电子文件归档及电子档案管理实践，本文主要内容关键词为：电子论文,档案管理论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G273
文献标识码：B
文章编号：1001-5264(2001)01-0026-02
一、电子文件与电子档案
电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。电子档案是指具有保存价值的、归档后的电子文件。按攀钢公司电子文件的产生领域，可将其分为三种：一是记录办理公务、处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，如办公室自动化产生的电子文件，E-MAIL电子信箱产生的电子文件；第二种是记录生产或科研活动的技术性电子文件，如CAD计算机辅助设计等生成的电子文件；三是用扫描仪等设备获取的图像电子文件。
随着计算机和网络技术的迅速普及和发展，电子文件已涉及到企业管理的方方面面，大量生成的电子文件正在给我们的工作和生活带来巨大的变化，它与纸质文件的归档和管理截然不同，给传统的档案管理工作带来了严峻的挑战，电子文件的归档和电子档案的管理已实实在在地摆在了我们面前，若管理不当将会给企业带来严重的损失。因此，我们迫切需要对电子文件的归档和归档后的电子档案进行规范、科学的管理。
二、制定电子文件归档规定
过去，公司档案馆主要是对纸质档案进行收集、归档，偶尔也有一些电子文件（软盘）归档，但档案部门没有进行必要的验收，对其数据格式和运行环境没有作出任何规定。随着计算机的普及和发展，电子文件数量越来越多，以往的归档和管理方式已不适应现代化管理的需要。针对这种情况，从1998年开始，公司先后投资近百万元为档案馆建立了SEAS 2000档案现代化管理系统，并联入公司局域网。档案馆珍贵的、破损档案通过扫描、净化、存储获得相应的电子档案进行保管和提供利用，同时该系统有效地解决了办公室电子文件和设计部门CAD计算机辅助设计生成的电子文件在网上传输、直接归档的问题，大大减轻了档案人员的工作量，避免了重复劳动。
为了进一步规范电子文件的归档管理，保证接收电子文件移交进馆的质量，公司档案处和信息中心的技术人员共同制定了《攀钢（集团）公司关于电子文件移交进馆的（暂行）规定》（简称《规定》），《规定》对各部门移交进馆的电子文件作如下技术和管理方面的要求：
1.凡获准向档案馆移交的电子文件，其数据必须满足档案馆要求的物理格式标准和逻辑格式标准的要求，移交单位需提前与档案馆协商，就每一批拟移交的电子文件和适当移交格式及软件配置的归档问题达成一致。
2.每一个存储介质都必须有相应的说明文件，说明文件的推荐名称为：README.TXT README.DOC，说明文件需描述下列内容：
(1)对介质中所存放的所有文件进行总说明（应包括提供单位、项目名称、负责人、参加人、密级、页数、起止日期等）
(2)文件名与项目名称、图号（文号）对照表
3.物理格式标准：
(1)存储介质要求：只读式光盘（5寸650兆CD-ROM盘片）、可擦写光盘（5寸双面2.6G光盘）。由于磁盘较易被损坏，档案馆只将其作为临时存储介质。
(2)存储（版本）格式：DOS兼容
4.逻辑格式标准：
(1)图像格式：TIF、JPG、GIF、BMP等均可接受。
(2)文字格式：
纯文本文件
微软WORD可读取格式
微软EXCEL可读取格式
金山WPS可读取格式
(3)矢量格式文件：AUTOCAD可读取格式
(4)数据库格式：DBF数据库格式、SQL SERVER数据库格式
5.由于目前国家对电子文件的法律效用尚未确定，因此电子文件须和纸质文件、图纸等资料同时移交，整套资料在档案馆审核认可后正式归档。
由于公司对电子文件的归档作了规范化要求，使得各二级厂（矿）归档的电子文件有了一个统一的标准，归档的电子文件更加符合长期保管和提供利用的需要。
三、对电子档案管理的几点做法
1.多种存储介质备份，进行综合管理。
为保证进馆电子档案既便于提供利用又能够较长时间地保存，公司档案馆按照不同存储介质（CD-ROM、可擦写光盘、硬盘、软盘）的特点，对每份电子档案进行多种存储介质的备份，以供脱机管理和网上运行。首先，针对CD-ROM的不可修改性，对每份进馆电子档案至少刻录一份在CD-ROM上，作为最原始的档案蓝本，以供较长时间保存使用。其次，由于可擦写光盘存储量大，可提供网上联机动态查询图档资料，我们将进馆的电子文件和档案目录库备份一至两份在可擦写光盘上，作为一个动态的档案库，供广大工程技术人员在网上直接查询和提供利用。目录库备份在可擦写光盘上，而其运行则在服务器的硬盘上，并提供档案的录入、修改、检索、统计等功能。软盘作为临时接收文件资料的介质，在档案馆对其数据进行处理、归类等工作后，将目录录入目录库中，同时备份至CD-ROM和可擦写光盘中，以备永久保存和提供利用。
2.重要电子档案的网络安全管理。
计算机信息的网络化管理给利用档案信息的工程技术人员带来了极大的方便，二级厂矿的利用者在本厂就能查询、利用全公司的档案信息。但网络化带来的突出问题就是档案信息的安全问题，尤其是重要的、带密级的档案在网上运行的安全问题，如科研档案、专利档案及一些绝密文件等形成的电子档案的管理，若处理不当，将会造成泄密、失密，后果不堪设想。这些重要的、带密级的档案信息尽管设置了使用权限，但在网上仍有可能遇到非法访问，现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防，再加上档案人员对计算机及网络知识的不精通，就使重要档案信息在网上传输的安全问题显得尤为突出。那么，如何解决这个问题呢？我们的做法是：这些重要的档案信息决不上网。在目前保证网上安全的技术问题还没有得到安全解决之前，将重要的、带密级的档案信息刻录在CD-ROM上，利用者在履行必要的手续后，可在档案馆终端上利用这些档案信息。
3.电子档案与纸质档案长期并存保管。
目前，公司形成的电子档案的存储载体有多种，如磁带、软盘、光盘等，从档案管理的角度要求这些载体应具有存储量大、能永久保存、利用方便、具有法律效用等特点。尽管它们能满足存储量大、利用方便的要求，但不能永久保存和不具凭证作用的特性让人感到美中不足。在实际保管过程中，由于高温、潮湿等因素使上述介质遭到破损，就连一度宣称不可毁坏的CD-ROM也易受杂散磁场、氧化作用和潮湿物质的影响而产生衰变，谁也无法确定10年、20年甚至更久一些时间以后这些电子文件中有多少内容可以读出来，再加上软、硬件配置的不断消失，如操作系统、文件格式、加密解密技术、解压缩技术、硬件设备的升级换代，也同样会使盘片与磁带上信息的读取发生困难。所以，电子档案介质能否永久保存现在还无法定论。另外，我国目前对电子文件的凭证作用从技术措施上还不能得到完全保证，国家对电子文件的法律效用也尚未确定，因此，电子档案与纸质档案长期并存保管，也许是一种最安全的方法。
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