合理配置档案资源，促进档案价值实现——关于南通市档案信息资源开发利用的调查报告，本文主要内容关键词为：档案论文,南通市论文,信息资源论文,调查报告论文,开发利用论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
处于世纪之交的我国档案工作，如何进一步合理配置档案资源，充分开发利用档案信息资源，让档案信息资源蕴藏的潜在价值尽快地转化为现实价值，更好地为社会主义现代化建设服务。这是摆在各级档案部门面前的一个十分重要而又紧迫的问题。为此，我们对南通市开发利用档案信息资源的有关情况作了调查。
一 南通市档案信息资源现状
为了充分开发档案信息资源，南通市各级档案部门十分注重档案资料的统计工作，分门别类地建立了各种统计台帐，努力做到对本地区、本部门、本单位的档案信息资源现状了然于胸。
（一）南通地方国家档案馆馆藏档案信息资源情况
1.南通市档案馆：至1998年底，南通市档案馆馆藏档案达304 个全宗，144565卷（案卷排架长度为1522米），馆藏资料31846册， 还藏有声像档案221盘，照片档案2163张，缩微胶片2540米。 其馆藏地方特色，主要表现在四个方面：（1）张謇与大生企业档案， 分为张謇档案与大生企业档案两部分，近1万卷（册）。 这是目前我国保存得最为完整、系统的中国近代民族资本主义企业档案，1987年被列为全国重点保护档案。（2）民国档案，计35320卷（排架长度325米）， 时间跨度为1912年至1949年。我国一些民国史专家认为，一个县（解放前南通市为南通县）能够保留下这么齐全、完整的民国档案，在全国并不多见。他们称这些档案是进行民国史微观研究的最为丰富翔实的第一手资料。 （3）革命历史档案，计有31个全宗，3086卷，案卷排架长度为17.4米。这些珍贵的档案史料，真实地反映了南通人民在党的领导下所进行的艰苦卓绝、可歌可泣的英勇斗争与光辉业绩。（4）名人档案，至1999年3月，南通市档案馆已征集到名人档案66个保管单位共1246件。
2.各县（市）、区档案馆：至1998年底，六县二区档案馆馆藏档案已达942个全宗，361584卷（案卷排架长度为5466米）， 馆藏资料81372册。
从档案的类型看，县（市）档案馆的馆藏除了文书档案、科技档案、会计档案外，还有各种门类的专业档案，尤其值得注意的是还藏有一定数量的科技档案、声像档案和计算机磁盘档案，说明国家档案馆的馆藏成份有了明显的改变。
（二）机关、企事业单位档案室室藏档案信息资源情况
1.机关档案室：至1998年底，全市共有机关档案室1130家，室藏档案达数10万卷，主要内容为反映机关主要职能活动的文书档案、专业档案以及数量不多的科技档案。
2.企事业单位档案室：至1998年底，据全市41家大型企业、31家中型企业和3家省级文化事业单位的统计资料显示，75 家档案室室藏档案75个全宗，516359卷（案卷排架长度为10122米），室藏资料161430册，录音、录像档案2611盘，照片档案49597张，底图937153张，缩微胶片5555张。
（三）专门档案信息资源情况
1.南通市农业科技档案馆及农业系统档案室收藏的农业科技档案信息资源。至1998年底，南通市农业科技档案馆馆藏档案达4908卷（案卷排架长度76米），录音、录像带122盘，照片2429张，馆藏资料5340 册，加上全市农业系统各档案室藏有的各种门类的档案资料，总数可达20万卷册。另外，全市已有427户专业户、71 户科技示范户建立了家庭档案。
2.至1998年底，南通市城建档案馆藏有自南通解放以来的各类城建档案49895卷（案卷排架长度950米），录音、录像带159盘， 照片5439张，底图5866张，图书资料4183余册。
3.南通市房地产档案馆收藏的房地产档案。到1998年底，该馆馆藏档案达104571卷（案卷排架长度690米），底图1595张。
