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中图分类号：G279.29 文献标识码：A 文章编号：1002-3291(2011)06-0075-08
明代在中国档案发展史上是一个极具特色的朝代。在明代，修建了皇史宬，完善了黄册制度，首创票拟批红制度；此外，明代在长期的档案管理工作实践中，不断积累经验和创新，逐渐形成了一系列完善的档案管理制度，提高了办事效率和行政效率，对当时以及后世的档案事业都产生了巨大的影响。明代的档案管理可分为文书处理阶段和归档管理阶段，每一阶段都有一套相应的处理程序；同时，二者又是一个统一的整体，也从一个侧面体现了文档一体化的情况。它们共同构成了明代的档案管理制度。
一、文书处理阶段的档案管理制度
(一)对文书缮写的严格规定
抬头避讳制度。“所谓抬头，是指在缮写公文时，凡遇有皇帝或特定的尊贵字样，均不得紧接上文，而须另起一行或空格后书写，以示尊敬，称为抬头。”[1]抬头制度指的是在书写过程中，凡遇“皇帝”或其他与皇帝相关的尊贵字样，虽未写满一行，也需另起一行或空格书写，以示突出和尊敬。明代的文书抬头之式已经比较复杂化、制度化了，在题本奏本上的行文及皇帝颁发的制诏类下行文最为突出，涉及需要抬头的字词主要有“皇”、“祖”、“天”、“天命”、“祖宗”、“皇祖”、“宗祀”、“慈命”、“祖考”、“明”、“庙”、“圣”、“圣母”、“神衹”、“上德”、“郊”、“社稷”等等。
归纳起来，其抬写的方式，计有空抬、平抬、单抬、双抬、三抬、四抬诸形式。不同的抬写，分别适用于不同被提及的对象，以体现尊贵程度的不同。
与此同时，在制文时还实行了避讳制度，在古代避尊者讳是一个相当敏感的问题。避讳制度也是皇帝至高无上特权地位在文书格式中的一种体现。所谓公文行文避讳制度，是指在公文行文中，凡遇本朝皇帝的名字、宗庙或其他对皇帝不祥、不敬的字，一律以其他字、词代替，或改字、或缺字、或空字，有的以同音字代替，有的用吉利字代替，甚至与皇帝名字发音近似的字也不准用。明初就规定“进上位表笺及一应文字，若有御名庙讳，合依古二名不偏讳，嫌名不讳，若有二字相连者，必须回避，写字之际，不必缺其点画”[2]。之后又在《大明律》中以法律形式确定下来，“凡上书，若奏事误犯御名及庙讳者，杖八十，余文书误犯者，笞四十。若为名字触犯者，杖一百。其所犯御名及庙讳，声音相似，字样分别，及有二字止犯一字者，皆不坐罪”[3]。
关于公文字体的规定。关于文书缮写所用字体，明代在太祖年间就有了明确规定：“表笺文用‘小字真书’；奏本要依《洪武正韵》的字体书写。弘治年间规定，题本的书写一律手楷书。到正统年间，表笺的手字有了新的规定，仿奏本书写要求[4]”。“凡表笺字画，俱用《洪武正韵》写进[5]”。黄册用细字，一般书写出现的错误，并不准浮贴，错处必须从旁改正并用加盖印章，以示负责。弘治年间规定，题本的书写一律用楷书，凡定稿缮写无误者，中间不得自行改定，犯禁者以违制论。违制者，一般予以笞杖处治。万历以前明代公文习惯上在公文的最后留上一行空白，这样就为有些人造假有机可乘，增添内容，谋取私利。因此，张居正为内阁首辅时改革了这一弊端，明令所有官文文末不得留有空白。正文末尾不给非法者随意增添官文内容的机会，这样也就减少了在公文上造假的可能性，以堵塞漏洞。
