论国际档案大会对档案公开利用的理论贡献与实践影响_档案管理系统论文

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       档案开放是档案利用的前提，档案利用是档案开放的目的，二者都是发挥档案价值、实现档案信息资源共享的必经途径。国际档案大会历来重视对档案利用问题的探讨，特别是第六、八、九、十一、十四、十七届大会对档案开放利用问题的集中、系统、深入地研讨，取得了丰硕的成果，产生了深远的影响。

       一、国际档案大会关于档案开放利用问题的集中探讨

       自1950年第一届国际档案大会至今共召开了17届，历届大会都或多或少涉及档案开放利用问题，而将档案开放利用作为议题展开集中探讨的，则属第六、八、九、十一、十四届大会。此外，第十七届大会虽未将档案开放利用作为议题，却产生了关于档案利用方面的重大成果，故在此将其一并列出。

       (一)第六届国际档案大会

       第六届国际档案大会于1968年9月3日至7日在西班牙首都马德里召开，大会的第一项议题就是“开放档案问题”。会上，国际档案理事会特别工作组根据对各国的实际调查，提交了名为《档案开放与缩微复制政策自由化》的主报告。报告分析了实行档案开放的必要性，并呼吁各国以缩微复制方式提供档案利用。[1]

       (二)第八届国际档案大会

       第八届国际档案大会于1976年9月27日至10月1日在美国首都华盛顿召开。大会共有四项议题，其中第三项议题为“扩大对档案文件的开放”。围绕这个议题的三个报告分别是：《增加档案的研究者和读者》(匈牙利)、《扩大档案的开放和利用》(印度)、《改进档案技术和扩大档案开放》(原联邦德国)。由于这一届国际档案大会比以往各届大会都更强调扩大档案开放的问题，因此，这一届国际档案大会的主题被称为“档案革命”。[2]

       (三)第九届国际档案大会

       第九届国际档案大会于1980年9月16日至19日在英国首都伦敦召开。会议的中心议题是“档案的利用”。大会共举行了四次全体会议，其中前三次全体会议集中讨论了档案利用问题，其主报告分别为：《档案的学术利用》(英国)、《档案的实际利用》(阿根廷)、《档案的普遍利用》(法国)。可以说，这一届国际档案大会是对档案利用工作的全面总结，它从档案利用工作实践中总结出了具有普遍意义的档案学理论。[3]

       (四)第十一届国际档案大会

       第十一届国际档案大会于1988年8月22日至26日在法国首都巴黎举行。会议中心议题是“新型档案材料”，共召开了四次全体会议，其中第三次全体会议以“新型档案材料的开发利用”为议题，由国际档案圆桌会议秘书埃里克·凯特拉做了题为《新型档案的开发利用》的主报告。报告人对新型档案材料的开发利用问题作了细致、深入地论述。

       (五)第十四届国际档案大会

       第十四届国际档案大会于2000年9月21日至26日在西班牙历史名城塞维利亚召开，大会的中心议题是“新千年与信息社会中的档案”。围绕这一议题共召开了三次全体会议，其中第一次和第三次全体会议的主报告分别为《全球范围内电子文件的管理及利用》和《档案馆在休闲社会中的作用》。本届大会中关于电子文件利用问题和档案休闲利用的探讨，会后在全球范围内引起了极大反响。

       (六)第十七届国际档案大会

       第十七届国际档案大会于2012年8月20日至24日在澳大利亚第三大城市布里斯班隆重召开。本届大会关于档案利用的探讨主要有三次：一是将《信息利用和隐私权保护的公共权利》作为“变化的环境”这一主题的主报告之一；二是将《档案馆通过利用者的参与和对话参与社会记忆身份认同的形成过程—来自加拿大的见解》作为分主题“身份认同”的报告之一；三是在大会上通过了关于档案利用的十项原则。本届大会对档案利用问题的探讨，特别是十项原则的提出，对各国档案利用理论研究和实践工作都具有极其重要的意义。

       二、国际档案大会对档案开放利用理论的贡献

       国际档案大会对档案开放利用的历次研讨，取得了丰硕的理论成果，极大地丰富了档案开放利用理论研究的内容，为当时及之后世界各国的档案开放利用工作做出了巨大的理论贡献。其研讨的理论成果主要包括以下几方面：

