深圳市地铁集团有限公司运营总部
摘要:地铁工程项目投资规模大、涉及专业多、施工周期长、合同种类多、涉及承包商数量大等特点，成功的合同管理可以让投资方有效节约投资资金及提高工程质量。本文根据多年工作实践，对地铁建设工程各个阶段的合同管理进行分析与探讨。
关键词:地铁；合同管理；模式
引言
由于地铁建设的特点投资规模大，所涉及的专业众多，周期较长，与一般建设工程比较，难度要大得多，这就决定了地铁合同管理工作的重要性，它是管控风险，指导施工，保证整个项目顺利完成的基础。规范的合同管理能够有效的解决工程施工过程中存在的各种经济纠纷，保证各方的利益。应用项目管理理论方法，如项目生命周期、项目管理组织模式等，合理应用，对地铁项目的实施目标具有重要意义。
1.合同管理组织模式
1.1模式确定
项目管理主要是通过加强人才培养，提升专业管理水平，确保工作的稳定有序开展。当前矩阵式项目管理组织模式是最佳的模式。其模式:在管理部门划分上分为三个部门，分别负责合同商务管理、质量与工期管理及预算成本管理工作，其中，质量与工期管理是核心管理内容，其他两项管理工作都是围绕其来开展的。具体来说，上述不同部门的管理人员组成多个项目小组，每一个具体项目都安排一个项目小组负责管理，但并不是说每个小组只能管理一个项目，而是可以兼顾多个项目的管理工作的。工程管理部门人员担任项目经理，并在预算和商务两个管理部门的协助实现管理目标。地铁工程项目管理目标是在预算、工程以及合同三个方面的共同作用下实现的。目前深圳地铁的BT建设方如中国中铁、中国建筑就采用的是这种矩阵式项目管理组织模式。
1.2矩阵式项目管理组织模式优势分析
和其他管理组织模式相比，矩阵式项目管理组织模式在地铁工程项目合同管理中有着更为突出的优势。一是合同商务管理与预算成本管理部门人员参与，管理权力得到更为有效的分散与制衡，从而有效避免管理人员腐败情况的出现；二是管理部门间在管理资源上实现共享，有效降低管理成本；三是合同、预算两个职能部门内部人员之间互动、沟通增加，进行经验共享，有利于地铁工程项目建设管理单位合同商务管理、预算成本管理水平的整体提高；四是形成更大管理合力，合同纠纷处理能力增强，且可以确保同一类型合同变更在同类项目不同承包商之间处理的一致性；五是采取集中式管理，有利于复杂、系统的地铁工程项目相互关联的不同项目之间的接口处理。恰当运用矩阵项目管理组织模式于地铁合同管理中，对于确保工程管理目标的实现有着重要的作用。
2.深圳地铁合同管理程序
为了规范深圳市地铁的合同管理工作，明确合同业务办理程序及职责，减低合同风险,实现项目价值最大化，保障地铁投资开发目标顺利实现，深圳地铁结合地铁集团管理架购特点，制订行之有效合同管理程序，重点从以下几个环节控制合同风险。
2.1合同策划
2.1.1合同项目在编制采购文件（招标文件、询价文件等）时，做好项目合同策划工作。主办单位（如工程部、设备部等使用部门）应组织充分市场调研后，在合约法律部出具的合同范本基础上，结合项目技术特点、环境条件、工期要求等情况完成采购文件中合同条款的编制。合同的内容必须具备以下主要事项且清晰明确：
1）当事人的名称、地址、法人代表及联系人、联系方式；
2）合同标的；
3）数量和质量：应明确计量单位、数量、质量要求和技术标准、国家标准、行业标准、地方标准、产品等级、服务内容等；
4）价款或酬金：应明确支付币种、单价、总价、计量及支付的方式和方法；
5）履约保证金（如有）
6）履行期限、地点和方式；
7）售后服务：明确售后服务的范围、方式费用等；
8）合同双方的权利和义务；
9）违约责任；
10）合同争议的解决方法；
11）合同的生效日期；
