虚拟档案馆及其有关问题探讨，本文主要内容关键词为：档案馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
计算机技术、多媒体技术的高速发展和计算机网络的迅速普及使传统意义上的档案馆在形态与职能上都将发生彻底的转变，虚拟档案馆便应运而生。所谓虚拟档案馆，简言之就是建立在现代信息技术的全面应用基础上，以数字化方式存在的开放式档案馆。它不再是一个实体机构，而是一个有序的信息空间或称一个信息系统。它采用数字技术存贮信息，通过网络技术，使分散于不同地区的档案信息通过电子通讯系统联系在一起，机关、个人通过计算机成为电子档案馆的用户终端，足不出户便可查阅有关的目录、索引和档案全文，从而使档案馆成为信息运转中心，成为纯粹的信息管理部门。
虚拟档案馆将在一个属于自己的虚拟化空间中运营。这一空间既可以是区域性的、专业系统的，也可以是全国性的。其区域范围将视社会需要、国家的信息产业政策、档案工作的发展以及技术的进步等因素而定。在虚拟档案馆环境下，以保管为基础的实态档案库将成为虚拟档案馆的联结点。
一、建立虚拟档案馆的必然性
1.档案管理科学化的必然要求
随着机构内部或机构间计算机网络的发展，彼此间的交流更多地通过电子化来完成。面对纷繁复杂、数量庞大的电子文件，传统档案馆已无法按原有的策略进行档案的收集，从而导致了档案机构本身作为所有具有永久保存价值的非现行文件保管基地的概念发生变化，因为一些电子文件，如天气、行星和环境数据，显然具有重要的档案价值，但却不能接收进馆。因为维护这些文件需要数亿美元，它们必须存贮在价值数百万美元的大功效计算机里，又只能通过昂贵的、专利性和复杂的软件系统才能阅读。这种文件只能由其形成者通过与档案机构的合作关系加以保存。同样，在电子文件如何整理、如何鉴定等问题上，也显现出传统管理方法的不适应。而虚拟档案馆所倡导的分散保管、集中控制的档案文献组织方法能够很好地解决这些矛盾。
2.档案需求社会化的必然要求
随着经济进步和社会活动的发展，档案信息需求范围更加广泛，时效要求更加突出，档案工作呈现出比过去更加明显的社会化需求。虚拟档案馆将可以通过联网的形式把全社会的档案资源集中有序地控制起来，形成一个涉及全社会各个方面的开放式管理系统，从而可以在法律许可的范围内最大限度和更为快捷方便地向社会各界提供档案服务。
二、构建虚拟档案馆的关键技术
计算机网络技术的飞速发展，为构建虚拟档案馆提供了最关键的技术支持。然而在规划实施过程中，我们不可避免地遇到了诸如文献数字化、电子文件长期存取、网络安全和电子文件法律效力等技术难题。
1.档案文献数字化
以数字形式存在的档案信息是建立虚拟档案馆的基础，目前数字档案的来源有几种情况：(1)在办公自动化中形成的规范的电子文件信息；(2)档案馆从固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成系统三次文献档案信息，并以数字化方式输入计算机上网；(3)利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理。
数字化技术具有存储性能良好、存储密度大、速度快、成本低等优点，然而能否在转换过程中和转换后保证档案的质量、原始性、完整性和可靠性，却是让人难以放心的。这一方面有赖于管理制度的加强和人员素质的提高，同时需要技术的进步。
先进的转换设备是生成高品质数字档案的物质保证。另外必须在每一个可改变环节进行监控和限控，以确保数字化档案的可靠性。这些环节是：(1)原件被转化前、被转化时，确保原件不被篡改、修饰、覆盖、填加；(2)扫描后将编号输入计算机等设备时和输入后确保不被修改、删除、填加；(3)文件在转换为存档标准格式时，不被修改；(4)将转化后的数字档案存贮到归档载体材料中时和归档后不被修改，并能按原貌再现。
2.数字档案的长期存取
数字信息的存贮、存取与传送是相互衔接的，它们受制于硬件、软件与服务分系统构成的技术系统与数字环境。无论是通过模—数转换还是直接在计算机内形成的档案文献，一旦它们被编码数字化后，这些数字文献就共享技术层，并由该技术层承担数字信息的存贮与传递的任务。在数字世界里，机器、数字媒体、软件与数字信息四者总是交织在一起。目前高质量的数字媒体（如某些光学媒体）的预计寿命已远远超过了产生该信息系统的技术寿命，技术淘汰使过时的媒体难以在新的系统上读出。于是，如何使数字档案信息能够长期得以存取是摆在我们面前的又一难题。对已记录到媒体上的数字信息，目前的研究成果指出，保证数字信息长期可存取性的关键在于数字媒体选择、科学管理与成功的技术迁移。
数字信息可否长期存取与媒体息息相关，媒体一旦受损，其所载信息必定劫数难逃，因此慎重选择媒体是第一步。据目前研究表明，光学媒体（如CDROM,WORM、可擦式光盘等）是比较理想的选择，它们存储容量大，性能稳定，保存寿命长且不易受损，但不排除发生数据错误的危险。
