档案检索的投入与效果之分析，本文主要内容关键词为：效果论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着我国社会主义市场经济的发展，市场的观念和经济的观念日渐加重。档案业务工作，特别是档案检索也需要从人、财、物等经济方面考虑，即要从档案检索的投入与效果两方面进行分析，找出比较经济的档案检索方法。
档案检索投入指在编制、使用档案检索工具时所投入的人力、财力与物力。包括编制分类方案，购买分类法、主题词表、计算机软件，著录标引，购买目录表或计算机等设备，输入计算机，使用检索工具检索，调卷等过程的支出。档案检索效果主要指检全率、检准率、检索速度以及检索的经济性。
档案检索投入与检索效果的关系
一般来说，档案检索投入与检索效果是正变关系，即增加检索投入，能提高检索效果。但检索投入的增加，与检索效果的提高之间不会总是一比一对应上升，检索效果提高到一定程度，再很难提高。例如：投入1000个劳动日，可编制党委全宗分类目录，使较重要问题的检全率达到20%；投入2000个劳动日、可编制党委与政府两大全宗的分类目录，使较重要问题的检全率达到40%（增加1000个劳动日，检全率增加20%），投入3000个劳动日，可编制党委、政府、组织部三个全宗的分类目录，但是组织部全宗重要程度一般不如党委、政府两大全宗，因此，对较重要问题的检全率只能增至50%（增加1000个劳动日，检全率提高5%）。以此类推，用10000个劳动日，编制20个全宗的分类目录，对较重要问题的检全率可能达到60%。此后若要再提高10%的检全率，将可能再投入10000个劳动日。这种情况实际上说明了编制档案检索工具的报酬递减规律，即检全率的提高不是随劳动日投入均衡上升，上升到一定程度时，再上升一点便需多倍劳动日。
节省档案检索投入与提高检索效果的方法
1.制定总体规则，有步骤地健全检索工具体系。具体地说，一是根据国家标准和规则进行总体设计，先确定由哪些检索工具构成检索工具体系，再有计划有步骤，分轻重缓急地付诸实施。各步骤的每个环节也应作出周密安排，比如：著录时，对于整卷干部任免、处分的文件，要以制做人名卡为主，另制做一张案卷级的分类卡，而不是把同一份文件著录两套卡片，一套作为人名卡片，另一套作为分类卡片，以避免重复劳动。二是在符合国家标准的前提下，根据本馆（室）的类型、任务、馆（室）藏结构、利用者成份和原有检索工具等情况，建立具有特色的检索工具体系。三是建立多种目录并存、功能互补的检索工具体系。编目要着手于今天，着眼于明天的发展，使各种目录不仅分工明确，而且功能多样，互为补充，既可作检索用，又可作管理、统计、编研等工作的基础；既可作公务目录，又可作开放目录；既适应手检的需要，又为将来机检奠定基础。四是避免重复交叉。重复交叉是因检索工具结构不合理而出现的功能不平衡反映，例如：同一目录既有书本式又有卡片式，还有机读型，这样不仅使目录庞杂、重复，而且造成编目人力的极大浪费。避免这种现象，应确定若干种功能不同的目录构成检索工具体系。
2.充分利用原基础的方法。对原有检索工具应进行改造和完善，而不是全部推倒，另起炉灶。多数档案馆、室拥有大量不合标准要求的卡片目录，对这些卡片改造的方法是：一看尺寸是不是12.5cm×7.5cm，如果大了就进行切削；二看是否缺少必著项目和一些重要项目，如果缺项应增补进去；三看语言是否规范，例如：未把作者写成全称或通用简称的改为全称、通用简称，题名没有反映内容的就重新拟写；四是进行分类标引和主题标引。原有书本式目录也不可偏废，但需进行改造和优化，才有利于其功能的发挥。改造的方法一般为：可直接在多余的案卷文件目录上标引分类号；组成书本式分类目录；可用剪贴、复印、计算机等手段把多余的案卷目录、卷内文件目录等改造成多种专题目录；可在文书处理部门的收发文登记簿上填写档号，作为文件文号目录；可利用组织史的编纂成果和查档登记，制成组织沿革、组织会议、干部情况等专题目录、索引。
