档案与文件关系新论，本文主要内容关键词为：新论论文,关系论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案与文件的关系问题，是牵动着整个档案学基础理论的重要问题。无论是研究档案定义、研究档案的本质属性，还是研究档案的价值、研究档案的形成规律，都要涉及档案与文件的关系问题。
一、档案不是文件的一部分，而是文献的一部分
在研究什么是档案、研究怎样进行档案管理时，人们往往首先要研究档案与文件的区别与联系。
1962年中国人民大学出版的《档案管理学》在吸取有关方面对档案含义阐述的基础上提出的档案定义，曾对我国档案学及档案工作产生了长期而重要的影响。它认为，“档案，是机关（包括企业、事业）在工作和生产中形成的、具有查考利用价值的、按照一定的归档制度集中保存起来的文件材料（包括技术图纸、影片、照片、录音带等）。”1979年该书修订再版时，表述为：“档案，是机关、团体、企业、事业单位、个人（以下简称机关）在活动中形成的、具有查考利用价值的、归档集中保存起来的文件材料（包括技术图纸、影片、照片、录音带等）。”1982年出版的《档案工作基本知识》认为，“档案是各机关、企业、事业单位（以下简称机关）和某些个人，在社会活动中形成并作为历史记录保存起来的以备查考的文件材料（包括技术图纸、影片、照片、录音带等）。”1986年出版的《新编档案管理学》则把档案定义为“档案是机关、社会组织和个人在社会活动中形成的、作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的文件材料。”1986年出版的《档案管理学基础》将档案定义修改为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图象、声音及其它各种方式和载体的文件，”简述为“档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。”由上面的引述可见，以“文件”（或“文件材料”）作为档案定义中的属概念，是我国档案学重要论著中长期坚持的观点。在以后出现的一些档案定义中，有的虽改为以“信息材料”、“原始记录”、“历史记录”为属概念，但在对定义的阐释中仍将其界定为“文件”。如1988年出版的《档案学基础》中以“原始记录”作为档案定义的属概念，接着指出：“本书定义中的‘原始记录’，指的就是国内外常用的较为广义的文件。”
以文件作为档案定义的属概念并对文件含义的外延不断加以扩展，对档案定义中种差表述的反复修改并逐渐趋于抽象概括，反映了我国档案学者对档案定义长期研究的方向和成果。在这一研究过程中，学者们比较了古今中外上百个档案定义的异同，力求结合档案工作实际给档案以科学界定，从而使人们对档案这一事物的认识不断有所深化。然而，档案史研究的进展，现实档案工作的延伸，使人们对到底什么是档案，档案定义到底如何表述的问题，仍在不断地深思。虽然对定义中的“文件”愈来愈加以广义的解释，但难免仍带有牵强之处；虽然对定义中种差的表述愈来愈减少具体性的限定，但难免仍有特指之嫌。于是，有的档案定义开始改变思维定势，以“信息材料”、“历史记录”、“历史文献”作为档案定义的属概念，而在种差表述上却没有相应进行实质性的改动。
研究档案定义有助于人们准确把握档案的本质属性，而对档案本质属性的基本认识也直接影响着给档案下定义。是用事物对人的作用及人对之作用之后的状态来解释事物的本质，还是按事物的本来面目揭示其本质，并在认识其本质的基础上再来研究它对人的作用及人们如何对之加以改造以使之适应人们的需要，更好地发挥其作用？《中华人民共和国档案法》中对所指档案的解释，是从档案客观内在属性出发的，没有附加与档案工作有关的因素。若在档案定义中有“按照一定的归档制度集中保存起来的”或“作为历史记录保存起来以备查考的”等文字，则明确地把档案工作者做的工作作为形成档案的必要因素，把档案作为档案工作作用下的产物，而不是档案工作首先面对的客观对象，笔者认为是欠妥当的。至于种差中“在工作和生产中形成的”、“在活动中形成的”等表述，只能作为对文件来源的解释，并不是档案与文件区分的种差性规定；具有查考利用价值的表述，也不能准确地把档案与文件区分开来，因为之所以形成文件，总是由于具有不同程度的查考利用价值，没有任何查考利用价值的文件，也就不可能称其为文件了。
