摘要：在当前信息化技术高速发展的背景下，我国政府部门的办公室档案管理工作都出现了较大的变化。如今是一个快餐时代，办公室人员对于信息的获取需要灵活性。信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演着越来越重要的角色。传统档案管理方法缺乏科学方法和技术支撑，它在管理工作中，经常会出现了人工浪费，直接导致档案管理成本增大，管理过程复杂，流程比较长，这样难以提高办公室档案管理效率。只有将传统复杂烦琐的档案管理工作方式改变为能够高效率高质量完成工作的管理方式，才能够更好地管理办公室的档案资料，促进我国办公室档案管理事业的发展和进步。
关键词：信息时代；办公室档案管理；创新
1信息化时代下档案管理工作概述
1.1档案管理信息化的定义
在现代化时代，档案信息化就是将某些信息技术具体落实到接受、采集、保存档案信息的管理过程中去，与此同时还要为档案信息资源的其他运用方式。综合来说，档案管理信息化就是突破传统的纸质实物记录方式转变为现代化的数字化管理。而这种方式的进行必须立足于相应档案行政机构的规划来展开。
1.2档案管理信息化的特点
1.2.1单位档案管理工作在不断向信息化管理方面转变
当今社会是信息时代的社会，同时，我们也受到信息时代带给我们的影响。传统的档案管理模式已经变得很落后，大大低于现代社会的发展，而且网络信息时代已经深深烙在人们的日常生活当中，普及在人们的生活、工作、学习中，档案管理也拥有了更为先进的设施设备。在当今社会，几乎所有的单位办公室都建立了属于自己的档案管理网络，并积极地向信息化时代档案管理工作方向转变。
1.2.2信息时代的档案管理应用得到了很大的发展
从传统单一的、不全面的，以纸质记载形式的档案管理，变为如今的电子档案。传统档案管理有很大的不便，如果用到现在，那就没有生存的余地。随着社会科学技术的不断进步，网络信息的迅速发展，档案管理的实体作用得到了很快的发展，所以，就产生了我们现在常见的电子版档案。与纸质版相比，电子档案极大地提高了信息的准确度、精准度，同时也解决了现实带来的不便，为更多正处于异地的人提供了便利，其能很快得到自己所需要的信息，方便了很多。
1.2.3单位的档案管理能够提供多样化的服务模式
其主要表现在：单位的档案管理工作向信息时代档案管理转变，而与传统的管理模式相比，信息时代的丰富性也使档案管理工作变得多样化、多元化，从而促使工作的快捷性、简便化、方便性。同时，也会激发人们对工作的兴趣，使其全身心投入到工作中。例如，一些单位，他们以前的档案管理方式会采用纸质手写记载，不仅费时间，而且也容易出错，现在随着网络时代的进步，我们可以直接采用电脑记录，又快又准确，也不费力，还能节省我们很大一部分时间，所以单位应跟随时代的进步不断地发展，使其充满信息化、时代化。
2信息时代办公室档案管理工作中存在的弊端
2.1规划与设计存在落后的情况
在信息时代对办公室档案信息管理工作中，最常见的问题就是规划与设计存在严重的落后情况。档案信息资源在生成过程中主要依赖空间地域性，同时会受到资金以及权限的影响作用，因此，基于这种情况下，面对各种各样的背景，具有统一性的规划方案就很难制定与实施，致使办公室档案管理工作开展出现困难。
2.2工作理念存在落后情况
传统档案管理就像一个收藏品一样，无法达到实际的功能与使用价值。然而在信息化时代背景下，可以将各类信息资源随时调动出来，进行统一规划，但是在实际工作中工作人员缺少这种服务意识，导致档案管理岗工作也是形式化存在，成为纸上谈兵，仅仅停留在管理与收藏方面。
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2.3管理方式存在落后的情况
在办公室档案信息管理工作中，传统管理方式就是利用工作人员的手头工作与实际操作，然而这样的工作会存在很大的弊端。第一，不能及时更新和汇总所有档案资料。第二，不能将有用的档案资料调档出来，无法发挥其具有的真正作用。第三，档案管理工作人员严重缺乏服务意识，同时专业工作人员所具有的专业意识不强，进而无法有效开展信息化档案管理工作。
