坎坷，许多已建系统带来的效益远远不及预先的承诺与期望，系统建设中耗资巨大、效益难望，或半途而废、或使建设单位背上沉重包袱的情况时有发生。因此，档案管理信息系统建设必须要探讨注意的问题。
【关键词】档案；管理；信息系统；建设；问题
引言
系统维护工作在整个系统生命周期中常常被忽视，人们往往热衷于系统的开发，开发工作完成后，开发队伍解散或撤走，系统开始运行后没有配置适当的系统维护人员。这样，一旦系统发生问题或环境发生变化，最终用户无从下手，这是为什么有些信息系统在运行环境中长期与旧系统并行运行不能转换，甚至最后被废弃的原因。随着信息系统应用的不断深入，以及使用寿命的日益延长，系统维护的工作量将越来越大。
1档案管理信息系统建设的意义
1.1实现档案管理的自动化以及存储的信息化转变
1.1.1 统计的自动化。由于计算机具有快速、准确的运算能力，在进行对档案的数量统计工作中，可以较为明显的提高工作效率。还可以进行分类别的数量统计管理，例如专题类型的数据统计、年、月、日类型数据统计或是所属作者类型的数据统计，都能够进行准确、高效的计算，对档案的登记与管理工作中起到了关键作用。
1.1.2检索的自动化。档案管理信息系统的建立能够实现高效、 快速、 准确的检索工作，与传统的手工检索管理相比，拥有更加明显的优势。 并且可在检索的过程中，缩小检索档案目标，并且可依照检索流程进行逻辑重组，从而准确的锁定要寻找的档案，并在最大限度内将档案还原，操作简单方便，并且满足档案管理工作的各项需求。
1.1.3编目整理自动化。传统的档案整理中往往会出现档案排序杂乱无章，类型分类不准确，编目工作无头绪。编目工作作为档案管理中的管理基础，是有效进行档案管理的必要条件。因此实现编目整理的自动化，是档案管理信息系统建立的优化目的之一。
1.2实现档案管理的方便、快捷，节省人力、物力
档案管理信息系统就是将档案进行分期、分段、分区、分类的管理，把现代化的信息技术作为管理中的主导力量，实现新形势下的档案管理系统的建设。由于当今社会的不断发展，各领域也面临着改革的挑战和考验，对此，档案管理更应该结合企业实际的发展方向，以方便、快捷为主要的管理方式，以节省人力、物力为主要的管理目标。 运用现代化信息技术，来提高档案管理的工作效率，扩大信息系统平台，促进档案管理系统的整体优化。
2档案管理信息系统建设中存在的问题
2.1档案资源多且杂
在新时代的背景下，国家更加重视精神文明建设，因此加大了对档案管理的投资力度，使得档案管理的资源不断增多。同事，随着信息化技术的不断发展，当代档案管理已经基本成了数字化档案管理，并且在不同部门之间逐步实现了档案资源共享。这就更进一步扩大了档案管理的资源数量，导致查阅者在进入档案管理后容易产生选择恐惧症，面对大量的档案信息难以做出良好的选择。同时，在大量的资源面前，查阅者也很难根据自己的真实需要进行选择，通常会在面对多种选择时做出无奈的选择，最终导致其他资源被浪费。
2.2检索方式单一、落时，需要到档案管理电脑和现场检索
目前，我国档案管理在进行内部数据信息整合的过程中，都还在使用者相对比较原始的数字整合方式。这样的信息整合过程缺乏有机的操作和整理，在这个过程中，难以将档案管理中的数字资源结构信息进行有效的统一，为我们提供有效的查询和阅读路径。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆同时，其提供的信息不是动态更新的，涉及到的实时信息系统相对较少，没有充分发挥信息系统的动态化优势。除此之外，我国档案管理的整合系统各异，系统间没有统一的正和标准，直接影响着未来的资源共享，也背离了信息系统整合的目的。
2.3系统测试工作流于形式
大多数档案管理系统，特别是与软件开发公司联合开发建设的系统，由于用户缺乏系统开发工作常识，开发单位急于报成果，开发公司刻意缩短开发时间降低开发成本等原因，致使系统测试得不到充分进行，有的甚至流于形式。造成开发人员撤走后，系统运行过程中缺点、毛病百出，许多功能无法实现。因此，不要以为程序设计完成后系统开发工作就已经完成了，其实大量而艰巨的系统测试工作才刚刚开始。系统测试是信息管理系统开发周期中一个十分重要而漫长的阶段，其重要性体现在它是保证系统质量与可靠性的最后关口，是对整个系统开发过程包括系统分析、系统设计和系统实现目标的最终审查。尽管在系统开发周期的各个阶段均采取了严格的技术审查，希望尽早发现问题予以修正，但依然难免遗留下差错，如果没有在投入运行前的系统测试阶段被发现并及时纠正，问题迟早会在运行中暴露出来，到那时要纠正错误将会付出更大的代价，甚至会造成不堪设想的后果。之所以说系统测试是一个漫长的过程，是因为测试阶段占用的时间、花费的人力和成本占软件开发的很大比例。统计表明，开发较大规模系统，系统测试的工作量约占整个软件开发工作量的40-50%。而对于一些特别重要甚至人命关天的大型系统，测试的工作量和成本更大，甚至超过系统开发其他各阶段总和的若干倍。
3. 如何实现档案管理信息系统建设
3.1 提升档案资源共享范围
在信息化时代，随着互联网技术的发展，各个档案管理实现通借通还，一方面实现资源共享，一方面方便人员。在这样的背景下，可以充分利用好互联网技术信息共享的优势，有效的保证了档案管理的信息资源的最大开发利用。
3.2 Internet 网络检索的应用
随着信息科学技术的进一步发展，为了有效的解决档案管理检索方式单一的问题，可以充分利用计算机的信息检索能力，提升信息检索速度，帮助查阅者在进行借阅档案信息的过程中，快速的寻找到自己所需要的内容。具体的来说，就是在进行档案管理的过程中，引进Internet网络检索技术，提升档案管理数目的检索能力，为查阅者提供方便。
3.3推进档案管理信息化工作的规范化、标准化
科学规范的管理档案是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。建立 “以本单位为主” 的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。要求我们在实际工作中，要注意解决好三个问题：第一，要准确把握文件立卷归档的时效性；第二，要明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；第三，在坚持贯彻 “以本单位为主” 归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。
4.结束语
总的来说，提高档案管理的信息化建设程度，不但能够促进档案管理的进一步发展与建设，同事也能够味查阅者提供更高质量的服务和更好的阅读体验。因此，档案管理必须要切实掌握档案管理信息化建设程度较低的主要原因，通过分析得出相应的解决对策，并在实践中进行检验。同时，相关管理者需要在实践过程中不断发现问题、思考问题、解决问题，进一步完善相应的对策，切实提高档案管理的信息化建设程度，推动档案管理的发展与建设，达到提高群众科学文化素质、加强精神文明建设的终极目的。
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论文作者:贾晓龙
论文发表刊物:《低碳地产》2016年8月第15期
论文发表时间:2016/11/4
标签：档案管理论文; 档案论文; 系统论文; 管理信息系统论文; 工作论文; 信息系统论文; 测试论文; 《低碳地产》2016年8月第15期论文;