网络环境中图书馆的管理创新，本文主要内容关键词为：中图论文,管理创新论文,书馆论文,环境论文,网络论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[分类号]G251
美国学者吉福德·平肖在其畅销书《创新者与企业革命—2000年经理与企业家》中写到：“我们生活在这样一个时代，即进行有效创新的能力已经成为事业成功的基本决定因素。如果竞争就是创新，就是创造和改进产品、服务和加工过程，那么，不创新就是死亡。”图书馆存在的必要性在于它能向用户源源不断地提供动态对应的知识信息和服务，这就要求图书馆必须具备旺盛的活力。所谓图书馆活力，就是指图书馆这一有机体的生命力，或者说是图书馆在一定条件下维持自身生存和发展的功能。它一般表现为图书馆对社会环境的应变能力、图书馆在信息服务业中的竞争能力以及图书馆自我改造、自我发展的能力。信息资源网络化是信息资源的一种新型运动形式，其发展不仅意味着传统的文献情报工作模式的变革及文献情报与组织理论的深化和拓展，而且给图书馆系统的组织与管理活动施加了新的压力。在这一“逆境”面前，我国图书馆惟有实行管理创新，才能增强自身的活力。所谓管理创新，是指把新的管理要素或要素组合列入图书馆管理系统，使之具有新的功能。管理创新是图书馆创新体系的重要组成部分，其涉及面很广。
1 组建一个全国性的图书馆网络协调组织
当前，我国图书馆在网络化建设方面存在的突出问题有：①各系统数据库重复建设现象严重，网络化共享程度不高，且规模有限；②各系统的网络发展相互制约的现象未能从根本上得到消除；通信网络与增殖业务网的发展协调问题未能很好地解决，网络业务发展竞争往往处于无序状态。现以珠江三角洲地区的图书馆自动化建设为例：中山图书馆、深圳图书馆和深圳大学图书馆都曾分别开发了各自的图书馆自动化系统，现又都在不同的“地盘”里组建或筹组图书馆网络。事实上，它们本可联合起来开发图书馆自动化系统并在珠江三角洲地区建立统一的图书馆网络。之所以未能实现，管理体制的制约不能不说是个重要因素。前述问题从多方面影响到图书馆网络化信息服务之社会地位的确立，也影响到图书馆的网络化进程。解决这些问题，需从国家信息化建设发展战略的角度出发，组建一个全国性的图书馆网络协调组织。譬如，可在国务院设立“中国图书馆网络化协调委员会”、“中国图书馆网络管理委员会”或“中国图书馆联机计算机中心”，并履行下列职责：①制定全国标准，如分类和主题标引的标准、图书馆计算机应用系统软件硬件标准及通信标准；②制定文献资源配置方案和文献资源共享方案；③负责全国性大型图书馆合作项目的组织、方案制定与实施；④对以上工作的执行情况进行指导、监督和管理；⑤负责与世界上主要网络图书馆的资源交流与协作。
2 图书馆应设立网络资源管理部
图书馆应设置网络资源管理部，即WIRE(Web/Internet ResourceExecutive)，负责图书馆范围内关于网络信息服务的交流与协调。其必要性在于：①不同部门的网络信息服务计划可能会产生矛盾和冲突。而WIRE能在计划实施过程中对这些矛盾进行协调，最后制定出统一的计划，以降低图书馆管理成本，实现规模效益。②管理与协调任务需要专职机构和人员来承担。许多负有其他责任的管理人员虽然很有能力，但没有充足的空余时间来履行协调的责任。也就是说，靠兼职人员进行协调很难取得成功，因此非常有必要设置一个专门的管理部门。③专门负责网络信息服务协调的WIRE具有较好的专业直觉，这有助于其帮助经验较少的部门避免常见错误。④图书馆若缺乏一个网络信息服务整体协调机构，会导致各部门各行其是。反之，各图书馆如果能够接受一个代表图书馆整体利益的机构的指挥，而不再各自为政，我国图书馆的整体工作效率必将得到很大的提高。