对公文中误写及增减官文书的规定。明代统治者为保证文书的准确性和严肃性，要求官员必须认真对待公文制发，对公文中出现的误写或者错误给予法律制裁。《大明律》规定：“若上书及奏事错误，当言原免而言不免，当言千石而言十石之类，有害於事者，杖六十。申六部错误，有害於事者，笞四十。其余衙门文书错误者，笞二十。若所申虽有错误，而文案可行，不害於事者，勿论[6]”。一般书写出现的错误，必须从旁改正并加盖印章，以示负责。明代通过这些法条强调了官员必须认真对待政府公文，无论是在撰写，还是抄录过程中都必须认真仔细，不能“当言‘原免’，而言‘不免’，当言‘千石’，而言‘十石’[7]”，发生诸如此类的事情，并造成不良后果，便责以重罚。正是这些硬性规定，使得篡改档案的难度加大，一定程度上可以保证档案的真实性和完整性。
“禁繁文”的系列举措。“明朝繁文之弊相当严重”[8]，管理起草的公文动辄就是数千言、数万言。这样就引起了出身底层的朱元璋极度的反感。洪武二年(1369)，朱元璋就对翰林侍读学士詹同说：“古人为文章，或以明道德，或以通当世之务，如典谟之言，皆明白易知，无深怪险僻之语。至如诸葛孔明《出师表》，亦何尝雕刻为文？而诚意溢出，至今使人诵之，自然忠义感激。近世文人，不究道德之本，不达当世之务，立辞虽艰深而意实浅近，即使过于相如、扬雄，何裨实用？自今翰林为文，但取通道理明世务者，无事浮躁[9]”。但是并没有起到太大的效用。洪武十五年(1382)，朱元璋再次下令：“虚词失实，浮文乱真，朕甚厌之。自今以繁文出入入罪者，罪之[10]”。
经过朱元璋一系列措施，公文繁琐在明初有所改善，但是并未彻底消除。至嘉靖年间，由于朝政日益衰败，繁文之弊又开始抬头。嘉靖“令诸司章奏，不许繁词，第宜明白，开陈要旨，庶易省阅[11]”。到张居正为首辅的时候，公文繁冗再次成为当时政坛的论点，成为“当今大患[12]”。尽管明代诸帝都对公文繁冗的事实做过很多努力，并采取了许多的严厉措施，但是繁文现象且始终伴随着明王朝，到崇祯时不得不采取贴黄制度来应对繁文的现状了。
(二)对公文用纸的严格规定
明朝官府用纸种类繁多，但不同的纸尤其是色纸的使用是有严格要求的。皇帝发布的诏令文书必须是用黄纸。黄纸是一种用黄柏汁浸染过的纸，其色呈黄，故名黄纸，黄柏中含有小柏碱，能防虫蛀，这对长久保管档案极为有利。因此，用黄纸一可凸显皇帝身份的尊贵；二有利于档案的长期保存。
明代发布外国的诏令文书是用洒金纸。屠隆在《纸笺》中说：“今之大内用细密洒金五色粉笺、五色大帘纸、洒金纸。”所谓洒金纸，是先在纸上涂黏接剂，在纸面上描绘出各种花纹图案，再洒上金粉，或直接用笔蘸上金粉在纸面上绘出各种图案，这种纸面上出现金花的纸叫洒金纸。洒金纸比一般纸成本高、贵重，发给外国的诏书用描金龙的文笺书写以示敬重。