12）开户行、帐户及发票的种类；
2.2 合同谈判
合同谈判由经总部或下属专业中心、客运分公司（专业中心、客运分公司权限内项目）批准成立的项目工作小组实施。
2.2.1合同谈判应在纪检人员的监督下进行。合同谈判信息应保密，不得向无关人员透露。
2.2.2合同谈判前谈判小组组长应组织谈判预备会，召集小组成员交流意见，统一谈判要点和谈判目标。
2.2.3合同谈判过程中，谈判小组组长负责组织谈判工作，各成员之间独立平等，按照少数服从多数原则确定争议事项。
2.2.4谈判小组视情况组织一次或多次合同谈判，达到谈判目的，维护集团公司及总部利益。
2.2.5合同谈判不得突破已批准或已确定的工期、价格、支付条款、责任分担、风险分担等实质性内容。
2.3合同谈判结果报批
2.3.1合同谈判小组在合同谈判完成后编制合同谈判报告，并经谈判小组全体人员签字确定后，由项目主办单位行文按层级管理权限报批。
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2.3.2招标项目的合同谈判过程若出现重大异常情况的（如重大技术调整、施工方案的改变、工作范围或工期改变、合同条款改变等），由审核谈判小组编制合同谈判报告，按审批权限报批招标（采购）结果。
2.4合同审批
当采购结果批准后，按照采购文件、采购结果报告确定的事项，编制合同文本，经相关单位会签后，按审批权限审批。
2.5合同签署
所有合同按照《深圳市地铁集团有限公司层级管理办法》规定的合同审批权限签署及盖章。
3.地铁合同各个管理环节分析
从上面各个程序的管控中看出， 项目管理理论贯彻于合同关键原则的确定、合同谈判、合同实施及合同收尾等合同管理的各个阶段中，有着重要的指导性意义。
3.1合同范围与目标确定首先，工程合同管理部门会根据工程工期及技术要要求及标准，提出项目策划及需求，并从工程工期、管理以及协调等层面上制定合同标段策划，进而确定合同范围。其次，合同管理部门在综合考虑标段划分的市场响应度及经济合理性的基础上，结合初步标段策划内容，对合同具体范围以及标段策划内容进行严格的审核并最终确定。最后，预算成本管理部门从成本管理层面出发，对标段规划和工作范围提供可靠意见，并根据项目整体概算，对标段概算进行分解确定。对项目进行实时监督并对经营及管理风险加以防范。
3.2合同关键原则确定
现代项目管理理论在合同关键原则确定中的应用主要体现在：一是工程管理部门根据项目合同的有关标准，在严格审查技术内容与其他内容见协调性的基础上，参与到合同范本的制定与修改工作中，共同对合同原则进行确定。其次，合同管理部门切实做好合同范本编写的组织与编写工作，加强范本内容管理，组织有关部门和人员审定合同的关键原则，以确保合同结构整体的完整性及各项条款之间合理、协调性。同时组织资格预审工作，对审定资格评标和预审办法进行编写。最后，由预算成本管理部门负责合同预算成本编写工作，严格审查财务及其他条款，以确保其协调性。
3.3合同谈判（提出解决方案）（从招标文件的发售———合同签订）
阶段主要意图：确定适合的承约方，并就项目合同条件达成一致。该阶段结束的标志是合同签订。
3.3.1工程管理部参与合同谈判，并负责合同谈判过程中关于技术、工期和其他现场管理方面的谈判与把关。再次审定合同文本中的技术、工期和其他现场管理方面的相应条款。
3.3.2合同管理部牵头组织、主持合同谈判，并负责谈判过程中商务问题的谈判与把关。负责合同范本的管理，合同文本的最后汇总、审定，包括协调合同条款之间的关系。
3.3.3预算成本管理部参与合同谈判，并负责合同谈判过程中关于预算、结算、支付等方面的谈判与把关。再次审定合同文本中工程量清单等预算管理相关的条款。
