关于图书馆自动化系统图书清点的实践，本文主要内容关键词为：自动化系统论文,图书馆论文,图书论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 引言
2000年香港著名爱国人士邵逸夫先生为我校捐资兴建的“逸夫图书馆”竣工，同期又进行了旧图书馆的改造，原来封闭、低矮的八层书库改为开放、宽敞的四层借阅室，所有图书全部实行开架借阅。图书馆原有的藏书格局也进行了大变动，许多书刊被搬迁到了新的借阅室，为了馆藏数据的真实和加强图书管理员的责任心，图书清点工作势在必行。图书清点是图书馆传统的工作项目，通过清点，一方面准确掌握图书的存在状况，及时对丢失的图书进行注销处理。另一方面，其清点结果也是对工作人员德、勤、技、能四个方面综合检查的具体反映，可以作为定岗、定编、定职责等的参考依据。
2 利用图书馆自动化系统进行图书清点的实践
传统的清点图书的方法是用书库或阅览室的室藏目录卡片或图书典藏的调拨帐与书架上的图书逐本核对。这样做，完全是手工操作，不仅费时、费力，而且我馆书刊搬迁时，目录卡片没有随书刊重新编排，再加上2000年后新采购图书只有一套编目分类公务卡片目录，各借阅室没有室藏目录卡片和读者卡片目录，因此图书与卡片不符，不能作为清点的依据，只能依照机读目录数据进行图书清点。而充分利用现有的现代化手段进行清点工作，只要方法得当，软件支持力强，就会收到省时、省力、准确高效的结果。
几年来，我馆自动化建设取了很大成绩，除部分小语种书刊无法建库（系统不支持），已建库书刊80余万册。条形码是计算机管理书刊的核心，是利用计算机借阅过程中的枢纽，它连接着从生产数据到使用数据借阅图书的全过程。通过它，反映图书在系统中的存储状况，随时查询到输入在计算机中图书的各种特征。理论上条形码与图书是一一对应的关系，因此条形码成为清点图书的最好检索点。
我馆采用的系统中图书清点的办法是先对每个借阅室按真实馆藏（该借阅室的实际在架图书）做一固定格式文件（要求反映每本书的条码号、书名、索书号等信息）为预清点文件，将其载入系统。计算机将其与系统馆藏（计算机系统里该借阅室的图书登记）逐一核对，最后输出未清点图书文件。这一方法的优点是清点动作由计算机执行，但预清点文件的准备费工、费时，等于重新建立库文件。
另一方法是将对应借阅室的系统馆藏信息按排架顺序（索书号顺序）打印出来，分给工作人员，按书架核对图书，发现异常时在相应位置标记，以待查询修改。这一方法免去了预清点文件的准备工作。以上两种方法都要求图书状态静止，借阅工作必须中断，这给读者利用文献带来了不便。同时清点过程中真实图书与系统脱离，发现的问题不能面对真实图书及时查证，给改错与修改工作带来困难。
我馆经过多次论证，终于借助图书馆自动化系统，找到一个切实有效的办法进行了图书清点。具体工作流程如下：
(1)设置一个新的虚拟馆藏区域，读者对该虚拟馆藏区域的图书借阅权限与进行清点工作的真实借阅室相同。
(2)工作人员将该借阅室在架图书的馆藏地逐一修改至新设置的虚拟馆藏区域。修改过程中如发现数据不符，可对照真实图书，准确修改。清点中的问题千奇百怪，出现频率最多的不外乎以下几种：
a.书目信息与图书本身特征不一致
系统中查询条码，可显示对应的书目信息。如信息与图书特征不符，有可能是编目人员在著录时出错，可根据真实图书立即修改书目数据。也有可能在借书过程中，有些读者将书的条形码撕下，将图书换为另一本书。还书时，计算机只认条码不认书，从而造成丢书。后一种情况清点过程中，应该认为此书已丢失。
b.有条形码无书目数据现象
清点中常发现在系统数据库中找不到该书的书目信息。发生这种情况，应由编目人员配合，及时补上未录入的数据，使图书在流通数据库中建立档案、有案可稽，正常流通，减少“滞架”现象。
c.条形码丢失或破损问题
在清点过程中，因为条形码作为清点图书的统一检索点，当其丢失或破损时，不仅影响清点速度，也给清点带来误差。当此情况发生时，可利用书目数据中的其它检索点进行清点，如分类号、题名等。通过系统软件可以查到此检索点所对应的书目信息，再通过排除法将清点过的且分类号或题名相同的复本书排除，从而达到清点的目的。确认后应该给图书补上条形码（贴条码应慎重，避免“一书两码”现象发生），从而可以正常流通。因此在清点前必须做好细排架工作，条形码丢失或破损时，可以从其他途径检索查证。