3信息化时代办公室档案管理工作科学创新的主要措施
3.1重视创新理念和信息化技术水平的提升
在信息化时代中，科学创新办公室档案管理工作，首先要重视对管理人员的创新理念和意识的提升，才能保证信息化技术水平的提升。信息化时代的档案管理工作，不仅要求管理人员具备相应的管理知识，还要有较高的综合素养，其根本是要转变工作人员的传统的思想理念，使之符合信息化时代的要求，方能更好的服务于管理工作。同时，相关部门应当重视对管理人员的信息化技术水平的提升，通过开展培训，增加学习和交流的机会等方式使管理人员能够更加积极主动的参与到具体的信息化管理工作中。
3.2建立智能化的信息资源共享平台
信息化的档案管理工作不仅仅是对档案的简单收藏和保存，而是要保证高效的档案信息利用，加上信息化档案管理工作的规模和范围逐步扩大，所以建立智能化的信息资源共享平台，利用信息化技术科学对档案信息进行收集和管理，保证和提高档案信息的利用率。同时赋予相关职能部门的部分工作人员的档案查询权限，使得档案管理工作和其他部门的工作配合更加协调。
3.3提升办公室电子档案管理水平
信息化技术改变了传统的档案管理模式，电子档案管理逐步代替传统的纸质档案管理方式。在信息化技术的支持下，可以创建档案管理的网站，保证信息资源收集的效率和质量，实现档案管理网络化和智能化。其次，可以建立电子档案数据库，不仅能实现所有档案资源的统一管理，还能优化信息资源，实现资源共享，同时还能提高档案信息的期限和质量，促进档案信息管理效率的提升，提高档案信息资源的利用率，创造更多的价值。
3.4加强政府部门的作用
保障档案管理工作的安全性，离不开政府部门的支持和配合。首先，政府部门应当重视对档案管理工作的立法，完善相关法律法规，保障信息技术的安全。其次，政府部门应当重视网络安全监督和治理，才能保证信息资源的安全性，促进档案信息管理的可持续发展。另外，政府部门应当对档案安全管理制定有效的应对措施，才能为档案信息资源的安全提供基础保障。
3.5培养专业的信息化档案管理人员
在信息化的档案管理中，由于其管理工作会涉及到很多不同单位不同部门的协调工作，所以只有培养专业的信息化档案管理人员，才能使新型的电子档案管理与传统的纸质档案管理之间配合更好协调，更好的满足现代化办公室档案管理的具体需要。
3.6建立科学的信息反馈考核体系
对办公室档案管理实施信息化，其重点是保障档案管理工作的时效，提高与其他部门的工作配合能力，因此需要建立科学的信息反馈考核体系。政府相关部门重视与档案管理部门的沟通联系，根据具体的制度和要求，及时将信息反馈到管理部门。通过信息反馈考核体系的建立，能充分的调动工作人员的积极性，提高信息化办公室档案管理的质量。
结语
综上所述，面对形势的转换，档案管理工作也要不断与时俱进，积极运用现代技术，最大程度地提高工作效率。在档案信息管理工作的创新与发展中，要善于转变工作人员的工作理念，加强现代化服务观念，同时要不断促进信息化建设，使其不断趋向于标准化和科学化，最后还要引进科学的管理模式，使档案管理工作的保障体系进一步强化，只有这样才能全面深化档案管理工作的真正价值。
参考文献：
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[3]卢伟.信息时代办公室档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018（02）：101.
论文作者:饶文婷
论文发表刊物:《基层建设》2019年第12期
论文发表时间:2019/7/19
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 办公室论文; 信息时代论文; 信息资源论文; 传统论文; 《基层建设》2019年第12期论文;