在该阶段，由合同管理部组织其他两个部门，根据招标文件投标人进行评选，并经过澄清与谈判，确定承约方，并签订合同。
3.4合同实施阶段( 执行项目)( 从合同生效———竣工验收)
阶段意图: 按照合同条件进行项目管理, 确保项目目标的实现。
3.4.1工程管理部按照合同和相关管理办法, 对项目的质量与进度进行管理, 并根据进度, 对承包方提出的付款申请进行初步审核, 对承包方提出的合同变更提出初步审核意见。
3.4.2合同管理部主持合同变更会审会议。参与审核合同款的支付。根据合同支付台帐和合同变更管理台帐, 完成总体项目的合同管理季度报告。
3.4.3预算成本管理部按照相关办法和合同, 对计量支付申请中完成工作的价格进行审核, 并进行相关扣款处理。参与变更会审会议。审定合同变更金额。
在该阶段合同管理过程中, 除付款之外, 主要是合同变更的会审。对照合同实施过程中的实际情况与合同条款, 由合同管理部组织其他两个部门进行会审, 必要时与承包方、监理进行协商、谈判。合同变更的管理是合同实施过程中, 成本控制的关键。工程管理部重点从承包方所提出的变更申请的工程现场情况与技术方面, 提出会审意见。预算成本管理部对变更金额进行审定, 合同管理部从合同条款角度, 同时考虑同类合同变更情况的处理, 最终提出合同变更处理意见。
3.5合同收尾阶段( 结束项目)(从竣工验收完毕———缺陷责任期满)
阶段意图: 总结合同管理的经验与教训, 检查合同结束所需的各种档案资料归档情况
3.5.1工程管理部项目经理编写各自的合同管理总结报告, 协助合同部完成全面的合同管理总结报告和合同管理经验库。参与合同管理专业培训。组织相关部门解决在质保期内出现的问题。参与工程结算工作。
3.5.2合同管理部编写合同管理总结报告, 建立合同管理经验库, 编写合同管理典型案例。组织合同管理专业培训。参与工程结算工作。参与质保期内问题的解决。
3.5.3预算成本管理部各经办人编写各自的合同管理总结报告, 协助合同部完成全面的合同管理总结报告和合同管理经验库。参与合同管理专业培训。参与质保期内问题的解决。牵头组织、主持工程结算工作。由于项目接近收尾, 该阶段的合同管理工作常常被忽视, 从而导致合同管理过程中的宝贵经验与教训没有被很好的总结。矩阵式组织模式下, 提升合同管理专业管理水平的优势得到很好的发挥。认真做好该阶段的总结工作, 合同管理工作才能不断上台阶, 整个建设管理单位的合同管理水平才能得到提高。
4.结束语
合同管理是建设管理单位实现项目目标的重要保障， 本篇以深圳地铁合同管理程序为例，详细介绍了合同管理制定的流程。希望本篇能给合同管理工作带来可借鉴的经验，提高合同管理质量，为工程建设进度和工程质量提供前期保障。同时希望总结经验，为未来不同组织目标及环境下的合同管理工作提供借鉴。纵观整个合同从策划到签署整个流程，可以发现项目管理论对合同管理有着重要的指导性意义。同时通过参与全项目合同管理工作，锻炼和培养一批熟悉地铁建设、能够独立运作项目的合同管理专业人员。
参考文献:
[1]王长虹.现代项目管理理论在地铁合同管理中的应用[J].经济管理（文摘版），2017.02.01.
[2]倪星江.建筑工程管理中现代项目管理理论的运用分析[J].房地产导刊，2014.02.
论文作者:张汉红
论文发表刊物:《防护工程》2017年第16期
论文发表时间:2017/10/23
标签：合同论文; 合同管理论文; 项目论文; 组织论文; 地铁论文; 项目管理论文; 预算论文; 《防护工程》2017年第16期论文;