南通市各级各类档案馆收藏保管的档案资料数量巨大、内容丰富、载体多样化，为充分开发档案信息资源，实现档案价值奠定了雄厚的物质基础。
二 充分认识档案信息资源的自身价值
要充分开发档案信息资源，必须充分认识档案信息资源的自身价值。南通市的广大档案工作者在长期的档案工作实践中体会到，档案信息资源的自身价值在不同的阶段有不同的表现形式：
（一）现实价值。开始，档案所体现的是形成不久的存在价值。从内容上看，此时的档案资料最贴近经济建设、社会发展和人们的生活现实，是其价值表现最为活跃的阶段，也是档案价值能产生最大效益的阶段。此时，档案资料的现实价值可表现为凭证价值、参考价值、科技价值、交换价值等。
1.凭证价值：这是档案价值最基本的属性。现在为了落实政策、解决纠纷、打赢官司前来各级各类档案馆室，查寻有关凭证的人越来越多，特别是查阅婚姻登记档案的人明显增加。由此可见，各级各类档案馆室收藏的“社会记忆”替代了“个人记忆”。例如：海门县档案馆向有关方面主动提供了在1961年全国人粮普查中形成的全县城镇人口吃粮性质的档案材料，为全县3822户、8114人的户口办理了“农转非”手续，便是档案凭证价值的体现。
2.参考价值：是指以档案内容为主体提供某个方面的需要，而这种需要只要求档案内容能满足某方面的查考。平时在档案馆室内发生的档案利用大多属于这种情况，这在文书档案利用与科技档案利用中都可见到。例如：为了纪念党的十一届三中全会20周年，南通市档案局（馆）自1998年8月中旬， 在《南通日报》周末版和星期版上推出了总题为《回眸20年》的两个系列专栏：其一为《回眸20年·辉煌一页》，其二为《回眸20年·话说第一》。这一“档案套餐”以丰富翔实的档案资料向人们展示了南通改革开放20年来取得的伟大成就和巨大变化，发挥了重要的参考作用，受到广大读者的广泛关注和好评。
3.科技价值：一般体现在科技含量较高的科技档案的利用中。例如：全国农业植保系统先进单位通州市植保站多年来利用各种植保档案、图书资料和植保情报，准确预报农业病虫害的发生率，近5年来， 他们对各种病虫发生期、发生量预测的准确率都稳定在95%左右，比80年代初期提高了近10个百分点，为夺取农业丰收作出了重要的贡献。
4.交换价值：在市场经济条件下，档案（主要是科技档案）作为科学技术的载体也往往出现在技术市场的谈判桌上，由此充分体现了档案的交换价值。为了扶持边疆贫困地区经济的发展，经化工部协调，南通醋酸化工厂协助新疆米泉化工厂建造一套年产4000吨醋酸生产装置。经双方协商，南通醋酸化工厂向米泉化工厂提供全部醋酸产品档案，而米泉化工厂向南通醋酸化工厂支付15万元的技术转让费与技术服务费。该项目于1995年投产后，利用当地资源生产出冰醋酸，缓解了新疆地区对醋酸的需求，促进了该地区化学工业的发展。
（二）史料价值。随着档案形成时间的延长，离现实生活的距离也相对增加，其现实价值也日渐消失，而史料价值日渐增加，愈加受到史志工作者和史学研究者的广泛关注和青睐。
档案的史料价值在南通市档案馆收藏的张謇与大生企业档案的利用中得到了充分的体现。一些著名历史学家称大生档案“是一个庞大的资料库，是张謇留下的研究中国民族资本主义和民族资产阶级的最完整的一份资料。”大生企业档案由文书档案和会计档案两部分组成，其内容丰富，具体、真实地反映了张謇所创办的大生企业系统的企事业单位创建、发展、衰落的过程。尤其是那些数以千计的帐册（总帐、分类帐、流水帐等），则“为我们研究张謇的创业精神和大生企业集团的形成、发展提供了一份难得的宝贵资料，特别是对中国民族工业作量化研究方面，它是一份具有完整确切数据的资料。”
（三）文化价值。在这一阶段，档案的现实价值基本上都消失了。南通市档案馆收藏的清乾隆年间残破的地契，其内容基本上已无凭证价值、参考价值可言，而这张已经保存了250 多年的纸张本身就充分体现了它非同一般的文化价值。还有市、县（市）档案馆收藏的本世纪初的空白股票、解放前的信封、邮票、八行书毛边纸，还有解放以来已经作废了的印章、证章等，不但具有一定的文化价值，而且具有相当的欣赏价值和收藏价值。