明以前历代官府公文纸的种类规格有好多种，明政府为使官府公文用纸规格统一，同时也为了体现封建衙门等级制度，洪武十年(1378)朱元璋颁布了“天下诸司文移纸式”，严格规定不同的衙门等级和文种使用不同规格的公文纸，并严令“不如式者，罪之”。从公文用纸这一方面严格体现了明代等级的森严。明朝，文官官阶为九品十八级，没有品级的称未入流，衙门的品级与正印官的品级是一致的。不同级别的衙门，公文纸的规格各不相同：“凡奏本，纸高一尺三寸。一品、二品衙门文移，纸三等皆高二尺五寸，长五尺为一等，四尺为一等，三尺为一等。案验纸二等皆长二尺五寸，高一尺八寸为一等，二尺为一等。三品至五品文移，纸高二尺，长三尺。案验纸高一尺八寸，长二尺五寸。六品、七品衙门文移，纸高一尺八寸，长二尺五寸。案验纸高一尺六寸，长二尺八寸。八品、九品与未入流衙门文移，纸高一尺六寸，长二尺。案验纸高一尺四寸，长一尺八寸。”[13]为了保证用纸规定能得到贯彻执行，明政府明确规定：“官员任内公文纸皆如式者，考为一最。不如式者，罪之。[14]”可见，明代将公文用纸纳入到官员考核之中，使得他们自觉贯彻执行这一规则，这应该是明代官吏管理制度的一个创举。“明政府对公文纸制定如此详细的规定，一则体现了衙门等级制度的森严，品级越高，公文纸规格也越大，反之则越小；二则这一制度的颁布施行，使公文规格统一、整齐、美观，便于不同级别衙门文书立卷，为档案管理提供了便利。”[15]此外，明政府还对其他用途的公文纸规格分别作出规定，如大臣给朝廷上书陈言所用奏本，纸高为一尺三寸；赋役黄册，用纸规格要求长宽各为一尺二寸；官府向百姓发布告示的榜纸高四尺四寸，阔四尺，等等。
(三)首创的票拟、批红制度
票拟亦称拟票、票旨、条旨、调旨，其制发端于宣德中，成制于正统初年。“所谓的票拟，系指对中央、地方衙门以及臣僚呈送皇帝的题本章奏，不直接送往皇帝处，由皇帝直接办理，而是先送往内阁，由内阁根据有关法规和典章律例，参照当时的历史环境和具体情况代拟初步处理意见，以备皇帝裁决时参考”[16]。如果参考意见得到皇帝首肯，则可转到批红环节，然后下发执行，若皇帝不同意拟办意见，需要重新打回内阁，另起决策，直到票拟出皇帝满意的处理意见为止。“批红”，则是在票拟的基础之上，由皇帝用红字在章奏上做的批示，亦称“批朱”。票拟制度是内阁的办文权限之一，也是内阁履行其职权、实施政务的最经常的方式，因此也被认为是“内阁具有宰相性质最明显的标志[17]”。
但是票拟制度在权力运作机制上完全受制于皇权。章奏由皇帝先阅后再下发内阁票拟，实际上就规定了票拟之内容情节必须完全符合皇帝的意旨，否则皇帝可采取两种方法予以限制或使之就范。第一，将章奏不下发内阁，不做处理，称为“留中”。第二，通过宦官传示口谕，规定票拟内容；或在票拟上呈批朱时，加以删改，称为“改票”；或经由内批，称为“中旨”。这类事例在明代史籍中可以说是俯拾皆是。如嘉靖朝素称“阁臣用事”，亦“未必尽由内阁票拟。臣下有所匡救，例曰：已有旨了；有所论建，例曰：该衙门知道。成命一下，百挽不回。”[18]至于以宦官传意拟旨更成惯例。黄宗羲谓：“而批答之意，又必自内授之而后拟之。”[19]可见，票拟权利的效力归根结底取决于皇帝个人的作风。由于后期明代太监的权势很盛，负责批红的秉笔太监又都为皇帝所宠信，因此内阁所拟的票签在批红时往往被秉笔太监所改动，“阁臣参赞机务，今止票拟，而裁决归于近习。辅臣失参赞之权，近习启干政之渐”[20]。也就是说，“如果内阁票拟与皇帝或司礼监意见不符合，司礼监还可发还内阁重新拟定，或径自用朱笔改定[21]。”
(四)改进贴黄制度