WIRE仅作为一个辅助性的机构存在，它应从图书馆整体的角度出发，向图书馆馆长提出专业建议，紧密配合馆长的工作，而不应具有对任何计划的否决权，图书馆如能较好地利用WIRE的协调职能，便能提高适应网络环境变化的能力。WIRE的合格人选应具备以下条件：①具有优秀的人际关系处理能力（包括口头和书面交流能力）。②具有较丰富的网络和信息营销知识。③具有一定的商业知识。④具有经得起考验的项目管理和协调能力。⑤能有效地配合馆长的工作。⑥能同时扮演领导者和促进者两种角色。⑦有极强的倾听意见和吸取有用信息的能力。
3 重新界定图书馆馆长的职责
未来的图书馆组织将以特有的形式出现。它应该是：①以信息资源为基础；②在组织上分散而又被网络紧密联结；③有快速敏捷的应变能力；④既有创造性又有团队合作精神；⑤员工中拥有各种类型的智慧人才；⑥有自我控制能力，还必须拥有这样一种环境——有着明晰、有力的共同行为准则，并且建立在相互信任的基础上。但是，图书馆组织的这一理想形态不会自动出现。除了要有良好的宏观社会环境之外，图书馆馆长亦应完美地履行自己的职责。1987年3月20日，中共中央宣传部、文化部、国家教委、中国科学院在《关于改进和加强图书馆工作的报告》中指出：“实行馆长负责制。馆长的职责是：认真贯彻执行党的方针、政策以及国家和主管部门的有关法规；领导制订全馆规划、工作计划；执行经费预算；督促、检查、总结工作；对于工作人员实行奖惩；根据需要在定额编制范围内向社会招聘。”笔者认为，21世纪的图书馆馆长除应履行上述基本职责外，还应增加并强调以下职责：
3.1 确立图书馆定位，指明图书馆前进的目标
定位是指从最大外延上界定图书馆的性质是什么：我们从何而来？我们去向何方？我们的特色是什么？定位的核心就是明确图书馆的特色。馆长如果搞不清自己的图书馆做过什么，最适于做什么，就会使图书馆变得毫无特色，盲目模仿竞争对手的发展策略、信息资源建设、信息产品开发及运作过程，最终必败无疑。至今，我国公共图书馆的特色化实践已小有成就。据对我国2600多所县级以上公共图书馆的不完全统计，馆藏带有显著地方特色且已形成一定规模的馆约占总数的80%；已设立特色专藏部门并印发有关信息小报，组织信息发布会等活动的馆约占总数的60%；正式以学科（或某一学科领域）、类目名称命名和对外服务并得到社会全面认同的特色馆（室）或中心约超过总数的10%[1]。无论是区馆还是街道馆，如上海市闸北区图书馆的国防教育资料中心、视听馆、法律馆，静安区图书馆的上海作家电脑库，杨浦区凉路街图书馆的医药馆，浦东第二图书馆的国防教育馆、海上图书馆，张家浜街图书馆的青少年自助书苑，浦东第一图书馆的服装特色室，南市区的旅游文化博览部，卢湾区的书画资料室，黄浦区的多种特色室等[2]，都开展了大量的特色服务活动，它们有偿无偿并举，既注重社会效益，也兼顾经济效益。由于这些特色服务适时而生，能吸引读者，能较好地满足他们的需要，所以比较容易取得成效，也比较容易得到社会的认同。毋庸讳言，上述图书馆的特色化成就离不开馆长的远见卓识和创新才能。
3.2 调动馆员的能动性，使图书馆充满创造力
激发能动性就得打破几十年来根深蒂固的陈旧观念，因为并不是只有馆长才有能力激发员工的能动性。在新型图书馆中，整个组织都应被视为是有创造力的，馆长的主意并不都是从“聪明人”那里得来的。馆长的主要工作就是在图书馆内部建立一种机制，以保证决策层不会拒绝任何一个初来乍到的新手所提出的“为什么不试试这个主意”的请求。要想发挥馆员的能动性，馆长必须允许有不同的意见和分歧。改革要有成效，最大的敌人就是教条。要鼓励争论，但要适可而止；争论之后，必须做出选择。