三 合理配置档案信息资源的三种有效方式
合理配置档案部门包括档案信息资源在内的各种资源，可以在一定程度上加速档案信息的潜在价值向现实价值的转化，南通市档案部门开发利用档案信息资源的实践证明了这一点。当然，目前南通市各级各类档案馆、室提供利用档案资料主要还是运用接待阅档、电话咨询、信函查阅等方式。据1998年的档案事业统计年报统计，南通市各级各类档案馆全年利用档案29458卷次，其中市档案馆2221卷次，县（市）、 区档案馆19388卷次，专业档案馆1045卷次，部门档案馆6804卷次； 全年利用档案9311人次，其中市档案馆653人次，县（市）、区档案馆4430 人次，专业档案馆411人次，部门档案馆3817人次；全年利用资料5009 册次，其中市档案馆318册次，县（市）、区档案馆4183册次， 专业档案馆508册次；全年利用资料780人次，其中市档案馆80人次，县（市）、区档案馆550人次，专业档案馆150人次。另据对全市29家大型企业、30家中型企业和3 家省级以上文化事业单位1998年利用档案资料的统计，全年共利用档案49497人次（其中大型企业34510人次， 中型企业13866人次，事业单位1121人次），69344卷次（其中大型企业43687卷次，中型企业23872卷次，事业单位1785卷次），25153 件次（其中大型企业23182件次，中型企业1244件次，事业单位727件次）； 全年共利用资料22128人次（其中大型企业13934人次，中型企业8170人次， 事业单位24人次），26934册次（其中大型企业13266卷次，中型企业13603卷次，事业单位65卷次）。通过对这些利用档案资料人次、卷次（册次）的分析，在一定程度上体现了档案资料的综合管理和档案信息资源的合理配置的成效。
当然，实现档案价值的途径，或者说开发利用档案信息资源的方式是多种多样的，合理配置档案信息资源的方式也是多种多样的，而南通市许多单位实施的比较有效的有三种方式。
方式之一：单位内部档案信息资源的合理配置——多种门类档案的综合管理
在本单位建立综合档案室，是南通市许多单位在档案工作恢复整顿以后实行较多的档案管理方式，按照不同类型单位的情况，实行不同的综合管理模式。在南通市，对各种档案实行综合管理一般有两种形式：一是对档案实体实施集中统一的综合管理，就是将各种门类的档案集中在一块，统一整理、编目、存放，统一提供利用。现在，南通市的大多数机关、团体、企事业单位都采用这一管理形式，不少档案工作基础较好的乡镇机关档案室，如海门市常乐镇政府机关档案室、如东县潮桥乡文件档案中心也都是采用这一管理形式。二是对档案的标识信息（主要是目录、档号等）实施集中统一管理，而档案实体仍分散保存在各有关基层单位，如如东县农业系统采用的便是这种管理形式。
方式之二：单位之间档案信息资源的合理配置——档案目录中心的建立
为了加强单位之间档案信息的沟通，在目前档案部门财力物力十分有限的情况下，建立档案目录中心，仍不失为一个行之有效的办法，其实，早在60年代，这一办法就在南通市得以施行。当时，南通市档案馆、南通市图书馆、南通市博物馆为了加强馆际间的信息交流，合作编印了三馆馆藏联合目录，为社会各界共享全市的史料信息资源提供了方便。80年代，为了加强革命历史档案信息的交流与开发利用，以南通市档案馆为龙头，建立了包括全市一市二区六县档案馆在内的馆藏革命历史档案目录中心。这一目录中心的建立，在一定程度上发挥了它的汇集功能与检索功能，方便了利用者的利用。
方式之三：多种信息资源的合理配置——档案图书情报一体化管理