明代禁繁文从太祖就已经开始，但始终没有彻底根除，崇祯元年三月，崇祯皇帝命令内阁制作贴黄式样，批准采用“贴黄”，“即令本官自撮疏中大要，不过百字，粘附牍尾，以便省览，此贴黄之所由起也。”[22]即命令进奏章奏本的官员自己将疏奏中的内容用百字左右文字进行摘要，用纸贴在牍尾，以便皇帝阅览。“辅臣李国潽奏仿古人撮黄之法，以定此式，遂沿至今。”[23]并形成定制，即付诸实践。自此，便产生了奏疏中摘抄其要点的贴黄制度。这一制度对于提高当时的行政效率，加快章奏的处理速度是有极大的促进作用的。
(五)严格公文用印制度
印鉴是公文的证明，也是权力、法律的象征。明代不论皇帝颁布的文书，还是各衙门行移出外的文书，在印信使用上规定严格。
皇帝的印章叫宝玺，简称宝，“在数量上，如宋宝，不囿于汉七玺、隋唐八玺的传统，根据现实需要增加了十余种，竟达二十四宝之多”[24]。这些宝玺皆由内尚宝监女官掌之，每用宝时，则尚宝司以揭帖赴尚宝监，尚宝监请旨，经皇帝批准后，赴内尚宝监领取。而明代内外各衙门的印信，由各衙门首领官收掌。《大明律》规定，“凡内外各衙门印信，长官收掌，同僚佐贰官，用纸于印面上封记，俱各画字。若同僚佐贰官差故，许首领官方封印，违者，杖一百。”[25“若首领官不令佐贰官封记、佐贰官不在不令首领官封记以及首领官、佐贰官不行封记者，并杖一百。”同时明令规定对于那些漏使印信的官员也要惩罚，重者处死。“凡各衙门行移出外文书漏使印信者，当该吏典、对同首领官并承发，各杖六十。全不用印者，各杖八十。干碍调发军马、供给边方军需钱粮者，各杖一百。因而误失军机者，斩。”[26]盗用印信及在空白纸上用印，依刑律“诈伪”条论斩。借用印信，以礼律“上书陈言”条论斩。“凡应行官文书而同僚官代判署者，杖八十。”[27]明朝对官印丢失和预印空纸填写公文的处罚也相当严酷。洪武九年，考校钱谷策书，空印事起。主印吏及署字有名者，都逮捕入狱，凡数百人。朱元璋认为“这是欺罔大事，对守令署印者，处绞、斩之刑；佐贰以下，从军，并创用行移勘合之法以矫其弊”[28]。
(六)实行文书保密制度
明代对文书的保密十分重视。密疏制度是明代中央机构实行的文书保密制度。明成祖时，臣僚有机要事上奏疏，用揭帖或题本，以文渊阁印封缄，径送某大臣拆阅，密疏制度由此产生。
明朝还实行实封制度，“凡将帅参随总兵官征进，如总兵官分调，攻取城寨克平之后，随将捷音差人飞报，一申总兵官，一申五军都督府，一行兵部，另具奏本实封御前。”[29]这些法律条文和措施，对于文书的保密工作起到了积极的作用，在一定程度上防止了失密泄密事件的发生。
在档案保密方面的制度、措施较之前诸朝更加缜密。明朝建架阁库300多个，中央的黄册库、皇史宬存储朝廷不同的机密资料，其设计皆周密考虑到安全保卫工作，便于保密。据《后湖志》载，南京后湖黄册库：不许一般人入库，过湖船只和库房钥匙有南京大内太监掌管，开船开库均有定期，故“湖曰禁湖，地曰禁地，例必曰禁例，而船必曰禁船，以至樵采渔牧之有罚，巡视守护之人，擅越湖者必以重治。”[30]
(七)发展公文驿传制度