科学的管理包括全面开展合作与协调和制定管理策略两大任务。维护数字信息长期存取的合作，不仅需要在本国进行，更需要在世界范围内跨行业进行。在这方面已经有了许多成功的例子，例如TF2001PADI调研组（澳），数字归档特别工作组（美）与ECPA（欧盟）就是以保护数字信息长期存取为目的的合作组织，它们在彼此的长期交流与协作中取得了很多喜人的进展。管理策略的制定涉及到许多法令、制度与策略的出台，没有它们的支持，数字信息的长期存取的维护将难以实现。如维护数字信息长期存取的主要责任者，数字档案产生的技术平台等等都需要通过相应制度和法规来达到约束和规范。
技术迁移，是数字信息从一个硬件、软件配制向另一个硬件、软件配制转移，或是从老的计算机技术向新一代的计算机技术转换。当硬件与软件发生变更，并使用新一代技术维护该数字文献的兼容时，迁移可以保护原数字文献的完整性。在不同系统下迁移，即使不能保持原数字文献的外观，也可以优先维护原数字文献的内容及其功能。技术迁移是一项花费昂贵、任务繁重的工作，对于迁移的时机、迁移的对象、迁移的标准等因素，在实施过程中应慎重考虑。
实现迁移的方法除了对数字文档进行格式转换以外，我们还可以利用专门的阅读软件来解读文档，即用不断更新软件、提供适合的软件平台的方法来保证计算机硬件对文档的支持，以实现电子文件的长期存取。
3.网络安全和数字档案的法律效力
档案不同于其它文献，它具有原始性、凭证性和机密性等特点，具备法律效力，因此档案不能被随意修改，未解密的档案也不能被随意查阅。毫无疑问，建立虚拟档案馆要求有绝对安全的网络环境作保障，然而现今的网络却存在着众多的安全隐患，给网上建馆造成了难以逾越的障碍。
保障网络安全目前主要通过访问控制（存取控制）和保证通信安全来实现。访问控制有两种措施：一是人的控制，即识别与确认访问系统的用户；二是访问权限的控制，即决定该用户对某一系统资源可进行何种类型的访问（共享、目录级或文件级；对文件操作又分为读、写、删、改、运行等）；身份鉴别技术和审记技术（记录用户使用某一计算机系统所进行的所有活动的过程）都是十分有效的方法。通过加密、数字签名、信息泄漏防护（如屏蔽技术）、路由选择控制等技术的使用达到文件传输的安全和准确。另外，针对数据库的安全问题，容灾恢复技术不可或缺。容灾，是指导数据操作的幸存能力；恢复，则是利用备份尽快恢复业务系统。容灰恢复技术使数据库在发生意外事故时能够及时得以拯救，把损失减小到最低。此外，用补丁程序的方法不断弥补现有软件系统的种种缺陷，使之得到改进并日臻完善也是十分便捷有效的。
三、为构建虚拟档案馆作好充分的准备
目前，欧美等国十分重视建设档案馆的现代化和档案信息的资源共享。在我国，网络时代已也悄然来临，一些地区和高校的档案馆已开始建设内部局域网，有的甚至已在互联网上安家立“页”。应该说，这是虚拟档案馆建设的先声。要真正完成虚拟档案馆的构建，笔者认为还要加强以下几个方面的基础性工作：
1.统筹规划，依法建馆。建设虚拟档案馆是档案界的一项重大工程，必须由国家档案行政管理部门会同国家信息产业主管部门共同研究，结合我国“信息高速公路”的建设，具体制订建设虚拟档案馆的近、远期规划，协调各部门之间的分工与合作，联合攻关，解决虚拟档案馆建设中的各种理论和技术问题。根据虚拟档案馆的特点，制定相应的法律规范，从而在法律上明确档案馆对于社会档案的产生、保管、利用、安全等的监督指导职能及权限，并处理好档案馆与各类档案的所有权、使用权、监督权的关系，在保障档案信息齐全完整的同时，保障档案形成者及公民的合法权益，如知识产权，公民隐私等，并合理规范及协调信息的超区域流通等问题。
2.加快标准化进程。处于网络中的虚拟档案馆作为档案信息的运转中心，对分散在各地的档案信息源进行集中控制，如果没有彼此兼容的硬件环境，没有统一的文档著录规划，没有规范的索引方法，没有一致的文件格式，没有适应性强的智能化软件系统，就很难发挥档案馆的职能。虚拟档案馆建设对档案工作的标准化进程提出了新的要求，我们必须大力推进档案管理的规范化进程，为虚拟档案馆的建设奠定坚实的基础。
3.提高档案现代化管理水平。尽管现代科学技术的进步已为档案事业的发展开辟了一个广阔而美好的前景，但是，在我国各级各类档案馆和部门中，现代技术手段的应用还没有达到令人满意的程度。知识经济的社会是知识化、智能化、信息化的高科技化的社会，档案的有效保护和快捷、广泛利用离不开光盘、计算机、网络等技术和设施，各类档案部门应当抓紧以这些先导技术为中心的技术装备和设施的建设，加速实用、通用型软件的研制，同时在档案信息的数字化处理方面加快步伐。否则等到我们的硬件建设到位时，我们会发现，一下子还拿不出大量有序的档案信息提供到“网络公路”上传输。
4.虚拟档案馆的建设对人员提出了更高的要求。一方面要吸引一批具有现代科技知识的专业人员，另一方面又要加强对现有人员的业务和科技知识的培训。调整人员结构，尽早造就一支能够适应档案事业发展需要的复合型高素质队伍，为虚拟档案馆的建设提供最根本的人才支撑。