3.3 诚实正直，相互信任，并以此作为图书馆管理的基础
诚实正直是取得信任的前提，而信任则是管理控制一个灵活机动的网络组织的基础。诚实正直要求所有的交流都是开诚布公的，即使它会反映出图书馆管理上的种种弊端，甚至显露出馆长对某些问题的一筹莫展。诚实正直，还表现为馆长所说出的话要像诺言一样可信。具体地说，就是当馆长说要做一件事时，馆员们会相信馆长能把它做成。否则，图书馆内的合作就很难进行，因为每个人都有可能仅仅为局部或个人利益着想。
4 培育图书馆伦理
图书馆伦理是一种依据现代管理的技术性和组织化条件所形成的图书馆活动的价值规范，其基本对象和范围是图书馆从业人员及其信息生产行为、读者工作方式、组织协调方式、图书馆内部的人际关系和全体馆员的道德素质、管理伦理或服务伦理。笔者认为，图书馆伦理的内涵主要包括：①高度的社会责任感，强烈的事业心；②谦虚诚恳的服务态度，严谨细致的工作作风；③顾全大局的整体观念，团结互助的协作精神；④敏锐的知识产权意识，健全的隐私保护心理。培育图书馆伦理可以从多方面促进图书馆效益的提高：①崇高的目标能激发工作热情。麻省理工学院教授彼得·M·圣吉(Peter M.Senge)认为：“当人类追求的愿景(vision)超出个人的利益，便会产生一股强大的力量，远非追求狭窄目标所能及。组织的目标也是如此。”[3]②讲伦理的图书馆能吸引人、留住人、发挥人的潜能。③图书馆活动是集体活动，社会效益和经济效益要通过全体员工的共同努力方能取得。以图书馆价值观为核心的柔性协调，有助于集体活动取得成效。④只有真正地为读者着想，即合乎伦理地对待读者，才能赢得读者。⑤公众的理解、信任与合作是图书馆求生存、争效益的重要条件。争取舆论支持，赢得公众信任，靠的是实实在在的符合伦理道德的图书馆行为和优质的信息服务或产品。
当前，在我国图书馆界倡导图书馆伦理势在必行：
首先，部分馆员对图书馆的忠诚感正在降温。在信息社会中，非人格化的信息网将在很大程度上代替传统的人格化的人际关系网。非人格化的社会信息网使得人类生存的社会空间得到空前的拓展，社会的高度信息化使得所有人对人际关系网的依赖程度大大降低。职员对组织的老式的忠诚感正在烟消云散，取而代之的是对职业的忠诚。专业人员把本身工作的称心与否作为价值标准，他们只有针对自己的标准而不对上司承担责任。因为他们是知识工作者，有学问，有专业知识和经验，走遍天下都不怕。而在知识工人的价值体系中，组织价值是从属的，甚至好像是行为的障碍。图书馆员属于知识工人，自然没有例外。许多图书馆的队伍不稳，馆员“跳槽”频繁，即是这方面的典型表现。在人员流失问题上，图书馆面临建国以来最大的冲击，涉及各地区、各类型的图书馆及其各部门与各工种。据北京大学一位研究生对中国科学院系统105名专业人员的调查，其中70人希望调动。据对流失去向的调查，并非所有的人都想去收入更高的单位，有的人仅仅是想寻求更利于自我发挥或更开放、更有挑战性的环境。[4]因此，怎样在馆员的职业价值与传统的图书馆价值的必要性之间寻求平衡，就成为摆在图书馆决策层面前的一大难题。当社会变革和价值观的改变使馆员对图书馆的热忱日渐降温甚至感到空虚和失望的时候，工作意义和人际关系就显得尤为必要。