明代的驿传以京师为中心，向全国各地辐射延伸，四通八达。皇帝颁发的诏令文书，都由驿传负责递送到各省及边远地区；各省衙门的上奏文书以及各省之间的往来文书，也都要通过驿传递送。驿传还为使臣、信差、官员的往来提供便利的食宿条件。“明朝为了军情急务、公文往来及信使、官员等乘驿的需要，对驿传制度进行过多次改革，最后形成了一套比较完整的驿传制度。”[31]《明史》载：“凡邮传在京师曰会同馆，在外曰驿，曰递运所，皆以符验关券行之。”[32]急递铺递送公文有着严格的规定：“洪武二十五年，急递铺接送公文，必须辨认果是前铺铺兵，方许交领，但有诈冒押解赴京。凡在外衙门，有应递公文，令铺兵当官交领其差，使人员遇有公文，亦须经由所在官司，辨验方许入递。凡有司官吏、铺长、司兵，有公文不行明白辨验，轻易接递，致令别生事端者治罪。”[33]急递铺递送的公文，要求昼夜兼行不得少于三百里，不许传递无印信的文书，不得损坏封套，更不准私自拆封。
(八)重视公文的行移勘合制度
行移制度是明代公文在部门之间转递移交的制度[34]，其作用主要是规范部门间的公文转递移交。明代公文的转递移交要求经过一定的规定途径，即规定有些公文必须经某些衙门，有些公文则不得行移某些衙门，不得违误。《明史》记载：“官司上下亦有行移。”[35]为了规范官府之间的公文行移，洪武十五年，颁行《行移往来事例》，规定某些公文行移必须经过某一衙门。如通政司为“喉舌之司”，“职专出纳帝命，通达下情，关防诸司出入公文，奏报四方章奏，实封建言，陈情申诉，及军情声息灾异等事。”[36]明代大多数章奏是必须经通政司的，通政司实际上起到了皇帝总收发室的作用。又如地方有事呈报中央，则“必须县申州，州申府，府申布政司，转达六部。不许蓦越。”[37]必须层层上达，不得越级；反之，六部下达公文至县也是如此。《行移往来事例》还规定，有些公文则不能行移某些衙门。如通政司只起收发作用，本身不能接受任何部门的公文。《大明会典》卷七十六记载：“洪武十四年令：‘本司职专出纳，与内外诸司俱无文移，有径行本司者，以违制论。’”[38]
勘合制度是明代的公文存根制度，“作为一项技术性制度而言，就是指将两半文书合在一起，通过对其印识、字号与内容的比较、勘验，以辨别真伪、防止欺诈”[39]，并借以稽核诸司政务。勘合制度使得明代的公文管理相当严谨和规范。明代规定：“每岁布政司，府州县吏诣户部核钱粮、军需诸事。”[40]如果户部审出问题，因路途遥远，上计官：“预持空印文书，遇部驳即改，以为常。”朱元璋为了进一步规范文书制度，在洪武十五年设置了半印勘合制度。半印勘合制度，包括上行和下行文书的半印勘合，“其制，以簿册空纸之半，而编字号，用内府关防印识之，右之半在册，左半纸册付天下布政使间，都指挥使司及提刑按察使司、直隶府、州、卫、所收入，半印纸藏于内府。凡五军都督府、六部、都察院有文移，则于内府领纸，填书所行之事，以下所司。所司以册合其字号，印文相同，则行之，谓之半印勘合，以防欺弊。”[41]之后，勘合制度的确在部门之间得到了很好的贯彻。《大明会典》卷二百十二《关防公文勘合》载：“本司置立出入文簿，令各房令典分掌。凡内外衙门公文到司，必须辨验允当，随即于簿内编号，注写某衙门行某处，为某事，公文用日，照之记勘合。”[42]如果事后在照刷磨勘中发现有官衙不凭勘合或擅自接受无勘合的文书，以及私自行文等不法现象，那么对其主官和文书部门的责任人都要处极刑。
(九)完善公文的照刷磨勘制度
