摘要：国有煤炭企业的秘书是在公司职能部门党政领导身边综合办理日常事务，即办事办文办会、沟通信息、协调事务、完成交办任务、提供跟踪服务的参谋助手。负有参谋助手、承上启下、协调服务、调查、信息督查等重大责任。要想提高秘书人员的职业素质，必须加强对秘书人员的道德素质、业务素质和心理素质的培养。因此，秘书工作者必须具备很高的职业素质，才能更好地胜任本职工作。
关键词：秘书工作；职能素质
一、传统国企秘书与现代国企秘书的差异
1.1智能服务是现代国企秘书与传统国企秘书的根本区别
随着社会的发展,传统的国企秘书工作的“三办”，已远远不能适应时代的发展和满足领导工作的实际需要。现代国企秘书的职能范畴是在传统的事务性服务的基础上，进一步加强秘书的智能服务职能。智能服务是现代国企秘书与传统国企秘书的根本区别。秘书在领导身边工作,最清楚领导工作的动态，是领导常备的智能资源，从而使秘书的辅助管理、辅佐决策等智能服务具有随机性。秘书可站在领导者的角度，站得高、看得远，以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理、辅佐决策为根本内容，沟通上下、联系左右、协调内外，掌握组织的全面信息，为领导提供更全面的智能服务。
1.2主动服务是现代国企秘书与传统国企秘书的重要区别
传统的国企秘书往往提供被动性服务，领导说啥就干啥，领导不催就不干，处于被动受命的状况。现代秘书应为领导提供辅佐决策中的主动性服务，积极为领导的决策目标提供有价值的信息。这就强调秘书必须开拓思维方式、创造性地开展工作，善于发现热点、难点问题，有针对性地进行广泛的调查研究，利用先进的网络技术和信息技术，搜集和筛选决策目标所处环境的各种有用信息资料，综合分析，提出意见、建议或可行性方案供领导参考，充分体现秘书的智力支持作用。
二、新形势下国企秘书面临的新挑战
目前多数国企秘书与新形势下要求的国企秘书所具备的思想素质和业务素质存在较大差异。主要体现在：
(1)思想观念落后。有些秘书的思想观念在不同程度上受到传统思想观念的束缚，不思进取，工作拖拉，督导工作不到位。
(2)主动学习不够，文字水平尚待提高。许多国企秘书日常杂事多，没有经过系统培训，对企业文化、企业运作、企业的生产经营情况不够了解，知识面窄，文字水平不高。写出的材料思想陈旧，层次不高，创意不新，眼界不宽，对领导的意图领悟不够，致使起草的材料与领导的要求有差距。
(3)综合素质有待提高。有些国企秘书提不出有建设性的意见和建议，更写不出针对性强的调研报告，未实现充当领导的好参谋和好助手的角色。
三、当前国有企业文秘人员队伍能力素质建设中存在的问题
3.1上进心不够强。
造成此问题的原因有两个方面，一是客观方面，有的单位领导认为：文秘工作可有可无，工作简单，无非是收收发发，抄抄写写，谁都能干。思想认识上的不重视，形成文秘人员不被重视、更换频繁的局面。这种局面使部分文秘人员自己认为不受重用，提拔无望，晋级无路，工作没奔头，前途无希望，因此会出现当一天和尚撞一天钟的现象。二是主观方面，责任感、事业心不强。少数企业文秘人员片面追求个人实惠，图名求利，价值观念、价值取向出现偏移，或责任意识谈薄，抱着“混”的态度对待工作，上进心不够，工作缺乏积极性和主动性。
3.2专业知识不够全面。
国有企业文秘人员大多从基层管理人员选拔上来的，虽然他们有着丰富的实践经验，但在文秘专业知识方面还没受过系统的学习，同时企业也很少开展文秘专业方面的培训。因此大多数文秘人员走上工作岗位后，由于专业知识不够系统，工作完成靠同事的指点或自己的摸索，因此不能较好地胜任文秘工作。
