电子文件管理及对档案学的挑战，本文主要内容关键词为：文件管理论文,档案学论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着社会进入知识经济时代，计算机被广泛应用于各种领域。计算机的广泛应用产生了大量电子文件，电子文件是以计算机软盘、磁带、光盘等化学磁性材料为载体的文件材料，其特性与使用方式跟纸质文件大不相同。传统的档案管理理论与实践长期以来主要以纸质文件为对象，由此在一系列工作程序、管理方法和原则上，就必然受到新的挑战。
（一）立卷、归档是文书处理程序的最后环节，但从档案工作角度讲，立卷、归档是档案形成的环节，是档案管理的前提。
原有的纸质文件立卷程序是：文书处理部门清理已处理完毕的文件材料，将其中仍具有查考利用价值的文件收集齐全、保留下来，把它们组合成一份份案卷。在计算机做办公设备的情况下，文书处理部门立卷则表现为在计算机屏幕上审阅积存文件，对电子文件中具有保存利用价值的文件确定出不同的保管期限，并在各份文件中注明。在电子文件从文书转化为档案的过程中，人们无需费心去分类、组卷，因为计算机随时可以迅速对电子档案中的单份文件从任何角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的联系，对档案的保管、利用来说十分方便。以往纸质文件分类、组卷，也就是为了体现文件的历史联系，为了便于保管、利用。
这样，电子档案没有“案卷”这一基本单位，而是以“件”为基本单位，档案是直接由单份文件组成。既然不用组卷，没有了案卷，那么卷内文件排列、卷内目录、卷内页号、卷内备考表、卷皮、案卷标题、案卷目录、案卷装订等一系列跟案卷有关的东西也不存在了。作为文书向档案转化的一个环节，“立卷”已是名不符实。
在归档这一环节，文书处理部门只需向档案室或档案员移交软盘、磁带或光盘。如果文件是存储在硬盘上，或者档案室与文书处理部门共享办公数据库，则无需移交。
（二）档案管理包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑、研究、提供利用等。下面从电子档案的种种特性出发，对于档案管理中会出现的新变化作一番探讨。
档案馆、室按照制度接收档案，是档案收集的主要形式。在计算机时代，档案馆、室接收档案表现为接收载有档案信息的软盘或磁带、光盘等，而不是一卷卷的纸质档案。如果档案室与文书处理部门共享办公数据库、档案馆与档案室实行计算机联网，则无需专门接收档案。
在档案整理方面，由于电子档案取消了案卷这一档案单位，所以跟案卷有关的整理任务，如检查案卷质量、进行案卷的系统排列等也不存在了。同时全宗内单份文件不可能也不必进行分类、排列，因为计算机可以随时自动整序。档案馆、室的整理任务主要是整理接收来的软盘、磁带、光盘。
在新情况下，档号只剩有全宗号、文件号，而案卷目录号、案卷号、页号不复存在。全宗号、文件号主要是用于统计、监督、检索，而不再是用于固定档案分类、排列的顺序。或许还会增加一种“盘带号”，如果电子档案是贮存在可移交的软盘、磁带、光盘上的话。
计算机处理电子档案具有自动分类组合功能，因此在档案整理中不必再坚持全宗不可分散性原则。这种同一全宗的档案不得分散、不同全宗的档案不得混杂的原则，在档案数据库中也难以坚持。计算机很容易使档案在来源上的历史联系得到体现，并便于档案的保管和利用。
电子档案的鉴定，无论是档案室在归档质量检查时正式确定归档文件的保管期限，还是档案室定期审查档案保管期限，无论是档案馆审核接收进馆档案的保管期限，还是档案馆对保管期限已满的档案进行剔除，鉴定工作都表现为在计算机终端屏幕上审读档案、通过计算机将鉴定结果（如保管期限、是否剔除）注明在档案中。档案室如果未跟档案馆实行计算机联网，对于保存期限已满的档案，通过移交软盘等向档案馆移交档案。档案馆、室按规定销毁已剔除档案时，只需在计算机上对它们使用删除指令即可，而没有销毁纸质档案那样麻烦。