明代的照刷磨勘权掌握在都察院御史和各地按察司，两京的文卷照刷磨勘由十三道守道监察御史负责；地方则有巡按御史与按察司掌握。照刷的范围是非常广泛的，大则钱粮收支、词讼判断、文移真伪，小则文义差错、文字涂改、行文违式等。明代公务文牍办理的时限大致小事五日，中事十日，大事二十日，规定于限内完结。监察部门每年对各级机关公文照刷一次。届时各衙门要先行立卷，清理页数，编排序号，开列点检单目与官吏。文卷照刷后，则根据相应的情况批以相应的标识：“卷内事无违枉，俱已完结，则批以‘照过’；若事已施行，别无违枉，未可完结，则批以‘通照’；若事已行，可完而不完，则批以‘稽迟’；若事已行已完，虽有违枉，而无规避，则批以‘失错’；若事当行不行，当举不举，有所规避，如钱粮不追，人赃不照之类，则批以‘埋没’。”[43]对于照刷过程中发现的各种错误，当事人都要受到相应的处罚，《大明律》规定：“凡照刷有司有印信衙门文卷，迟一宗、二宗，吏典笞一十；三宗至五宗，笞二十；每五宗加一等，罪止笞四十。府州县首领官及仓库、物场、局所、河泊等官，各减一等。失错及漏报一宗，吏典笞二十；二宗、三宗，笞三十；每三宗加一等，罪之笞五十。府州县首领及仓库、务场、局所、河泊等官，各减一等。其府州县正官、巡检，一宗至五宗，罚俸钱一十日，每五宗加一等，罚止一月。若钱粮埋没、刑名违枉等事，有规避者，各从重论。”[44]
对于照刷发现错误的文卷除了要严惩当事人外，还要责成他们对所出现错误的文卷进行相应的处理，在一季之后，监察御史、提刑按察司等会对这些问卷再次进行检查，这就是磨勘。对于那些磨勘中依然没有改过的或者受财枉法、规避瞒填者要治以重罪。凡磨勘出各衙门未完成文卷，曾经监察御史、提刑按察司照刷驳问迟错，经隔一季之后，“钱粮不行追徵足备者，提调官吏，以未足之数十分为率，一分笞五十，每一分加一等，罪止杖一百。刑名造作等事，可完而不完、应改正而不改正者，笞四十，每一月加一等，罪止杖八十。受财者，计赃以枉法从重论。若有隐漏不报磨勘者，一宗笞四百，每一宗加一等，罪止杖八十。事干钱粮者，一宗杖八十，每一宗加一等，罪止杖一百。有所规避者从重论。若官吏闻知事发，旋补文案，一避迟错者，钱粮计所增数，以虚出通阙论。刑名等事，以增减官文书论。同僚若本管上司，知而不举及符同作弊者，同罪。不知情者及不同署文案者，不坐。”[45]
二、归档管理阶段的档案管理制度
(一)自始至终重视归档制度
重视对历史档案的收集。明代档案工作在中国档案史上占有重要的地位，这与太祖朱元璋对档案的重视是分不开的。朱元璋对元朝档案的收集是十分重视的，在起义过程中不断命令部下注意收集元王朝档案材料[46]；同时也鼓励元朝将领携带档案图籍前来投降。“元顺帝至正二十六年(公元1366年)徐达、常遇春攻淮安时，张士诚守将梅思祖就曾献出淮安的各种档案。此外，如元登州将董卓、辽东守将刘益都曾在投降前交出所辖地区的地图、簿籍等档案，朱元璋为此任命刘益继续在辽东担任官职。元至正二十七年，元杭州守将谢五携带大批有土地、人口、兵马、钱粮等档案来降。”[47]对于元朝中央机关的档案，明代统治者更是十分注重。“洪武元年，明军攻下大都时，朱元璋特诏命率军进攻的将领徐达、常遇春等把元朝‘秘书监、国子监、太史院典籍’，‘及天文仪象，地理户口版籍、应用典故文字’等收集起来，并诏令‘其惑迷失散在军民之间者，许赴官送纳’。洪武三年，朱元璋派李文忠率领大军到沙漠追捕元顺帝后代，缴获很多档案送京报捷。这都说明朱元璋对元朝档案的重视。”[48]所以这些档案对于朱元璋取得军事上的胜利，巩固明初时期的社会秩序，恢复和发展经济，建立各种制度等方面起了十分重要的作用。
