摘要：在新形势下，公文管理的重要性正日益彰显出来，企业公文管理的信息化建设也成为了一项势在必行的工作，需要企业能够为此提供方方面面的支持和保障，确保相关系统的早日建成和投入使用，促进企业公文管理工作的高效开展。本文将对企业公文管理信息化建设的目标、意义及有效路径进行探讨与分析，希望对推进企业公文管理信息化建设步伐，为企业公文管理工作的创新发展注入新的活力。
关键词：企业；公文管理；信息化建设
引言：一直以来，企业在公文管理工作中所用的方法手段都较为滞后，工作效率较为低下，而手工作业模式是无法与计算机管理相媲美的，也不符合现代企业公文管理工作实际要求。企业应该主动打破这一局面，积极加强信息化建设，运用现代信息与网络技术和先进的硬件设备，构建标准的制度体系，打造专业化的人才队伍，以此来推动企业公文管理工作的信息化发展进程，不断提高企业的管理能力和管理水平，为企业的蓬勃健康发展奠定坚实的基础。
一、企业公文管理信息化建设的目标
企业公文管理的信息化建设指的是用现代技术和设备来构建系统平台，在该平台上实施公文管理工作，以提高公文管理工作效率和质量。众所周知，信息时代背景下涌现出了大量的高新科技产物，在各行各业中被广为应用，给我国企业经营管理工作带来了巨大的便利。公文管理的信息化建设是企业迈向新时代的一个重要标志，企业需要明确相关工作目标，这会让各项实践工作的开展更加有的放矢，取得的效果也会比较理想。一般来说，企业公文管理信息化建设主要涉及到基础设施建设、人才队伍建设、数据库建设、制度建设等，企业应想方设法的制定完善的公文管理制度，设计标准化的工作流程，购买先进的硬件设备和软件系统，大力开展人才培训工作，从而促进公文管理的数字化、信息化发展。
二、企业公文管理信息化建设的重要意义
1、增强公文的时效性
以往企业公文的载体是纸质文档，公文传递往往存在着一定的滞后性，不能够及时被相关部门及人员所获悉，这让企业各项工作的开展受到了一定的制约。在新时期运用信息化手段来保管企业公文，转变其存储和传递的方式，所有社交软件都可以成为公文传递途径，那么企业全员可以通过多种渠道来获悉公文内容，企业工作的开展也会更加高效。与此同时，公文的获取将不再拘泥于特定的时间和场所，相关工作人员可以借助移动智能设备随时随地的得到最新公文，公文的时效性因而被大大增强。
2、提升管理工作的效率
公文管理工作是企业管理的重要一环，加强公文管理的信息化建设能够让企业内部信息的传递更为迅速，各个部门之间的沟通交流变得更加频繁，在遇到问题时也能够集思广益，共同探讨和解决，这让企业部门保持高度的协同性，企业管理效率必然会显著上升。企业管理者制定的决策以公文的形式发放，将传统公文转换为电子公文，能够让公文内容被企业全员第一时间的获知，他们会找准自己的角色定位，知道自己该如何做才能完成工作任务，给企业创造效益，企业内部将会焕发出全新的气象。
3、实现公文管理的规范化
公文管理信息系统具有起草公文、存储公文、处理公文、传递公文等多重功能，涉及到公文管理的工作都可以在计算机上完成，各个环节是环环相扣的，使得公文管理愈发趋于标准化和规范化。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆公文管理信息系统的建立还能加强企业全体人员之间的交流，倾听到群众的心声，企业各级管理人员和基层员工都可以表达对公文的看法，这将作为公文处理的主要参考依据，同时还能将公文管理责任合理分配给企业各个部门，督促他们落实岗位职责，有利于进一步强化公文管理工作效果。
4、保存档案的历史原始性
原始数据信息的保存对于企业公文管理工作而言意义相当重大，避免了有些人员因为私心或者是失误而将公文内容篡改，给企业酿成损失。通过建立公文管理信息系统，只有具备权限的人员才能登陆到系统中，而且他们所有的操作痕迹都会被保留下来，这让他们的行为得到了严格的控制，从源头上杜绝了信息篡改现象的发生。除此之外，公文管理信息系统还能在运行期间自动生成备份，企业所有的公文都可以在系统中找到，还能看到各个版本的原始公文，充分满足了新时期企业公文管理工作要求。
三、企业公文管理信息化建设的有效路径
1、确保设备管理的现代化
硬件设备是公文管理信息系统建设的有力支撑，企业需要结合系统建设要求选择价格适中、性能优良的硬件设备，还要在系统运行过程中加强对硬件设备维护和管理，安排专人负责定期维护设备，还要对设备使用人员的操作予以严格规范，防止各类因素引起的硬件设备故障问题。在软件选择上也要优先考虑那些兼容性好、操作简单的软件，与其他系统进行整合，将软件操作要点传授给相关工作人员，保证公文管理信息系统的功能齐全，与企业公文管理工作实际需要完美契合。
2、加强公文的数字化水平
企业公文的数字化绝非一朝一夕可以完成，需要耗费的时间是比较长的，企业应该在将公文进行数字化处理之前分出轻重缓急，根据各个部门对公文的使用情况进行科学的统计，将那些重要的、使用频繁的、对企业发展影响较大的公文先予以数字化处理，利用扫描、刻录等方式，然后依次进行其他公文的数字化处理工作。此外，还要对公文管理信息系统登录权限进行设置，不具备权限的人员无权使用系统功能，以此来防范公文被无故篡改，提高电子公文流转的安全性。
3、提高信息化服务层次
实际上，企业公文管理的最终目的是为了对企业经营管理做出指示，指导企业各项工作的规范有序开展，提高信息化服务层次不容忽视，这是推进公文管理信息化建设的重要举措，需要企业能够着重做好公文及公文管理一体化、各门类公文管理一体化、内部信息和外部信息一体化三项工作。企业还要建立局域网，专门用于对公文进行存档、整理、查询的同步操作，将公文数字化处理以后要按照相关规定来挂接外网，实现管理资源的共享。因为公文处于网络环境下，难免会遭到来自网络的攻击，所以企业需要采取多种信息安全技术，如数据加密技术、防火墙技术等，为公文管理信息系统构建安全防御机制，还要严厉禁止在公共网上公布未经允许的公文信息，相信这些措施的落实必然会让企业公文管理安全性再创新高。
结语：综上所述，企业公文管理信息化建设的重要性不可小觑，有利于增强公文的时效性，提升公文管理工作效率，规范公文管理流程，切实保障了公文信息的安全性。因此企业应重视做好公文管理信息系统软硬件设备的现代化管理，对纸质公文予以电子化处理，不断提高信息化服务层次，确保企业公文管理工作的优质高效开展，从而为企业发展指明方向，促使企业在正确的道路上走的更加长远，在市场经济浪潮下始终屹立不倒。
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论文作者:王辉阳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第27期
论文发表时间:2020/1/15
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