3.3学习力不够扎实。
现代社会，知识更新迅猛，国有企业外部环境变化迅速，对文秘工作人员的素质和能力提出了很高的要求。然而现实是，部分文秘工作人员知识更新慢，又不能参加系统的知识更新学习与继续教育培训，工作“以不变应万变”，业务能力不能及时得以提升，不能适应文秘管理工作新形势的要求。
3.4创新力不够足。
由于很多国有企业对文秘管理队工作队伍建设的重视程度较低，很少为文秘人员提供外出交流学习的机会，很少组织专门的工作培训，因此，使工作人员的业务知识无法得到及时更新，服务效率持续低下，从而使国有企业文秘工作的创新举步维艰。
四、作为一名优秀的国企文秘，应该具备以下能力与素质
4.1高度的思想政治素养
从某种程度上讲，国有企业与国家安全和国民经济命脉紧密相关，国家的政策方针在很大程度上指导着国有企业的发展。因此，国企文秘必须具备高度的思想政治觉悟与全面深刻的理论知识储备，才能更好地辅助领导落实党的决策，使企业生产真正做到为国家与人民服务。同时，文秘良好的思想政治素养也可使企业在生产决策中避免出现无谓失误，真正做到科学发展。
4.2敏锐的洞察力与贯彻执行能力
敏锐的洞察力要求我们多看、多听、多观察。我们知道，客观事实不是一成不变的，因此，国企文秘绝不能一味“本本主义”，需要以客观事实为依据，及时洞悉外部形势与企业自身情况，实事求是地为领导出谋划策。同时，对领导意图的掌握也是文秘工作成功与否的关键。只有真正做到想领导之所想，查领导之所查，才能提高国企文秘的工作质量与效率。在敏锐洞察的基础上，认真贯彻执行才是工作目的。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆贯彻执行离不开“想”与“做”，“想”是将“看”与“听”得来的东西转化为行动的必要工具，只有在认真分析、仔细揣摩的基础上，“做”才会变得有意义。国有企业关系到国计民生，常常任务多、担子重，满腔热忱却效率低下的国企文秘，并不能真正做好领导的助手，只有具备敏锐洞察力与贯彻执行力的文秘，才能更好地辅佐领导，服务生产。
4.3较强的写作能力
文秘经常被形容为领导的“笔杆子”，因此，较强的写作能力作为文秘人员必备的基础能力，这一点毋庸置疑。古今中外的作家与写手对文章写作能力的提高方法几乎观点一致，“无他，唯手熟尔”。勤于练习、勤于写作是提高写作能力的不二法门。相对于一般作家而言，文秘写作范畴较为特殊，尤其需要对各类行政公文、企业文书以及领导讲话稿等文体谙熟于心。人们常说“文无定法”但“文有定则”，同一类的文体可写成千姿百态的文章，虽并无固定的刻板模式，却也绝非无章可循。国有文秘需要在提高自身语言运用能力的基础上，认真研读常用文体的写作规律，如行文的逻辑、思想的架构、主题的确立、材料的选择等，争取熟练驾驭各类常用文体。同时需要注意的是，国企领导工作繁忙，一些文章经常需要文秘代笔。在写作领导讲话稿时，不但要将领导的思路认真组织成文并完美润色，更为重要的是，一定要使文章符合领导身份地位与讲话风格。只有在思想与言语双方面与领导合为一体，才能使领导避免尴尬、提高威信，使领导的讲话稿发挥真正的作用。另外，国企文秘经常会在某一个时间段被部署大量的写作任务，为避免突击写作的情况出现，我们应对写作任务具有一定的预见性，比如即将到来的某个节日需要的稿件，或近期某个事件可能带来的写作任务等。
4.4现代办公技能
现代社会中，文秘不单要写得一手好字，诸如较快的打字速度、各类办公软件的操作以及常用电子设备的运用等现代办公技能，文秘都应熟练掌握，以提高办公效率。
4.5优秀的个人品质