重视对本朝档案的归档，明代还非常重视对档案的归档管理。洪武初年，御制“授职到任须知”规定，凡新官上任必须认真点查文卷，“先任首领官、六房吏典限十日以里，将各房承管应有事务，逐一攒造文册，从实开报。如有隐漏不实、及故不依式、繁文紊乱、并十日以裏迁延不报者、该吏各以违制律论罪。有所规避、从重论”[49]。各衙门吏典考满替代者，也须明立案验，将原官文卷交付接管之人，违者杖八十。”[50]这些措施，主要目的虽然是为了考核官吏，整顿税务，但在客观上对加强各级官府，尤其是地方机关档案册籍的管理，也是一个巨大的推动。
洪武二十三年，又榜文峻令，并命所在布政司、都司如式备榜刊文，“红牌专字悬于公座之上，朝夕目击，所在咸知，毋违是令”。上刊圣旨曰：“今后敢有簿书不清，卷宗不明……前后错乱，字样差讹，杖一百还役；若弃毁讹谬内务贴黄、户口黄册及弃毁钱粮、刑名、造作、孳牧草、供给军需军饷者，斩，家迁化外。”[51]榜文后开列十五起因不遵守档案保管制度而犯罪受罚的案例。
(二)高度重视档案的保管制度
由于档案是在统治阶级政务活动中形成的，与封建政治军事、国计民生有着重要关系。从西周开始，统治阶级一直把档案视为机密，藏于“石室金匮”之中，并以国家法令加以保护，明代亦不例外。如明代收藏内阁档案典籍的文渊阁库房：“深严禁密，百官莫敢望焉，吏人无敢至其地，阁中趋侍使令，惟厨役耳，防漏泄也。”[52]
档案保管的相关规定。明太祖朱元璋也重视以石室金匮保存档案。《明太祖洪武实录》卷七十七记载，“今起居注纪余纪事藏之金匮，是为实录。其台省府宜各置铜匮，歙录簿，以备稽考”。为了确保文书档案的保存安全，明代除了建造大量的档案馆库外，还制定了一系列法律规定予以防范。《大明律》规定：“凡弃毁制书，及起马御宝圣旨，起船符验，各衙门印信，及夜巡铜牌者斩。若弃毁官文书者，杖一百，有所规避者从重论……凡遗失制书、圣旨、符验、印信、巡牌者，杖九十，徒二年半；若官文书，杖七十。”[53]“官员遗失制书者，革职，若毁失御书宸翰者，照监守不慎例，降一级调用，再罚俸一年。”明统治者还经常“遣科道四出，勾查故案牍”。“凡缺少者，浥烂者，悉罚赔补。”
独具特色的档案库房。明代非常重视档案库房的修建，无论是档案库房的数量，还是档案库房的修建水平，都超越了前代。洪武廿四年，朱元璋明令“置天下诸司架阁库，以庋案牍，仍设吏掌之。”[54]洪武廿九年“置五军都督府照磨所”[55]，以掌文牍。作为全国性档案保管场所，明代中央政府所属档案库房规模大，建筑设施精良。明代中央政府所属档案库房主要有两个，即黄册库和皇史宬。
(三)建立涵盖全国的架阁库制度
明朝在非常重视对档案机构的建设，州县以上各级衙门普遍设置了架阁库，建立了全国性的档案工作机构。架阁库内，通常建有收藏户籍赋役档案的副本的专库，不仅实现了户籍赋役档案正本与副本的分藏，同时也将副本与其他案牍“分庋以区，便检阅也。”[56]
架阁库的设置。洪武二十四年八月，朱元璋曾下令“置天下诸司架阁库以庋案牍，仍设吏掌之”[57]。此后，五府、六部、都察院、通政司、大理寺等以及地方州县相继置架阁库以庋案牍。据《古今图书集成·考工部》统计，明朝有架阁库200余处，形成了全国性的架阁库管理网络，保存从中央到地方各衙门在进行公务活动中产生的文书和档案。架阁库贮藏的籍账案牍，也就成为官员施政的重要依据。
