摘要：对现代企业而言，推动档案管理数字化、信息化建设与发展十分有必要做，不但可以显著改善档案管理现状，提高管理水平，还能为自立资源工作开展提供有力支持并充分满足企业实际发展需求。在信息技术的支持下，企业能够基于高水平的人事档案工作维持良好发展态势，强化自身市场竞争力。本文将简单研究推动企业人事档案信息化发展重要意义，并就相应对策展开探讨。
关键词：企业；人事档案管理；信息化
信息技术的飞速发展对现代社会造成了巨大影响，体现在各方各面，并促进了多个领域的信息化发展。在信息技术助力下，人事档案管理也迎来了创新变革的良好机遇，有利于实现人力资源发展程度全面提升，充分发挥档案应有职能。因此近年来企业在积极探索信息化人事档案管理的正确发展路径，希望通过档案管理水平的提升促进自身稳定发展，为自身市场竞争力的提升创造良好条件。
一、推动企业人事档案管理信息化发展的必要性
（一）改善人事档案管理现状
就目前而言，人事档案管理还有着诸多缺陷及不足，导致实际管理水平较低，不能完全发挥档案在企业中的作用作用，无法完全利用管理职能推动企业发展。首先，企业轻视人事档案工作，没有充分意识到对其进行管理的意义，仅仅投入较少资源，导致相应的管理工作难以高效开展，不能为为企业的高效运行带来足够支持。其次，企业档案管理工作不够规范。主要体现在制度不健全、结构不合理、工作未落到实处等方面。在这些因素的综合影响下，人事档案管理水平自然难以得到有效提升，导致档案作用没有得到完全挖掘。不利于企业长效发展。最后是档案管理效率较低。在传统人事档案管理模式下，档案管理是以纸质档案为基本媒介，无论是对档案进行记录、修改还是调用，均需要花费大量时间，效率较低，难以完全满足企业发展需要。尤其是在现代企业规模不断扩大，人事档案内容不断增加的情况下，传统管理模式更是难以有效满足实际需求。档案管理的信息化发展能够有效改善传统档案管理模式的不足，以更加高质高效而创新的方式推动管理水平有效提升。
（二）满足企业发展需求
信息化发展是现代企业发展的必然方向。不过信息化并非是一蹴而就的，需要企业从多方面着手，逐步、共同推动信息化有效发展。其中，档案数字化、信息化发展正是极其重要的一环。人事档案作为力资源基础组成，其对企业高效运行有着巨大影响，因此在企业信息化建设与发展进程中，人事档案是极为关键、不可忽略的部分，优先级极高。只有充分落实人事档案信息化管理的稳步前进，才能充分满足企业需求，强化企业在新时代背景下的竞争能力。
二、企业人事档案管理的信息化建设路径
（一）加强信息基础建设
信息化发展永远离不开基础完善基础设施设备支撑。当前企业正处于信息化起步阶时期，相应的设施、设备、技术等水平较低，难以完全满足建设需求。故而企业必须全面加强信息基础建设，首先应当做好信息化发展规划，投入足够资源，尤其是资金，购置信息基础硬件，配备相应软件与系统，引入专业人才，为档案管理的信息化发展提供良好条件。其次，企业应当顺应时代发展潮流，不断更新换代设备，升级系统软件，以最先进的技术支持人事档案管理水平的稳步提升。
（二）建立信息化管理系统
信息化管理少不了相应的系统做基础支持，企业应当基于自身发展规划，充分考虑人事档案发展需求，建立相应管理系统。首先企业应当建立健全人事信息数据库，将现有档案资料转换为数字形式进行储存，并对相关功能进行科学设置与优化，让数据库能够成为信息化人事档案的核心基础，确保大量不同类型的信息数据能够得到有效储存、修改和调用。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆其次，企业应当建立各部门共同参与的信息化管理平台，并在该平台上设置专门的人事档案模块。该模块主要有档案部门和人力资源部门共同管理，其中档案部门主要针对档案本身进行管理，主要职能包括对档案数据进行储存、调用、分析等。而人力资源部门则主要针对档案内容加以管理，确保实际管理质量效率得以有效提升。人力资源部门有权对档案内容进行调整与修改，并能在档案部门的协助下对档案信息进行综合分析，充分挖掘档案价值，让人力资源管理能够高效实施，保障企业良好、长效运行与发展。
（三）创新信息化背景下的人事档案管理体系
企业必须对人事档案管理体系进行创新与完善，才能有效跟随时代发展脚步，为自身长效发展奠定良好基础。首要之急是对档案管理结构进行合理调整与优化。信息技术支持使得管理水平得以有效提升，尤其体现在质量与效率方面。传统管理结构过于冗余，实际工作效率低下，和信息化管理形成鲜明对比，难以有效适应后者需求。针对这一问题，企业应当积极优化管理结构，调整管理岗位与职责，以更加垂直、简单的管理结构实现高效档案管理。其次应当对管理机制进行适当调整。信息技术使得人事档案管理机制发生巨大变化，尤其体现在档案部门与其他部门的交流与合作上。信息化平台使得档案部门能够更加直接高效地与相关部门展开合作，工作效率成倍提升，传统人事档案管理机制显得过于冗余低效，应当被淘汰并制定更加高质高效的创新性机制。最后还应当推动相关制度的逐步创新与健全。传统制度是针对纸质档案而制定，已经不再适用于信息化模式。企业应当综合考虑互联网特征、信息技术、档案管理、人力资源管理等因素，同时积极参考国内外先进经验，创新管理制度，要求相关人员严格按照全新制度开展工作，确保信息化管理得以稳步推进，让企业能够充分享受信息技术带来的优质服务。
（四）提高档案管理队伍素养
信息化档案管理对相关人员业务能力有着更高层次的标准与规范，不过企业档案管理队伍综合素养水平明显偏低，无法完全满足实际管理需求，需要全面加强人员培训培养。首先企业需要加强针对专业培训，主要体现在专业理论、工作能力及工作经验三方面，确保管理人员能够充分胜任专业岗位，以自身高业务能力促进档案管理水平有效提高。其次需要落实信息化技术培养。引导档案人员学习和掌握基本信息技术，确保他们能够把档案管理和先进技术相融合，有效提高自身信息化背景下的工作能力。
（五）重视信息化认人事档案安全管理
不可否认信息化发展促进人事档案管理水平有效提升，但也给后者带来了全新的安全威胁。互联网让数字化的人事档案信息更容易遭受安全问题，除了常规的系统损坏、数据丢失等，企业人事档案信息安全更容易受到黑客、病毒、木马等的威胁。因此企业应当制定完善的人事档案安全管理制度，要求相关人员严格依照规范开展工作，减少人为因素导致的信息安全问题。与此同时，企业应当充分利用防火墙、安全软件等进行防护，及时更新系统，防止非法分子对档案进行篡改、破坏。
结束语：
综上可知，信息化建设发展已经成为企业人事档案管理的主要发展方向，受到了企业充分重视，有利于企业档案管理水平提升，更能推动企业市场竞争力不断提高，满足企业长效发展需求。企业应当积极采取合理措施推动自身人事档案管理的信息化发展，其中加强信息基础建设，建立信息化管理系统，创新档案管理体系，提高档案管理队伍综合素养，重视信息化背景下的档案安全等，均是企业在建设信息化人事档案管理模式进程中应当注意的重要事项。
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论文作者:文逊
论文发表刊物:《基层建设》2019年第24期
论文发表时间:2019/11/22
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