       (一)深刻阐述了档案开放的必要性

       国际档案大会将档案开放的必要性归纳为以下三点：第一，档案开放是进行史学研究的必要条件。第六届国际档案大会指出，随着史学研究的不断发展，研究者去档案馆查阅有关现代史和社会经济问题的档案以及国外档案史料的需求日趋增强。然而，世界上大多数国家却对档案的开放利用做出了种种限制性规定。因此，放松或放弃限制将大大有助于历史研究的发展。第二，档案开放是开展档案利用工作、实现档案价值的前提。第八届国际档案大会指出：第二次世界大战以后，由于部分国家档案开放政策的宽松，档案利用工作有了很大发展。大会呼吁，为了进一步发展档案利用工作、增加档案用户，各国应继续实施档案开放政策、扩大档案开放的范围和力度。第三，档案开放是社会民主政治的内在要求。第九届国际档案大会上，阿根廷国家总档案馆长加·贝尔逊斯在谈到档案的“实际利用”时指出，获知或利用档案信息是公民的一项民主权利。而实行档案开放，是这项权利得以保证实施的基本前提。

       国际档案大会关于档案开放必要性的探讨，既深化了世界各国对档案开放本质、必要性、迫切性的理解，又促进了档案开放思想的迅速传播，推进了档案开放意识在全球范围内的普及。同时，它也为世界各国档案部门和档案人员接受档案开放政策做了充足的思想准备，为各国档案开放工作的顺利开展打下了坚实的理论基础。

       (二)明确划分了档案利用的三种类型

       第九届国际档案大会创造性地将档案利用分为“学术利用”、“实际利用”和“普遍利用”三种类型，深入探讨了三种利用类型的内涵和特点，并从利用主体、利用人数、利用目的、利用者对馆藏的悉度程度、利用档案的数量等方面，对三种利用类型进行了比较，如表1所示。

      

       本届国际档案大会关于档案利用的分类，是档案学界第一次明确划分档案利用的类型，因其合理性与创造性而得到与会代表的一致赞同，并在会后得到广泛传播，成为国际公认的、学界普遍接受的三种档案利用基本类型。“学术利用”、“实际利用”和“普遍利用”概念的提出和深入探讨，为档案利用理论研究增加了新的研究基点和研究方向，促使档案利用理论研究朝着更细、更深的方向不断发展。同时，对档案利用的精细分类，也有利于档案部门对不同利用类型的利用者有重点、有针对性地提供服务，从而提高档案利用效率和效果。

       (三)大胆探索了新型档案的开发利用问题

       随着科学技术的进步和档案工作的发展，各国档案利用工作中开始出现前所未有的新情况和新问题。第十一届和第十四届国际档案大会对此展开了理论探讨。

       第一，关于新型档案的开发利用问题。新型档案是科学技术应用与档案领域的产物，其开发利用的工作方法与传统纸质档案完全不同。因此，如何对新型档案进行开发利用，特别是如何解决新型档案在开发利用中的信息安全问题，成为困扰各国档案部门的难题。为解决这一难题，第十一届国际档案大会第三次全体会议以“新型档案材料的开发利用”为议题，集中讨论了新型档案材料开发利用工作的范围、方式方法、现代化、保护技术、法律保障等问题。

       第二，关于电子文件的开发利用问题。随着计算机技术和网络技术的进一步发展和紧密结合，出现了大量的电子文件。如何开展电子文件的开发利用工作成为世界各国普遍关心的问题。第十四届国际档案大会指出，保护电子文件是开发利用电子文件的基本前提，只有确保电子文件可用、可存取、能够被理解，才能进一步对电子文件进行开发利用。会上还对电子文件提供利用的方式进行了探索，指出拷贝物质实体、通过互联网进行远程传递和在线利用是电子文件利用的三种主要方式。

       关于新型档案的开发利用，特别是关于电子文件开发利用问题的探讨，是国际档案大会关注实际、与时俱进的生动表现，也是信息时代赋予国际档案大会的历史使命。国际档案大会在这方面研讨中不断突破，取得了喜人的成果，为各国积极应对新档案、新技术、新环境提供了理论指导。

       (四)科学预测了档案利用的未来趋势

       国际档案大会关于档案利用趋势的探讨，主要有两次：第一次是第九届国际档案大会。在讨论了档案的学术利用、实际利用和普遍利用的内涵及各自的特点之后，大会指出随着时代的发展，三种类型的利用者人数都会越来越多，特别是普遍利用，它将成为档案利用的最终趋势，即档案利用的社会化。第二次是第十四届国际档案大会。第三次全体会议上，哥斯达黎加的何塞·贝尔纳·里瓦斯做了题为《档案在休闲社会中的作用》的主报告。他在报告中指出，随着人们自由时间和休闲时光的增加，不可避免地要发展许多前所未有的社交行为和群体活动。查阅档案、利用档案就应该成为这个“社交行为”和“群体活动”的一个部分。报告人认为，档案休闲利用将成为档案利用的新趋势。