架阁库典吏的设置。明朝在全国普遍建立了架阁库，并配置相应的典吏从事档案管理，即管勾一职负责“籍账案牍”，被视为“即掌故之任”。据《明会典·吏部》有关文献统计，明当时设五军都督府架阁典吏各一名，吏、户部架阁、勾销典吏各二人，礼、兵、刑、工部架阁典吏各一名，大理寺架阁典吏一人。各府、各都指挥使司、各按察司、各布政司等都设有架阁典吏。
(四)全方位的档案保护制度
由于官府公文是用纸制成的，在长期保存过程中必定会出现虫蛀腐败的现象。为了长久的保存文书档案，明代官府采取了多种保护措施：“一是规定重要的文书必须用防虫处理的纸，如皇帝发布的诏令文书必须用黄纸。黄纸中含有小柏碱可杀虫，有利于保护纸张，而文武官员诰敕必须用花椒白面纸……二是制定档案定期晾晒制度。明政府规定：每年的一定季节都要晾晒档案……三是重视库房选址与结构。当时由于考虑到了空气湿度大的特点，明代的后湖黄册库的库房是东西相向的，且前后有窗，便于通风和日晒，这是为了适应湖上空气湿度大的特点而设计的，整座库房都建设在湖中岛屿上，既有利于防火又便于防卫。”[58]这可以看出明代对档案是极其重视的。
(五)重在编史修志的档案利用制度
明代的开国皇帝朱元璋是十分重视元朝档案收集的，而收集档案最重的目的是什么呢？就是利用。只有有效地利用每一份有价值的事物，这样它才能更好地去转化为自己所需要的东西，作为一代名君的朱元璋自是知道这个道理。因为每一份档案都是通过千万个人的努力而得来的，所以来之不易；档案是总结前朝历史经验教训最好的东西，只有会用才能发挥出比它本身更大的内在的价值。
明代利用档案编史修志取得了很大成就。明太祖朱元璋十分重视修史工作，他即位的当年，即元朝灭亡的当年——1368年，便下诏编修《元史》。洪武二年(1369)二月丙寅(初一)，在南京的天界寺(今南京朝天宫东)正式开局编写，以左丞相李善长为监修，宋濂、王祎为总裁，征来山林隐逸之士汪克宽、胡翰、赵埙等十六人参加纂修。宋濂是主要负责人。这次编写至秋八月癸酉(十一日)结束，仅用了188天的时间，便修成了除元顺帝一朝以外的本纪37卷，志53卷，表6卷，传63卷，共159卷。这次修史，以大将徐达从元大都缴获的元十三朝实录和元代修的典章制度史《经世大典》为基础。由于编纂的时间太仓促，缺乏顺帝时代的资料，全书没有完成，于是派欧阳佑等人到全国各地调集顺帝一朝资料，于洪武三年二月六日重开史局，仍命宋濂、王祎为总裁，率领赵埙，朱右、贝琼等15人继续纂修，经过143天，七月初一书成，增编顺帝纪10卷，增补元统以后的《五行》、《河渠》、《祭祀》、《百官》、《食货志》各1卷，三公和宰相表的下卷，《列传》36卷，共计53卷。然后合前后二书，按本纪、志、表、列传厘分后，共成210卷，也就是现在的卷数。两次纂修，历时仅331天，修史速度如此之快，与明代广泛利用档案是分不开的。
明代是方志发展的重要时期，无论是数量还是质地都达到了空前的水平。明代的志书发展，当然也是和当时的政治经济和文化发展有很大关系的。但终归如此并不是什么人都能看到相关的档案，不同部门的档案是由不同部门保管，而且档案多数是由皇家保管的，是不提供给平民阅读的。仅供皇家使用这也是当时一个相对来说比较垄断的事实，这也更加证明了“皇家利益高于一切”的历史现实。