长期以来，以文件作为档案的属概念是有其客观原因的。自国家产生以来，国家在其统治与管理的活动中，首先自然地意识到系统积累与严密控制国家机关形成的档案的重要性，并运用政权的力量对这种控制加以强化。中央国家机关档案及各级重要机关档案（在政教合一的国家则包括教会档案）在历史上长期是人为控制下的档案的主体，其他方面的大量档案则由于国家不予重视，而民间又没有保管意识及保管条件，随着时间的流逝及各种社会变动、自然灾害的发生而消亡。因此，相当长的时间内，国内外的档案学只能以机关档案为基本研究对象，其研究成果主要为做好机关档案工作及以保存机关档案为主的档案馆工作服务。在近代，随着党派、企业、教育等的兴起，一些文化素质较高的政治家、企业家、教育家高度重视这些方面的档案工作，但国家并未对其加以关注，故也没有对档案学产生重大影响。我国自50年代后期开始重视科技档案工作，从而也使人们开始突破局限于机关档案的传统观念，并对档案定义表述的修改起了一定作用。80年代以来，随着各项事业的兴起，各种管理工作的开展，客观上形成的档案大大超出了机关档案（或称文书档案、行政档案）、科技档案的范围，各种专业档案、专门档案大量涌现出来。同时，新发掘、发现的大量古代、近现代档案也大大开阔了人们的视野，办公自动化、设计自动化、控制自动化、管理信息化等引发的新型载体的迅猛掘起更让人们耳目一新。在现代社会，档案首先是现实生产、现实管理等的基本要素，其次才是事后查考的史料。面对如此广阔的对象领域，面对档案与社会发展关系的充分展示，在信息观念日益普及，文献信息概念已经确立的情况下，在扩充后的广义的文件概念也难以含括现实的档案种类的情况下，人们逐渐探索以文献，或以信息、以记录、以载体来作为档案定义的属概念，就是很自然的了。
档案定义中属概念的变化必然相应引起档案在内涵和外延规定上的重大变化：档案不是文件的一部分，而是文献的一部分；要以档案与其他文献的区别来认识档案，而不是以档案与文件的区分来认识档案。
二、档案不是文件的转化物，而是原始记录性文献固有的一种功能
按照档案学的传统提法，“档案是由文件有条件地转化而来的。”‘今天’的档案就是‘昨天’的文件，‘今天’的文件就是‘明天’的档案。”其转化条件是：“现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案”；“对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存”；“按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案”。①在这三个转化条件中，后二条带有档案是档案工作者加工后的产物的含义，其实质是理想的人为控制下的档案系统应该是什么样的；第一条则是关键，说明文件与档案的区分主要在于一个事物两个阶段的两种有质的差别的属性。
笔者认为，文件与档案是文献可能同时具有的两种不同角度的功能。有的文献可能首先突出其文件功能，但同时即客观地具有了档案功能；有的文献一般情况下不具有档案功能，仅在特殊情况下才具有档案功能。文件一般指具有现行执行效用的文献，“现行”可以是一次性的、一时的、一定时期的、相当长时期的；“执行效用”可以是单方的、多方的、双边的、自我的，可以是具体强制性的、原则规定性的、特定目的、意图性的。有的文献，尤其是具备原始记录性的文献，必然首先具有如实存储所记录信息的档案功能，才能同时具有文件功能，或后来丧失其文件功能。当然，除了存储信息功能、现行效用功能外，文献在产生之时及其流传过程中，还可以具有或演变后具有其他功能，如传播知识功能、传递功能、参考咨询功能、文物鉴赏功能，等等。