在电子档案的保管上，由于电子档案存储载体信息容量很大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间是很小的。从这一点讲，十分便于档案库房管理。但是，电子档案在其保管条件上又有跟纸质档案不同的特别要求。电子档案必须存放在专用库房中，对库内温湿度进行严格控制，并配置除尘、防火、防高度磁场和电场的设施。电子档案还要严格防范计算机病毒。传统的裱糊、杀虫等纸质档案保护手段已失去意义。定期或不定期地档案检查，不仅是清点档案载体的软盘、磁带、光盘数目，还要在计算机屏幕上审阅电子档案文件数目与内容有无短缺。为了保护好档案，可以用计算机将电子档案复制下来封存，以备日后对照检查档案内容。
电子档案给档案编目与检索也带来了一些变化。首先是案卷级目录消亡，其次是增添了盘带目录这一新型目录。电子档案的每一件软盘、磁带、光盘都要按库房中排列顺序编号，并写标题简要说明各贮存的内容和年代跨度。盘带标题按序号汇集起来，编成盘带目录。第三，电子档案是全文在计算机上处理，可以任意整序、分类、排列、检索，实现档案全文自动检索。第四，电子档案既然能直接进行全文自动检索，以文件级目录为途径的检索则可省去，文件级目录的编制也就可以省去。即使编目也比较简便易行，只要将每份文件中需著录的条目分别拷录下来，就成了计算机文件级目录数据库，可用于自动编目、自动检索。
在档案提供利用上，档案馆、室要针对利用者情况，运用计算机的限读功能，反删改、反复制、反销毁功能，保护好电子档案，防止泄密。电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别，一旦被篡改，极难识破。因此电子档案在提供利用时须严防删改、伪造档案内容，甚至对档案人员的职业道德素质要求也更高了。在这一点上，封存与保护电子档案副本、定期将正本与副本相对照来检查档案，就显得很有必要。档案利用者的计算机如果跟档案馆、室的计算机联网，那么档案馆、室就能实行自动化上门服务。档案馆、档案室、档案利用者三者之间通过计算机网络传输电子档案信息时，要动用数据加密、用户识别、终端识别等技术，防止在传输过程中泄密。
（三）综上所述，计算机做办公设备的情况下，传统的档案管理理论与实践受到这样的挑战：
第一，有些工作任务要省去。如立卷环节中组卷被省去，由此在档案管理各环节中凡跟案卷有关的一系列事务都将省掉；全宗内部文件的分类、排列，文件级目录的编制，档案保护技术中的裱糊、杀虫，都将省去；如果实行档案室与文书处理部门共享办公数据库、档案馆与档案室计算机联网，则归档、接收档案被省去。
第二，有些工作方法要改变。如清理文书、鉴定与检查档案是在计算机屏幕上进行审读；销毁不再有保存价值的文书、档案，简化为使用计算机删除指令；归档、接收档案是移交几件盘带；档案检索改变为档案全文自动检索。
第三，有的工作原则要放弃。如立卷中保持文件之间历史联系的原则、全宗不可分散性原则。
第四，档案管理要增添一些新任务。如在库房占用空间极大地节省的同时，档案保管环境必须满足新要求：软盘、磁带、光盘需整理、编目；提供利用可实行自动化上门服务，但要采取计算机安全保密措施。
可以看出，计算机做为办公设备并产生电子文件后，档案管理工作量减轻不少，管理更方便，工作效率提高。总之，计算机做为办公设备对传统的档案管理的挑战是一种历史的进步。
计算机做办公设备情况下的档案管理，不同于前些年我国档案界已经开展的计算机辅助档案管理（亦称档案管理自动化）。前者是以电子档案为对象的，档案具有电子文件的种种特性，档案信息原本就是在磁性载体上的。
在这新情况下档案学理论的研究内容也将有所改变。档案管理中哪些工作任务的省去、工作方法的改变、工作原则的放弃、新任务的增添，这势必直接影响到文书学、档案管理学、档案保护技术学这些档案学分支学科的理论研究。
必须指出的是，计算机做办公设备的情况下，尽管文书处理部门与档案室可以共享办公数据库，文书与档案还是有区别的，档案的定义仍适用于电子文件。尽管电子文件不存在草稿，删改不会留下痕迹，档案依然具有原始记录性而仍保持着法律凭证价值。尽管档案管理表现为对信息的处理，一切都离不开计算机，但这些只不过是因为档案的载体更新了，而档案仍属于文献，档案学仍属于社会科学的范畴。