国企文秘应具有优秀的个人品质，否则即使才华横溢，也难以胜任秘书工作。其一，实事求是。国企文秘在向领导汇报基层情况的过程中，要秉承实事求是的原则，不浮夸，不偏执，不以个人好恶为评价标准，更不能道听途说，对自己的言行认真负责。其二，任劳任怨。国企文秘经常要承担琐碎复杂的工作，吃苦耐劳是克服难关的前提。由于经常接触领导并承担重要任务，工作中难免会出现失误，面对领导的批评，文秘应理性对待，并以此为鉴来指导日后工作。其三，谦虚谨慎。文秘经常与领导接触，因此在外人眼中常被视为领导身边的红人。此时，切不可妄自尊大，应认清自身地位，保持与同事交往的正确姿态，自觉维护领导与企业的形象。其四，守口如瓶。文秘经常能够在工作中了解到企业发展的前沿与最新动态，也能对领导的意图有着较为清晰的了解。此时，一定要严守秘密，切莫出格，以免给企业和领导造成重大不良影响。
4.6要做到“三勤”
（1）勤于思考。办公室文秘工作人员在企业管理中起着承上启下的“连结点”作用。对上级，要领会、传达领导意图，对群众，要收集、整理、归纳和上报他们的意见建议。因此，要当好企业文秘工作人员，首先要养成一个勤于思考的良好习惯。要掌握第一手资料，参照各方面信息，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从中发现和掌握本质的、深层次的东西。要不断提高自身的素质，坚持理性思考，运用综合分析，对问题作出定性、定量分析，作出正确的判断，得出正确结论。
（2）勤于实践。实践出真知，实践出经验，实践是检验真理的唯一标准。学习成才，提高素质，离开实践这个环节。作为一名企业文秘工作人员要想有所作为，必须深入实际，深入一线，深入基层，了解基层的工作，掌握基层的真实情况，这样做出的决定才能做到以事实为依据。
（3）勤于总结。善于总结，探索规律，是提高自身能力素质的一个有效途径。实事求事，按客观规律办事，总得有个“求”的过程-即总结的过程。善于总结，不断地认识和把握规律，才能掌握工作主动权。总结出水平，总结出成绩，总结出战斗力。因此，企业文秘工作人员要想提高自身能力素质必须养成善于总结的好习惯，通过不断的总结，切实把感性的认识理性化，把零散的做法系统化，把抽象的东西具体化。
4.7良好的职业素养
作为文秘人员，必须具有良好的职业素养，这样才能够胜任文秘工作。一是参谋能力。要充分扮演好参谋的身份，想领导之所想，急领导之所急，做到头脑灵活，为领导决策提供可靠的参谋意见。二是要摆正位置。既谦虚谨慎又不唯唯诺诺，既敬重又不阳奉阴违，既坚持原则又要灵活处理。既要积极进取，又不居功自傲。谨言慎行，不卑不亢，切实做好保密工作。三是注重工作方法，按照轻重缓急的原则，切实做好各项工作的处理，抓住重点，突破难点，以点带面，切忌胡子眉毛一把抓。四是要有乐观积极的心态。文秘工作繁忙而清苦，必须守得住清贫，耐得住寂寞，吃得了苦头，始终保持充沛的精力和乐观的心态，这样才能够适应高压力、快节奏的文秘工作。五是树立服务意识。必须做好超前服务、创新服务、周到服务和细节服务，确保工作作风的严谨性和务实性，不断提高服务素养。
结语
总之，办公室文秘人员只有将工作置于更为重要的位置上，通过职业道德、职业能力和技能的培育，来形成自身“核心竞争力”，文秘工作才能不断进步，才能为办公室及所在单位作出更新贡献。
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论文作者:王超娜
论文发表刊物:《基层建设》2018年第25期
论文发表时间:2018/9/18
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