（陕西省公路局宝鸡路政执法支队，陕西 宝鸡 721000）
摘要：办公室档案管理工作的实施可以为企事业单位工作提供重要的资料参考，帮助工作人员更好的开展工作。但是目前大部分单位对办公室档案管理工作不重视，导致办公室档案管理工作质量与效率较低，档案管理工作人员的业务能力也比较低，需要针对其中的问题采取有效的措施进行改善，提高办公室档案管理工作的效率，促进档案管理的发展。本文对办公室档案管理工作的现状、问题及提高办公室档案管理工作效率的对策进行分析。
关键词：提高；办公室；档案管理；工作效率；对策
引言
办公室档案信息管理工作对于部门、单位的正常运行有重要的作用，在单位运行的过程当中都会涉及到对档案信息的利用，那么高效的办公室管理工作是非常有必要的，而提高办公室档案管理工作效率可以进一步促进办公室运行的高效性。如今信息技术不断更新，构建办公室档案信息化管理可以有效提高了办公室档案管理的水平，但信息化技术的应用对管理人员的要求较高，想要实现工作效率的提升还需要对其对策进一步进行研究。
1 办公室档案管理工作的现状及问题
1.1 办公室档案管理工作人员业专业素养偏低
近些年，大部分的企业、部门、机构对办公室档案管理工作的重视程度普遍偏低，在这种情况下办公室档案管理人员对自身的规范要求比较低，档案管理工作的实施比较随意，工作状态是比较松散的。经常会见到办公室内的档案资料随意摆放，没有对档案资料进行统一的整理，当有工作人员需要提取或查询档案信息时，办公室档案管理人员就需要四处寻找，档案的保存没有规律，在查找时没有规律可寻，工作效率非常的低。不仅如此，还经常会出现档案丢失的情况，一方面档案保管有序性差，由办公室档案管理人员不精心而导致档案丢失；另一方方面工作人员借走档案后没有及时的送回，导致丢失。档案丢失会严重影响相关工作的进行，如果机密文件丢失会造成较大的损失。
1.2 办公室档案管理制度不完善
首先，企事业单位对于办公室档案管理工作一直都是不重视的状态，办公室档案管理相关的规范制度有些是不完善的，而即使有完善的制度也没有进行有效的实施与落实，导致办公室档案管理工作规范性和安全性都不高。在没有管理制度的约束下，办公室档案管理人员在进行档案管理工作时也是处于一种不认真、不严谨的状态。其次，办公室档案管理流程制度不完善，办公室档案管理标准是需要严格按照流程，进行档案资料分类、编号、整理、储存、提取、归档等工作内容的，但是目前办公室档案管理档案期间很少有严格按照流程进行管理的，都是将流程简化，只是简单的编个号就随意放置储存的位置了，这样一来办公室档案利用的效率就会非常低。最后，档案管理最重要的就是安全问题，目前办公室档案存放地是所有人可以随意进出的，没有相关的制度进行限制，这样就很容易导致档案资料丢失或泄露。
1.3 办公室档案借阅程序过于复杂
办公室档案资料是为单位人员提供一些有价值的资料，通过查阅档案资料可以帮助相关人员更好的开展工作，但是由于办公室档案管理工作效率过低，工作人员借阅资料时办公室档案管理人员需要经过好久的时间才能找到对应的资料，再加上借阅档案资料的程序比较复杂，从申请提取档案到拿到档案需要消耗的时间过长，程序较多，大部分的单位工作人员都不想浪费时间查阅档案资料，就导致办公室档案资源不能够被充分的利用起来，档案资源长期堆放，这对办公室档案管理发展来说是非常不利的，办公室档案管理也就无法促进单位工作的高效进行，办公室档案管理的作用就失去了。
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2 提高办公室档案管理工作效率的对策
2.1 强化单位办公室档案管理意识
通过对办公室档案管理所体现的问题进行分析，究其根本的原因就是单位领导人员和档案管理人员对办公室档案管理工作不重视，还没有认知到办公室档案管理的高效实施对单位工作进行和发展有促进的作用，所以办公室档案管理的很多内容都是不规范、不完善的。基于此，要从强化单位领导和档案管理人员的办公室档案管理意识开始，来促进办公室档案管理工作效率的提升。首先，单位领导人员要转变思想，明确办公室档案管理的意义，然后对办公室档案管理工作进行重新的规整，组织办公室档案管理人员展开会议，将办公室档案管理相关工作内容进行落实，进行工作职能分配，逐步对办公室档案管理效率进行提升。