应该说，在原始记录性文献中，具有文件或曾经具有文件功能的仅是其中的一部分，而完全按照正规文书处理程序处理过的文件又是文件中的一部分。若从机关角度看，档案的主体是文件或曾经是文件的材料构成的，若从整个历史、整个社会来看，则档案的来源是极其广泛的，文件仅是档案来源的重要组成部分之一，尚有大量原始记录性文献并不曾与现行执行效用的文件有关，更没经历过文书处理程序，如机关的会议记录、文件草稿、工作笔记等所谓“帐外文件”，设计院的初步构思草图，科学家的观测记录、工作日志、论文手稿、私人信件、日记，等等。
每一文献都可以有不同的功能，但只要是文献，都必然要在具备存储信息的功能的基础上才能发挥其他功能。只要一份文献存在，其他功能可能丧失，可能变化，而其存储信息的功能是不会丧失、不会变化的。作为具有原始性的文献，其原始记录性是在其形成过程中生而造就的，而不是后来转化出来的。人们在实践活动中形成的孤本文献，有的侧重于存储信息功能而形成，形成者并不规定甚至特别限制其内外传递功能；有的侧重于对外特定方向的传递功能而形成，其寓传递信息功能与存储信息功能于一身，在传递的同时将特定保管责任转移给受方。文献副本，是人们为保证孤本存储信息可靠性而形成的存储保险功能性文献。人们根据实践活动的需要，也可以形成同一文献的一定数量的或大量的复本。这时其功能有可能进行分工，复本文献形成后，有的特用来作为形成者的存储信息，大量的则用于传递。用于传递的文献大多本身并不要求有特定的责任保管者，其或自然留存、毁损，或按制收回或即地销毁。个别的用于传递的文献，因与受方行为有特殊关联，或受方附加上其他信息，则受方应作为其特定的责任保管者。作为特殊情况，文献的形成者或受方有时将文件随即销毁，这正从反面说明了文件本身即同时具有档案属性，销毁文件，就是为了销毁档案、销毁证据。
如果要从文献功能的主要方面与次要方面来分析其功能转化，那么在现实生活中，档案不进行转化、档案转化为文件、档案转化为一般文献、档案转化为情报、文件转化为档案、一般文献转化为档案、情报转化为档案等情况都是可能存在的，甚至是大量存在的。但是，每一次转化都要有其特定的具体的条件与形式，要进行具体的分析。总之，笔者认为笼统地讲档案是从文件转化来的，把文件与档案的关系按前后、按阶段、按价值、按形态区分得那么清楚，是不可能的，也是不符合现实情况的，因而是欠妥当的。“各种法人和自然人，特别是各种机关和团体，只要进行活动，一般总要产生活动的记录。这样，在社会实践活动中形成档案，便成为一种必然性和普遍性的社会现象。”②这是很简明、很准确、很科学的论述，它没有再附加其他条件而如实地反映了档案的产生及本质。
从历史上看，古代文书、档案、图书曾是几位一体的，文书史、档案史、书史在这方面有共同见解。在记录困难、活动范围狭小、传递对象有限的情况下，记录首先要承担记忆工具的职能，其后才形成管理职能、凭证职能、传播职能等。后来，随着社会的发展、分工的严密、文献的积累，文书、档案、图书工作者各司其职，是有其必要和进步意义的。当代，文书、档案、图书一体化问题在更高层次上又一次提到人们面前。现在纸质载体的文献信息系统的设计，已要求档案工作者超前进行参与、策划，在系统产生、扩展、运行中要参与监督、管理，而在新型载体的文献信息系统中，这种超前参与、策划及监督、管理尤为重要。档案工作者的工作就是依照将形成或已形成的原始记录的内在要求，首先建立文献信息的可靠、完备、系统、稳定的存储系统，进而建立信息检索系统、信息密控系统、信息传输系统，以高质、完善地积累信息资源，合理、充分地利用信息资源。在未来发展中，档案与文书、图书、情报之间的界限将愈来愈模糊，但作为人类记忆工程基础的档案将永远存在，而且愈来愈重要。时代在发展，档案工作在发展，档案学研究也需要发展。已有的档案学为档案工作的发展做出了历史性的贡献，未来的档案学必将在新的世纪为人类的文明与进步做出更大的贡献。
注释：
①吴宝康主编《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第36-38页。
②吴宝康主编《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第34页。
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