其次，图书馆业务再造引发了许多矛盾和冲突。图书馆业务过程的再造，不可避免地会导致原有的工作岗位、工作流程、工作人员、所需的技能和各部门原有的隶属关系发生变化，直接或间接地影响到一些人和部门的权、责、利。出于对这种未来变化的担心和害怕，馆员可能会滋生抵触和消极情绪，严重时甚至会发生有意的对抗，这些都会成为图书馆实行变革的阻力。例如：武汉大学图书馆流通部实行计算机管理后，原有的查目、抽档案袋、跑库、归档案袋、盖日期章等程序都取消了，4个外借口（中文文科、中文理科、外文、开架）合并成了1个，岗位合并成终端操作、书库管理、咨询3大块，组长的建制也被取消。在这一过程中，年轻人由于接受新技术快，操作熟练，明显占据了较重要的位置。一些老同志一下子从“熟练工”变成了“生手”，无形中地位下降，感受到较大的心理压力。随着掌握现代信息技术的年轻人在图书馆地位的上升，他们在工资、奖金、职称、住房等一系列问题上会有相应的要求，这种要求必然会和论资排辈、按年龄排队的人事制度发生冲突。一旦其需求得不到满足，他们可能会消极怠工或跳槽。可以肯定，在知识社会，图书馆管理的基本任务仍然没有改变，即使全体馆员能为了共同的目标，带着共同的价值观，在适当的图书馆结构内通过培训和开发，共同开展信息资源管理和服务工作，且对环境变化做出灵活的反应。但是这一任务的含义本身已经发生了变化，因为图书馆管理的运转已将馆员的构成由非技术人员转变为受过高等教育的知识工人。因此，在图书馆倡导、培育和实践图书馆伦理，必将任重而道远。
5 导入生涯管理(career management)
生涯管理是人类社会发展到一定阶段时出现的一种全新的管理理念和管理模式。生涯管理可以从两个方面来理解。从组织层面，可以理解为：图书馆从组织目标和员工能力、兴趣出发，与员工共同制定和实施的一个符合图书馆组织需要的个人成长与发展计划；从个人层面，可以理解为：员工为寻求个人的发展，而与图书馆共同制定和实施的既使个人得到充分发展又使图书馆组织目标得到实现的个人发展计划。生涯管理是对图书馆传统人事管理方式的挑战。图书馆传统的人事管理基本上是把馆员看作一个普通的系统要素，是以静态岗位的需要为唯一出发点的；而生涯管理则在动态的图书馆目标和组织结构观的指导下，在更多情况下不是从某一静态岗位出发，而是从每一个员工个人的角度出发，考虑到员工个人的因素，即能做什么、想做什么，即从员工的整个生涯来进行该员工的人力资源开发和配置的设计，并为生涯计划的实现提供信息、咨询、轮岗、培训、弹性的时间和工作方式，从而使每一员工感到这种计划是以他或她为中心而制定的。生涯管理还有效地把图书馆人力资源管理的各项内容有机地、系统地结合在一起，因此生涯管理使图书馆最重要的资源——人力资源得到了动态合理的配置，而且持久地调动了馆员的积极性，提高了馆员工作、生活的质量，有助于他们更快、更好地实现人生目标。可以这么说，生涯管理这一超越生存目的的管理模式是目前人本管理思想在图书馆管理活动中的最佳体现形式。不过，生涯管理作为一种高境界的管理思想和管理模式，亦有其显效的前提条件：①高层管理者具有正确的管理人性观。作为高境界的管理模式，图书馆高层管理者（如馆长、副馆长）的管理人性观在相当程度上决定了生涯管理能否为图书馆所导入以及导入后的实际效果。导入生涯管理的正确管理人性观基本上应是美国管理心理学家马斯洛所提出的“自我实现人”理论，即所谓"Y"理论。②营造公平、公开、公正的氛围。③培训管理者。生涯管理的主导者应懂得生涯管理的有关理论、思想和技术，包括工作分析、生涯讨论、生涯指导、组织行为学、组织理论、素质测评技术、绩效考评技术、补偿技术和激励理论等。④全面宣传。⑤逐步推进。实践证明，文化层次是造成不同个体对生涯管理理解和关心程度差异的最主要的影响因素。因此，在图书馆技术人员和管理人员中首先导入生涯管理，更容易取得成效。在取得经验并在实践中产生示范作用之后，再予以推广。⑥系统的管理。