1.2 提高办公室档案管理人员专业素养和业务能力
办公室档案管理人员自身的专业素养和业务能力是档案管理质量与效率的直接影响因素。因而一定要将管理人员的工作能力提升当作工作重点内容，将工作人员业务能力变强，是提高办公室档案管理工作最有效的途径。首先，档案管理人员要组织办公室档案管理人员进行学习，学习专业的办公室档案管理相关的管理理念和管理方式，还要学习档案管理相关的法律法规、管理规范等内容，还有要熟练的掌握现代信息化的档案管理技术，能够应用信息设备开展档案管理工作，通过学习来提高档案管理人员的专业素养。其次，在实际的档案管理当中要将学习的专业内容付诸于实践，在工作当中不断的探索更好的管理方式，正确认知自身在管理工做当中有那些不足，及时进行调整，通过实践管理丰富经验，不断的汲取新的知识和技术，从而提高自身的业务能力。
1.3 利用现代信息技术构建信息化档案管理体系
现代信息技术水平较高，利用信息技术开展档案管理工作是办公室档案管理效率提升的有效对策，也是办公室档案管理发展的趋势，因而要利用信息技术结合档案管理理念，来构建信息化的档案管理体系。首先要利用专业的信息技术建立档案管理系统平台，将办公室档案以电子版的形式进行储存和管理，然后档案资料管理人员可以借助信息化的数字编号技术，对档案中的关键词和关键信息进行记录，以便为档案的后续管理工作提供帮助，为了对档案信息的完整性进行保证，在对纸质档案材料进行整理的过程中，对于材料中出现的信息缺损、字迹模糊的问题，档案管理人员在对信息的真实性进行核查以后，要通过对信息进行补充登记的方式，对档案材料的完整性提供保障。这样在信息化的检索模式下，办公室档案借阅环节中的一些较为繁琐的流程也得到了简化。
1.4 建立完善的办公室档案管理制度，规范管理人员行为
各个机构、企业的办公室档案管理应用的特点都是不同的，在建立办公室档案管理制度的过程中，需要结合单位自身的需求和实际情况完善办公室档案管理制度。针对办公室档案资料收集问题、资料归档问题、资料录入等，专人专职的方式进行管理，可以提升档案管理工作的及时性。面对的档案借调问题，授权约束机制的建立，是对办公室档案资料的安全性进行保障的重要因素。在档案存储环节办公室档案管理人员可以将这一类材料存储在较高的楼层之中，以避免档案出现丢失的问题。对于存储重要档案材料的档案室，管理人员也需要对档案室的门窗进行有效加固。针对一些带有保密期限的档案材料，管理人员在日常工作中要在第一时间对档案的保密期限进行公示，针对一些需要在保密期满以后提高保密等级或需要及时解密的文件，工作人员需要对这些档案材料进行及时整理，为避免档案管理人员在整理档案材料的过程中所出现的私自篡改档案材料的问题，在对档案材料的保密问题进行调整的过程中。
结语：
办公室档案管理工作的优化，对单位整体工作的开展有着积极的促进作用。它对办公室管理工作的工作效率的提升也有着积极的促进作用。在对自身的责任意识进行提升的基础上，对信息化手段和完善的管理机制的应用，是办公室档案管理工作效率提升策略的主要内容。
参考文献
[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务,2014(5):171-172.
[2]陈志婷.提高基层档案管理工作效率对策探讨[J].办公室业务,2017(13):98-9
论文作者:李昕
论文发表刊物:《知识-力量》2019年2月中
论文发表时间:2018/12/11
标签：档案论文; 办公室论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 管理工作论文; 工作效率论文; 档案资料论文; 《知识-力量》2019年2月中论文;