早在五六十年代，尽管当时还没有档案图书情报一体化管理的提法，但南通市各档案馆和机关档案室都已十分注重与档案有关的图书、资料的收集整理工作。直到现在，各档案馆室依然将管理利用这些图书资料作为自身的一项重要任务。八九十年代，随着现代企业制度的逐步建立，企业实行档案图书情报一体化管理，越来越受到企业家们的重视。南通市醋酸化工厂是全市最早实行档案图书情报一体化管理的企业。实行档案、图书、情报一体化管理，建立以企业档案为核心的企业信息中心，已经成为南通市企业档案工作改革的努力目标，这一事物在实践中越来越显示出强大的生命力。
档案信息资源的合理配置，打破了传统的档案提供利用模式，其优势表现在：其一，突破了档案馆室的界限，各档案馆室围绕总体目标，密切配合，协同作战，较好地发挥了各自的优势；其二，突破了不同门类信息的界限，使各种不同门类信息的优势得以互补。
四 档案价值实现过程中的问题与难点
1.档案信息资源开发利用的物质基础还不太雄厚。
（1）因种种历史原因，造成了市、 县档案馆馆藏的某些断层：一是纵向断层，档案形成期的档案收集、保管不齐全、不完整，馆藏档案尚不能反映本地历史的全貌；二是横向断层，档案门类单一，一直是文书档案当家，最能反映本地经济建设状况的科技档案和各种门类的专业档案等却少而又少，而最能形象、直观地反映历史真实面貌的新型载体档案（声像档案、电子档案等）只占馆藏很小的比例。
（2）新的经济领域建档工作跟不上。
（3）办公自动化对归档文件材料的齐全完整带来一些影响。
2.档案信息资源开发利用的条件与手段还不相适应。
对于南通市各档案馆来说，最突出的矛盾是档案剧增，库房饱和，急需建设新的馆舍，其中南通市档案馆的这一矛盾尤为突出。
档案部门开发利用档案信息资源的手段主要还是靠手工操作。以条件相对较好的市、县（市）档案馆为例，尽管近几年每个档案馆也添置了一至两台电脑，但这些电脑主要用于进行档案著录。
机关、企事业单位档案室的情况很不平衡。
3.档案信息资源开发利用的外部环境尚需进一步优化。
由于南通市各级党政部门领导的重视和全市档案人员的努力，档案工作的外部环境有了明显的改善。但是，仍有一些单位负责人依然把档案工作摆在“说起来重要，忙起来不要”的位置，他们的思想认识还停留在“档案只要不丢不少，不被虫蛀鼠咬就行”的水平，尚未把开发档案信息资源摆上重要的议事日程。因此，就总体而言，开发利用档案信息资源的外部环境还应进一步优化。
4.档案信息资源管理者的素质有待进一步提高。
改革开放以后，南通市档案工作者队伍有了空前的发展，人员素质有了很大的提高，但是仍然跟不上档案事业飞速发展的需求，仍然不能适应市场经济的严峻挑战。
五 促进档案价值实现的相应对策
南通市各级各类档案部门正在千方百计采取相应的对策，努力克服所面临的种种问题与困难，充分开发利用档案信息资源，促进档案价值的实现。
1.填补断层，优化馆室藏结构。一是深入调查研究，理清断层情况。二是多方收集信息，尽量弥补断层。①档案不全资料补，注意收集与本地历史相关的各种报刊与图书信息；②书面不足口述补，抓紧走访熟悉本地历史的老人，收集他们的口述回忆材料，并及时整理所形成的录音、录像资料；③声像不足文字补，注意收集介绍、描述本地历史事件、重要人物、风土人情、大型建筑、土特产品等内容的文字材料。
2.加强宣传，让社会更多地了解档案、档案部门和档案工作。
3.科学管理，进一步优化档案部门各项资源的配置。南通市各县（市）、区档案局馆在这方面作了一些有益的尝试。例如：海安县档案局馆开展了“三同三争”活动（即“同心、同调、同步，争当先进、争当上游、争当一流”）；如皋市档案局馆加强了内部管理，坚持“亮牌上岗”。
4.进一步加强教育培训，努力提高档案人员的素质。
克服和解决开发档案信息资源遇到的困难与问题，当然首先得依靠档案部门和档案工作者自身的努力，这是必须的但又是不够的，还得依靠各级政府及有关部门的重视与支持。
1.按照《档案法》的有关规定，真正把档案事业发展纳入当地国民经济和社会发展计划。增加对档案部门的投入，优化档案事业发展的外部环境。
2.真正把“依法治档”纳入“依法治市”的大政方略。