生涯管理是图书馆人力资源管理的内容之一，要想使生涯管理得到有效实施，必须与人力资源管理的其他内容有机地结合起来。⑦制度创新。对图书馆的分配制度、晋升制度、考评制度、招聘制度、培训制度、时间制度等，必须进行修改，以适应生涯管理的需要。如对某些开发性岗位（如图书馆自动化系统的开发、三次文献的开发等），可实行弹性时间工作制度；再如针对青年馆员“生涯锚(career anchors)尚未确立，急于寻找最适合自己的贡献区的情况，可建立青年馆员的短期轮岗制度，给其提供“试错”机会。
6 强化图书馆集成管理
信息资源网络化和全球经济一体化，使图书馆面对一个全新的生存环境和发展形势。传统的依靠图书馆自身可利用的资源来建立竞争优势的管理方式，将封闭图书馆的视野，限制创新思维，从而影响图书馆的市场应变能力和经营活力。1973年，美国的约瑟夫·哈林顿博士提出了计算机集成的概念。集成概念的提出为网络时代的图书馆管理奠定了基础，图书馆集成管理的思想也应运而生。所谓图书馆集成管理，是以图书馆内外软硬资源要素为基础，以创新机制为动力，以资源共享为条件，以整体优化、优势互补、聚变放大为手段，兼容各种管理手段和文化，在集成对象连锁互动、共同得益、协同推进中实现图书馆可持续发展的一种管理方式。这种管理方式与图书馆的传统管理方式有所不同：①图书馆管理目标不受现有资源的约束，不是强调目标的现实可行性，而是注重目标的可延伸性。由于图书馆的系统边界已被打破，图书馆将通过虚拟联盟来获取信息资源，以弥补自身的不足，在资源共享和优势互补的集成体中延伸自己的目标企图。②图书馆管理的要素不仅强调人、财、物等硬要素，而且更加重视信息、知识、经验等软要素，软要素在要素集成聚变中起着主导性作用。同时，在集成管理中重视要素的裂变重组，不断进行优化组合，达到功能放大的效果。不仅图书馆的资本存量可以裂变重组，其知识存量也可以实现裂变重组。③图书馆管理系统和组织结构打破传统模式的明确边界和等级制金字塔型结构，系统界限趋于模糊，组织结构趋向网络化。要素的集成使图书馆系统边界难以界定，而且图书馆所追求的内外资源的功能和优势互补，使图书馆在信息服务业中的竞争和发展问题复杂化了。④图书馆管理的方法、手段在集成的基础上，在更大范围内兼容互补，适应并启动集成体的功能聚变。柔性管理、模糊控制、创新机制，都成为图书馆集成管理的重要方法和机制。中国数字图书馆工程的建设就是图书馆集成管理思想的绝对运用。中国数字图书馆工程的目标是：建立起一个跨地区、跨行业的巨大文化信息资源网络，使之成为我国的“国家信息基础设施”；全面地收集图书馆、博物馆、纪念馆、新闻出版机构、艺术团体、音像影视、体育、旅游等单位的文化资源信息，将其中的精品内容进行数字化与深加工，建设起一批以数字化图书馆、数字化博物馆、数字化影视中心等为代表的资源库，形成巨大的知识宝库；依托国家骨干通信网，建立完整的信息资源网络体系，针对不同需求的用户，提供全面、灵活的网络连接方式，为用户提供对各种资源库的快速查询与检索；开发智能化中文用户界面和廉价的用户接入设备，普及网络的使用，使用户可以方便地、远距离地、像收看电视一样地获取网上资源，使文化信息资源得以最大限度地利用。此外，中国数字图书馆工程的实施，还会在资源有偿服务、人力物力节省等方面产生可观的直接经济效益。
7 创建图书馆认知管理体系