3.化整为零的方法。在编制档案检索工具时，应实行馆、室挂钩，档案部门与业务部门挂钩，把编目工作延伸和分解到各档案室或业务部门。即先由业务指导人员在指导或培训时，讲清编目的作用、方法和要求，并统一档号。然后，由各档案室或业务部门定期完成应编制的目录任务。要把这项工作作为每年档案工作检查和接收档案的重要内容。
4.交换目录方法。在各地区（市）内，每县档案馆都藏有部分相同的档案资料，例如：中共中央、国务院、省委、省政府、地（市）党委政府文件以及有关报刊、图书资料等。因此，在编目时，如果各馆之间实行横向联合，分工协作，目录编制成一式多份进行交换，就可减少重复劳动。
5.利用现代化设备编目。许多档案馆（室）现已配备了复印机和计算机等现代化设备，为提高编目工作效率创造了条件。利用计算机打印目录，可以一式多份，经济省事。用复印机可使书本式目录和卡片式目录互相转换，比如：可根据需要将卡片分类排列后，复印成书本式分类目录。计算机具有一次输入多次多种形式输出的功能，它几乎能够按任一著录项目进行编目，并可以自动打印各种目录。比如：在编制专题目录、人名目录和地名目录时，涉及到的同一份文件要填写三张卡片，利用计算机已设好的程序就能自动编出上述三个条目。
6.简化著录的方法。档案著录是编制检索工具的一种重要方法，是实现档案工作现代化的基础工作之一。但是，如果完全按照《档案著录规则》规定的七个必要项目、十三个选择项目和文件级、案卷级进行著录，每人每年只能著录标引1万多张卡片，县档案馆一般馆藏档案3000卷左右，计100多万份文件材料，即使不考虑每年新接收档案的因素，固定五人著录标引，也需要25年才能完成。所以应普遍采用简化著录法，即除著录必要项目外，根据需要著录部分选择项目；著录级别可根据案卷情况，灵活选用文件级、案卷级、案卷组合级、文件组合级、分析著录法等。对利用频率高的重要全宗档案，如党委、政府、组织部、劳动人事局等单位档案，著录到文件级（一文一卡）；利用频率低或内容单一、综合性强的会议材料、专案材料、统计报表、简报、大事记等档案，著录到案卷级（一卷一卡）；同一会议材料是多卷的，著录到案卷组合级（多卷一卡）；请示与批复、原文与层层转发等著录到文件组合级（多文一卡）；同一材料有多项内容的，可采用分析著录法（一文多卡）。采用这些灵活的著录法，卡片质量高，工序少，节省人力。
7.对照著录标引公式编目。档案著录标引是一项要求高、难度大的复杂工作。但是，如果事先列出著录标引和步骤公式，即著录公式和分类、主题标引公式，工作人员对照这些公式进行著录标引，可使整个著录标引工作既规范准确，一致性强，又节省人力和时间。
8.利用原主题词的方法。近几年来，不少文件标引了主题词。档案部门只须对原主题词稍加审核，即可达到专指性、客观性、网络性和一致性的要求，从而免去阅读文件、选词、组配等工序。
9.承包的方法。在编目工作中，对工作人员要加强管理。实行承包，以明确责任，统一要求，定人员、定任务、定时间。有的单位在著录时，规定每人每天完成卡片的基数，少者罚，超者奖。这样可以调动工作人员的积极性，以现有的人力投入，获得最佳的工作效果。
10.借用外力的方法。由于档案部门编目人员有限，要寻找借用外力的途径，比如有条件的档案部门可以雇请高中以上文化程度、字写得好、做事认真的退休干部、待业青年、下岗工人、学生等突击完成编目任务。另外，编制某现行机构的档案目录，就抽调该单位人员参加，确实抽不出人时，可经协商，由单位提供工资，档案部门出面雇员进行编目。
节省检索经费的方法
1.节省编制检索工具经费的方法。除请帮助著录的人的工钱外，编制检索工具的经费主要用于购买卡片或目录表、卡片盒、计算机等。节省这些经费可用自制卡片、导卡、计算机打印或油印目录表等方法。
2.节省使用检索工具经费的方法。在手工检索工具中，使用检索工具几乎不需经费（仅需检索工具的折旧费）。而在计算机检索时，不仅需要考虑上机费用，有时甚至要收检索费。节省这些经费的方法主要是：正确地表达检索要求，编写科学的检索逻辑式，正确地扩检、缩检。
总之，在任何国家、任何时候提高档案检索的检全率、检准率和检索速度一定要与节省人、财、物一并考虑，综合权衡利弊。
（赵有力 摄）