吴科
重庆巨能建设（集团）有限公司 重庆 401120
摘要：经济的进步，促进企业档案信息化建设的发展。信息是企业发展的动力源泉，档案信息化建设在一定程度上直接影响着企业各项经营活动以及企业未来发展方式，如何保证档案信息资源的完整性与真实性，有效利用信息资源是当前各大企业需要解决的重要课题。本文浅析企业档案信息化建设。
关键词：企业；档案；信息化
引言
随着现代信息技术、网络技术、通信技术的不断发展与创新，信息化已成为推动社会全方位转型与变革的重要力量，信息资源日益成为重要生产要素、无形资产和社会财富。在此背景下，企业档案信息化的理论研究与实践经验得到前所未有的发展。目前，自下而上、业务驱动的企业档案信息化建设模式导致企业档案信息化管理与发展困难重重、效率低下，给企业带来人力、物力、财力的浪费。
1企业档案信息化的重要意义
企业档案的信息化具有非常重要的意义，随着科学技术水平的不断提高，信息化技术成为当前发展的潮流，信息技术和网络技术得到了广泛的应用，在应用的同时给我们带来了较多的便利，得到了广大群众的认可。随着信息化的不断发展，文档一体化已经成了档案管理的重要体现形式，也是未来的发展趋势，因此必须要将档案管理系统与各个系统进行有效的结合，只有有效的结合才能够发挥重要的价值，实现高效的管理，才能够提高企业的工作效率，提高档案管理的效率。档案信息化建设已经成为市场竞争的有效途径，在激烈的市场竞争当中，能够有效地提高企业的竞争能力，因为信息本身就具有较强的时效性和准确性，能够对企业收集的信息进行有效的评断，不断地对数据库进行更新，保证信息的更新速度，能够帮助企业更加明确自身的漏洞，及时进行处理，只有不断地提高信息化建设，才能够及时发现自身的缺点，才能够及时得出最为科学、正确的结果，为企业的决策提供强有力的依据，提高企业的收益，促进企业的发展。
2档案信息化建设过程中存在的问题分析
2.1企业对档案信息化建设重视程度不够
现在的各个企业都只重视经济效益，对企业来说，如何提高经济效益是企业的重要工作内容，认为决定着企业的发展程度。所以，经常忽视对企业档案管理的工作，企业领导在思想观念上就容易忽视企业档案信息化建设工作，只是把企业的经济效益与社会效益放在首位，没有考虑到企业档案信息化建设对企业发展的影响，没有意识到档案信息化建设对企业经营管理经验的传承以及对科研工作的开展等多方面的重要性。领导机构对企业档案信息化建设工作投入比较少，甚至忽视企业档案信息化建设工作，这就导致了管理人员对企业档案信息化建设工作更加的不重视，总是以旧思想观念来应对工作，不能与时俱进，档案利用率低下，使得档案馆的设立没有达到实际的目的。
2.2资料保存设备落后
目前，我国不少企业的档案信息化保存设备落后，主要体现在：保存设备破损、保存工具不正确，有些甚至将档案信息化直接放在柜子或者盒子里，不进行任何防火防潮工作，在保密性、安全性方面完全无法保障，严重影响了开采工作的进行。
2.3缺乏相应的档案管理人才
现在，很多企业档案管理人员并不是专业的人员，现实生活中，很多不是档案管理专业的人员也可以从事企业档案信息化建设的工作，比如行政、师范类等专业的人员。而且这类人员的流动性非常大，文化水平与专技能有很大的差异。因为企业档案信息化建设缺少专业的管理人员，所以就招入很多的兼职人员，由于大部分的兼职人员缺乏一定的专业素养，对企业档案管理的重视程度不够，没有太多的时间与精力从事其企业档案信息化管理工作，造成企业档案信息化建设工作发展的比较缓慢。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆此外，从事企业档案信息化建设相关人员没有较强的法制意识，在管理工作中很难做到有法可依，经常出现违法违规操作现象，对企业经济活动以及社会效益造成不同程度影响
3档案信息化建设的相应对策与建议
3.1完善档案信息化建设规范体系
现阶段，我国各个企业对于档案信息化建设的理论研究与实践研究还不够成熟，体系建设与规范制度还不完善，在某种程度上与先进国家相比较还存在较大差距。随着国内外对档案信息化建设的重视，各个企业也认识到档案信息化建设的重要性与现实意义，进一步加快了档案信息化建设。首先，需要制定一系列管理制度、规范与标准，为档案信息化建设的有效开展奠定良好基础。企业档案管理部门需要根据企业自身发展特点，从企业自身实际情况出发，再结合国家标准或者行业标准，加快制定与出台相关规范与制度。在制定之初需要综合考虑档案存在的具体特点，并尽量采用适用范围广泛的标准。
3.2优化设备设施
工欲善其事，必先利其器。优化资料保存的设备设施，是提高保存质量的物质基础。第一，加大资金投入，为设施设备的优化提供经济保障。第二，结合企业自身的条件，进行充分的规划，设计成套的资料保存设备设施体系，提高资料保管的质量。
3.3打造高素质档案管理人才队伍
定期邀请相关专家学者对企业档案管理人员进行相关培训，提高企业档案的基本素质和业务能力。企业档案管理人员需要熟练使用计算机，能够通过扫描来熟练地以文件的形式存储文件，并具有很强的文件数据处理和收集水平，为档案信息服务平台的建设提供服务。文件信息。袖手旁观。能够及时掌握相关新技术、新设备的应用技术，提高档案管理人员的应用水平。完善人才制度，制定和实施有效的人事激励制度，通过多种方法提高档案管理人员的基本素质和业务能力，为档案信息管理提供人事保障。
3.4重视数据库设计工作
数据库的完整性，对后期的信息化建设具有深远的影响，因此，企业档案信息化建设必须重视数据库的设计工作，保障数据库的完整性。第一步，确定任务描述、任务目标；第二步，考察数据收集方法、数据使用方法；第三步，创建数据结构、建立数据表；第四步，确立表联系，并建立每个联系的逻辑连接；第五步，确定业务规则、确定数据约束类型；第六步，建立视图，并使用适当的表和字段进行定义；第七部，审查完整性，包括表、字段的审查、联系的合法性、业务规则等。保障数据库设计的完整性，虽然会耗费较多的设计时间，但可以极大地提升数据库的安全性。
3.5以人为本，面向用户
档案信息化建设的根本目的与宗旨就是提供更优质的服务，也就是说服务是档案工作的主要职责。所以，档案信息化建设需要坚持以人为本，坚持为企业领导层以及管理层提供数据支持，为企业各项经营活动提供正确指导。档案信息化建设以多媒体技术、互联网技术以及信息技术等为核心，对信息数据进行传输、加工、存储以及处理等，以用户需求为导向，最终实现数字化信息共享。
结语
档案信息化建设对企业的发展具有非常重要的作用，能够提高企业的运营收益，能够判断项目的实施效益，能够作出正确的判断，因此，对于国家经济建设的发展具有非常重要的意义，当前的档案信息化建设中发展，出现了不平衡的现象，但是在了解到档案信息化建设的重要性之后，相信所有的企业都会将重点放在企业的档案信息化建设上，只有提高企业的发展速度，才能在激烈的竞争中生存下去。
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论文作者:吴科
论文发表刊物:《建筑细部》2018年第9期
论文发表时间:2018/11/15
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