图书馆认知管理即通过了解公众对图书馆的看法，来使图书馆改变行为方式及决策，最终获取公众的认同。图书馆认知管理主要有三大步骤：第一是确定目标听众(target audience)是谁，即决策者和影响决策者；第二步是确定现在的认知是什么，即目标听众目前对该图书馆有哪些正面或负面的认知，或称认知诊断过程；第三步是确定改变认知和实现认知的策略和方针，即认知调理过程。概括起来讲，图书馆认知管理的目的是内求团结，外求发展，主要包括5个方面的目的：①增强图书馆的凝聚力；②树立图书馆的良好形象；③发展广泛的社会联系；④保持与社会环境的平衡；⑤建设社会主义精神文明。图书馆认知管理的内容主要涉及图书馆与内部职工的关系、图书馆与政府职能部门的经费和业务关系、图书馆与业务协作者的关系、图书馆与读者的服务和反馈关系、图书馆与资助单位（个人）的受赠和回报关系、图书馆与海内外有关机构（个人）的交流关系、图书馆与大众传媒的关系、图书馆与社区的关系。
图书馆认知管理的创新主要是通过充分发挥公共关系功能来实现的。具体途径是信息采集、咨询建议、传播沟通、社会交往、教育引导和协调反馈。其中，最重要的是传播沟通的创新。图书馆认知管理的创新主要是通过充分发挥公共关系功能来实现的。当图书馆处于“低谷”时，传播沟通工作的主要任务是尽快转变公众的态度，使公众将不利于图书馆的情绪转化为支持的情绪。这里有三种策略：一是要引导公众全面地看待图书馆，不要以点代面，也不要以偏概全，从而消除对图书馆的偏见。对图书馆中公众最敏感、接触最多的工作（如外借、阅览、咨询），要尽力做好，同时增加图书馆工作的透明度，使公众充分了解图书馆。另外，要设法改变公众的思维习惯，从多种角度维护好图书馆的形象。二是善于利用权威的力量影响公众的态度。尊重权威是人的普遍心理。图书馆如能较好地借助权威的力量，就能有效地转变公众的态度。在我国，政府机构具有很高的权威性，政府机构对图书馆的评价在很大程度上影响着公众对图书馆的态度。因此，图书馆应善于利用政府机构对图书馆评价的每一次机会，树立图书馆的形象。新闻、出版界和某些知名网站（如新浪、网易、搜狐等）的权威性也很高，争取它们的支持无疑也是转变公众态度的一种重要手段。图书馆要与大众传媒建立经常的、积极的联系，最好能在有影响、传播范围广的电视台、电台、报刊或网站上宣传图书馆。这样，公众对图书馆的消极态度很可能会迅速转为积极态度。三是通过请公众参与图书馆活动来转变公众的态度。这些图书馆活动包括读者选书、读者评比优秀馆员、大学生读者利用课余时间到阅览室值班、引进数据库的公开演示等。通过相互间的直接接触，可以提高公众对图书馆的认知水平和增强感情联系，有利于转变公众情绪和态度。
8 图书馆的运行模式应向“一馆两制”演变
“一馆两制”是一种重要的图书馆运行模式。所谓“一馆两制”，是指一个图书馆内同时存在着两种不同性质的运行机制：一是公益性运行机制，二是产业性运行机制。图书馆实行“一馆两制”具有客观必然性：一方面，图书馆的公益性服务关系到社会的持续发展和进步；另一方面，图书馆知识信息服务的经济效益及其对知识经济与生产力发展的直接作用，决定了其开拓市场化服务的必要性。目前，有条件的图书馆实行一馆两制是一种有益的选择：首先，有助于缄缓或部分解决信息资源总量激增与图书馆经费日益拮据的矛盾，有益于增强图书馆自身的造血功能，从而增强图书馆在信息市场的竞争能力；其次，有利于开发利用图书馆的信息资源，促进图书馆信息资源的增值；第三，有助于锻炼和造就一支高素质、高水平和适应能力强的信息开发队伍，有助于图书馆的可持续发展。在网络化环境下，“一馆两制”的启动宜遵循下列操作原则：①开展公益性书目信息服务与文献服务，通过网络提高服务的效能和质量。可以实施公益性管理机制，即向用户收取网络通信费，免收增值业务费。②直接面向研究开发业务或微观知识经济开展知识信息服务，进入信息市场，采取网络化市场服务的运行机制。
收稿日期：2000-08-03