       虽然两次大会关于档案利用趋势的表述不同，但其本质是相同的，即档案开放的程度越来越高，档案利用的难度越来越低，档案利用的人数越来越多，档案利用会朝着全民化、大众化、社会化的方向不断发展。国际档案大会对档案利用趋势的科学预测，不仅向全社会指明了档案利用工作的发展方向，也为档案部门明确了档案利用工作的奋斗目标，引导并激励着各国档案部门朝着这一目标不断迈进。

       (五)权威发布了档案利用的十项原则

       第十七届国际档案大会上，由国际档案理事会最佳实践与标准委员会利用工作组起草的《档案利用原则》获得一致通过。该原则为各国档案利用政策与实践制定了权威的国际标准，其内容包括以下十项：

       “第一，公众有权利用公共机构的档案。公共和私人机构或组织都应该尽可能最大限度地开放档案。第二，档案保管机构应告知公众其馆藏信息，包括不开放档案的信息，指明影响档案利用的相关限制。第三，档案保管机构应积极进行开放利用。第四，档案保管机构要保证其利用限制有清晰的说明和具体的时限，在相关法律基础上，承认符合文化规范的隐私权，尊重私人资料所有者的权利。第五，要公平公正地提供档案利用。第六，有些档案能为维护人权和记载侵犯人权的行为提供证据，档案保管机构应确保这些档案的保管和利用，即使它们目前不向公众开放。第七，利用申请遭到拒绝时，利用者有权申诉。第八，档案保管机构要保证业务流程不会对档案利用造成阻碍。第九，档案工作者可接触所有不开放档案并对其进行必要的业务操作。第十，档案工作者应参与利用的决策过程。”[4]

       《档案利用原则》是国际档案理事会就档案利用工作发布的第一个也是唯一的国际标准，是档案界国际交流与合作的重大成果。该原则的发布，不仅对过去各国档案开放利用工作的经验进行了全面总结，还为当前各国档案开放利用工作的开展提供了科学指导，更为今后各国档案开放利用政策的完善提供了统一标准，因而具有重要的历史意义、现实意义和长远意义。

       三、国际档案大会对档案开放利用实践的影响

       国际档案大会关于档案开放利用的研讨，产生了丰硕的理论成果，不仅为档案开放利用问题作出了杰出的理论贡献，还对各国档案开放利用工作实践产生了巨大的影响。

       (一)促进了各国对档案开放原则的普遍接受

       18世纪末，法国在资产阶级档案工作改革中提出档案开放原则，随后这一原则逐渐被欧洲各国接受，并迅速传播到北美，被称为档案领域的“人权宣言”。20世纪下半叶以来，在国际档案大会的推动下，档案开放原则逐渐走出欧美，走向世界，开始为世界各国所接受。

       档案开放的观念逐渐深入人心，主要表现在以下两点：第一，越来越多的国家陆续开放了越来越多的档案。在国际档案大会的努力下，原先就已开放档案的国家更深化了对档案开放的认识，进一步缩短了档案封闭期限、扩大了档案开放的范围和力度；原先尚未开展档案开放的国家，也认识到档案开放的重要意义，开始转变“重藏轻用”的观念，开放了一批又一批珍贵档案。第二，各国将档案开放原则确立为档案立法的基本原则。过去的档案一直被封存着，过去的档案利用也是一种封闭利用、特权利用。而档案开放后则是一种自由利用、平等利用、公平利用。因此，为实现自由、平等、公平、民主的法律精神，各国都将档案开放作为其档案立法的基本原则。

       (二)促进了各国档案利用工作的广泛开展

       如前所述，为促进档案利用工作的开展，国际档案大会曾多次召开会议讨论档案利用问题。在国际档案大会的影响下，档案利用工作在世界各国广泛开展起来。其广泛性表现在以下几方面：

       第一，开展利用工作的国家不断增多。国际档案大会对档案利用工作研讨的成果，由各国代表带回本国，并在本国传播开来，使得档案开放利用思想的火种和工作方法迅速传播到世界各地，促使亚非拉许多发展中国家开始了档案利用工作的实践。同时，国际档案大会的探讨，也促进了欧美发达国家档案利用工作的进一步发展。第二，档案开放利用的范围不断拓展。在国际档案大会的影响下，各国档案开放的范围不断扩大、力度不断增强、限制不断减少。这一点在前文中已有论述，在此不再赘述。第二，档案利用服务的方式不断增多。国际档案大会关于档案利用服务方式的历次探讨，特别是各国档案利用工作经验的交流，对各国档案利用方式的推广和创新起到了重要作用。目前世界各国已经普遍提供的档案利用服务方式主要有设立档案阅览室、举办档案展览、举办专题讲座或报告会、编制检索工具、编辑出版资料、发售缩微胶卷、提供档案复制件等。除此以外，一些国家档案利用工作还有其独特之处。例如中国以馆藏档案为基础，进行档案编研；法国国家档案馆下设“中学生教育处”，定期组织学生到档案馆上历史课；俄罗斯档案馆在电视上开办“历史课堂”；美国国家档案馆为每个用户提供一名研究顾问等。