d.按照图书的分类与主题不属于该借阅室（比如一本《鲁迅文集》图书典藏在自然科学借阅室肯定不正确），工作人员可根据实际情况将图书修改至正确馆藏地，并将图书送到相应馆藏地。
e.一书两码和两书一码现象
按书的条形码清点图书，当一书两码时，实际上对一书重复计算为两册，造成一书重点现象。这种情况有可能是当条码丢失或破损后，工作人员给书贴新条码时，没有解除原条码与图书的对应关系，造成一书两码。日常工作中工作人员应遵守一书一码原则，避免一书两码现象发生。两书一码现象首先将条码确定为两本书中的一本，然后将另一册书按新书处理。
(3)在清点过程中，不需要中断借阅工作。归还图书时，如图书馆藏地为真实馆藏地，工作人员立即将其修改至虚拟馆藏地，外借图书则认为此书真实存在。
(4)所有在架图书馆藏地修改完后，对所清点借阅室剩余系统馆藏，查询确认：
图书状态为：已遗失
注明原因剔除
图书状态为：已被外借
图书在库
图书状态为：编目点收、移送
找编目人员核实（此类书应在编目加工中）
图书状态为：仍在馆内
此状态图书系统认为存在，而真实存在否有待查询。
(5)图书清点工作完成后写清点报告。
真实图书修改后的虚拟借阅室数据为该借阅室拥有的实际馆藏，原借阅室里剩余的状态为“仍在馆内”的图书即此次清点图书中点出的丢失图书，分析原因，报领导审批，剔除丢失图书，最后将虚拟借阅室的设置改回真实借阅室。清点工作全部完成以后，工作人员及时对清点结果进行总结：要记录清点的时间、范围、方法；统计出原有图书的数量和金额，清查后实有的数量和金额，已经遗失、损坏应予以注销的数量和金额及其所占比重；列出清查遗失、损坏应予以注销的图书清单；分析造成藏书损失的原因，提出今后加强藏书保护的措施；针对清点中发现的有关分编、建库、排架等工作的问题进行书面总结，作为改进有关业务工作的参考依据，采取措施杜绝或减少此类现象的发生。
3 几点体会
经过这次清点，掌握了馆藏的实际情况，同时还可以发现有关业务工作中存在的问题，及时堵住藏书管理中的漏洞。笔者作为系统管理员，参与了整个清点过程，特将自己的心得体会与广大同仁交流。
a.清点前认真做好准备工作，切实制定出相应合理的清点方案及进度。把一面架图书作为一批，实行承包制，责任到人。每组安排两名工作人员，一人扫码查证书目信息，另一人到书架取书及归架图书。这批书清点结束，查点册数与机器显示清点数相同，说明无漏点图书，可进行下面架的清点。如发现漏点，及时查找，补漏，才能进行下一批的清点。认真填写每批书的册数和清点进度，出现的问题尽可能随时解决，最大限度减轻善后工作的负担。这样做既能增强工作人员的责任意识，又便于领导通过记录检查清点中出现的质量问题。
b.清点前将图书细排架，以便条形码丢失或破损问题出现时利用其它检索途径清点图书。
c.做好清点前和清点时各有关部门的协调工作。如：自动化部应预先做好清点方案与系统配置；流通部人员使用系统软件清点图书；编目部人员能及时处理机读数据出现的错误；典藏部门对馆藏地改变的图书核对，移送；办公室后勤部门做好各种书车的协调保障工作等，以保障清点工作顺利进行，减少不必要的工作环节和善后工作的复杂性。
d.要求工作人员具有较强的应变能力，不仅能及时解决遇到的问题，而且对可能出现的问题有一定的预见性，并能寻找解决问题的最佳方案。
e.藏书清点工作可以单独进行，也可以和其它工作同时进行。例如，在清点工作开始前，制定出剔旧原则和范围，便可和剔旧工作同时进行。清点馆藏工作还可以和图书馆自动化工作结合起来。例如，加条形码回溯建库，检验图书所加磁条是否有效等。
4 结语
藏书清点工作虽然费时费力，并有可能打乱图书馆正常工作的运行，但它并不是一项只统计图书丢失情况的工作。清点能使图书馆了解馆藏是否安全和确保藏书记录准确，使日常工作中无法发现的错误得到全面纠正，使因工作失误造成的“死书”变“活”，从而降低拒借率。图书馆定期地、适时地进行藏书清点工作是必要的，它将有助于提高图书馆工作质量和改善内部管理。总之，随着自动化水平的提高，图书馆传统的清点工作已从手工方式向现代化方式过渡。清点工作是保护现有资源、摸清家底、建设馆藏的有效手段，也是领导评价窗口服务好坏的一个重要参数，其清点结果对领导决策，对图书馆的藏书建设有重要的指导意义。