       (三)促进了各国对新型档案的开发利用

       第十一届国际档案大会关于新型档案开发利用的探讨，将各国的档案利用工作从传统纸质档案中解脱出来，开始关注新型档案的开发利用问题。由于新型档案的开发利用与现代科学技术紧密联系，且利用新型档案的辅助设备通常较为昂贵，因此，各国对新型档案开发利用的程度也因其科技水平和经济水平的不同而存在差距。

       此外，在第十四届国际档案大会的影响下，各国的电子文件利用工作也得到了很大发展。为积极开展电子文件开发利用工作，各国不断创建或购买电子文件管理系统、建设档案网站、建设数字档案馆库；为保护电子文件在利用过程中的信息安全，各国不断引进新技术，如电子文件长期可存取技术、电子文件迁移技术、网格技术等、数字签名技术、数字摘要技术等。另外，为规范电子文件的管理和利用问题，有些国家还制定了专门的规则，如英国的《电子文件管理指南》。

       (四)促进了各国档案休闲利用的初步建设和不断发展

       在国际档案大会的指导下，各国纷纷开始了档案休闲利用的探索和建设。

       以美国为代表的发达国家，在档案休闲利用建设方面已取得一定成就。在美国，大多数档案馆都配备了娱乐、休闲设施。以美国国家档案馆为例。该馆大楼内设有专门的读者利用楼，并辅以配套的服务设施。如设有读者存包处，为读者免费寄存箱包；设有读者接待室、小卖部、咖啡厅和复印部，以供读者休息、娱乐；设有餐厅，为利用者提供自选快餐服务。此外，到国家档案馆的利用者如需继续到新馆利用档案，有专车免费接送。

       以中国为代表的发展中国家也开始尝试了档案休闲利用的初步建设，如中国上海市档案馆外滩新馆。该馆将自己的功能定位为“文化休闲、决策参考、展览教育、社会课堂、咨询利用、信息集聚和传播、市场服务、学术交流”，在理念上强调了其休闲文化功能。同时，该馆也在建筑设计上体现并突出了休闲文化功能，如在底层大厅设有总服务台、售品部和咖啡吧，以供利用者休息、娱乐；在8楼和10楼设有五处观景平台，以供利用者观赏城市风貌等。

       档案馆休闲文化功能的建设和发展，是各国对档案利用趋势理论的最佳实践，对扩大档案馆的社会影响力、吸引更多档案用户起到了重要作用。随着各国档案休闲利用建设的不断发展，档案利用最终将会实现自由化、大众化、社会化，档案最终也会由“国家记忆”、“政府记忆”转变为“社会记忆”。

       (五)促进了各国档案利用法规的建立健全和逐步统一

       国际档案大会在探讨档案开放利用问题时曾多次指出，应当以法律法规的形式，实现档案开放利用工作的标准化、规范化，保证档案开放利用的真正实行。在国际档案大会的积极推动下，各国纷纷将档案开放利用纳入法治轨道，借助立法确保档案开放利用的实行。

       一方面，国际档案大会促进了各国档案开放利用法规的制定。各国都在档案法规中设有开放利用的专门条款，有些国家还制定了档案利用方面的专门法规或条例，如加拿大的《加拿大内阁关于开放公共文件的指示》和俄罗斯的《阅览室查用档案的规则》等。这些法规、条例和条款对档案开放的期限、范围、档案利用的服务对象、手续、利用者的权利和义务、违法行为的处罚等，都有明确规定，使得档案利用有法可依、违法必究。

       另一方面，国际档案大会促进了各国档案开放利用法规的统一。国际档案大会为统一世界各国档案开放利用的相关规定作出了巨大贡献，其中最具代表性的就是促使档案封闭期和限制利用档案类型的基本统一。以前，各国对档案封闭期和限制利用档案类型的规定各不相同，而第六届国际档案大会则促使大多数国家采用了30年的封闭期和六种限制利用的档案类型，即“涉及国家安全和社会秩序的文件、涉及私人秘密的文件、受法律保护和有时效性的文件、私人档案馆的文件、国家领导人和公众领袖人物的文件、出于保护档案实体而限制利用的文件”[5]。此外，第十七届国际档案大会上通过的《档案利用原则》，为各国档案利用工作提供了统一的国际标准。在这一标准的指导下，各国档案利用的政策和规定将不断趋同。

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