摘要：笔者主要从信息技术的档案管理优势，以及电子信息技术在档案管理中的有效应用方面来探讨了本文主题，旨在与广大学者共同探讨学习。
关键词：电子信息技术；档案管理；有效应用
档案管理的主要模式和管理理念随着时代和技术的不断发展而发生了很大的变化，这也是促使档案信息管理体制进行创新改革的客观依据和要求。从当前档案管理的实际工作进展情况来看，虽然电子信息相关技术融入档案管理工作还需要一个适应阶段，管理体制的改革和创新必然要经历一个“阵痛期”，但是从长远发展来看，新技术和新管理理念的应用有助于档案管理工作的长远发展和布局。
一、信息技术的档案管理优势
1.延长档案寿命
传统档案管理工作采用许多纸质版本的信息和数据，存储起来既浪费时间、又浪费空间，同时还不利于保存，受自然存储条件和环境的影响非常大。如果出现严重的自然与人为事故，就会导致许多宝贵的档案信息被破坏，从而为企业或事业单位造成严重的损失。信息技术下的档案管理工作通过建立起电子化的档案信息存储系统，将所有的档案数据进行高效保存和备份，不仅利于保存，占据空间极少，同时还能够避免因各种自然的、人为的灾害所造成的影响，实现对档案信息的高效、长久性保存。除了基本的电子存储形式之外，信息化的数据存取、管理、读取还有着其他多种不同的技术途径，如光盘存储、电子扫描等，这些方式都能够将传统档案中的特殊数据加以有效保存，实现对传统档案使用寿命的有效延长。
2.实现数据共享
信息技术最大的特点在于能够借助于网络实现信息共享，对于档案管理而言这也是极为重要的。通过信息技术的应用能够建立起电子化的档案管理信息，从而为信息的读取、应用和共享提供可能。档案管理工作中最重要的工作任务就是各项资料与信息数据等的整理、存储和应用，信息技术能够为这些基本工作效率的提供更可靠的支持，使信息数据共享成为可能。在管理工作中，无论是任何一项档案数据，都有着其对于企业或单位的应用价值，这些价值的有效发挥需要以信息数据能够被有效读取、分析和共享为前提，所以将信息技术应用于现代档案管理工作中极为必要。
3.节省大量时间
档案工作往往面临着较重的工作任务，各种种类复杂、数量庞大的数据信息都需要进行明确的分类整理，并且要能够高效地对信息进行查询、读取，然而传统档案管理工作由于未形成完善的管理工作体系，因此在信息数据的各项管理工作中，效率较低，要想实现档案管理工作的效率提升，信息技术的应用成为必然。信息技术主要借助于计算机技术及网络技术，在这两大技术的支撑下，能够完成许多人工管理工作无法完成的任务，同时也比传统档案管理工作的效率有显著提升。当建立起信息化的档案管理工作体系时，所有的档案信息和数据处理速度都会得到极大提升，因此可以为档案管理工作节约更多的时间。
二、电子信息技术在档案管理中的有效应用
1.在档案分类整理中的应用
档案的种类多，信息量大，所以需要对搜集到的档案进行整理，这样才能归档保存，从而为档案的查阅及管理提供便利。在对档案进行整理的过程中，可以根据不同的方式对档案进行分类，如档案的内容、档案的收集时间等等。利用电子信息技术可以快速、准确地对档案进行分类，由此可以提高档案整理的工作效率。例如，借助电子信息管理系统，可按照时间对档案分类整理，先在系统中设定一个时间，当使用者需要对档案进行查询时，只需要输入具体的时间范围，便可获得相应的查询结果。除时间之外，还可以根据档案的具体内容进行分类整理。
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2.在档案编辑与调取中的应用
由于档案的种类比较繁杂，从而使得部分档案收集后，可直接存储到点子信息管理系统的数据库当中，而有些档案则无法进行直接存储，必须经过编辑修改之后，才能进行输入。以往的档案管理，编辑是最为复杂的一个环节，首先要找到相应的纸质档案，然后再进行修改，经过修改后的档案还需要重新归档，这样才能继续使用。而依托电子信息技术构建的管理系统，为档案的编辑提供了极大的便利，管理人员只需要对系统的数据库进行检索，便能快速找到需要进行编辑的档案，由此可实现对档案的快速修改。在档案调取方面，电子信息技术的应用，为档案的使用者提供了非常大的方便。当使用者查阅到所需的档案文件或资料后，若是具有权限，则可直接对档案进行打印，或是发送到移动硬盘当中，这样一来，无需将档案借出，不但确保了原始档案的安全性和完整性，而且还使档案的使用价值得到充分体现。
3.在构建档案信息管理系统中的应用
为了提高管理效率，可以开发多种现代化技术集于一身的档案信息管理系统，可以将电子信息技术大量应用其中。可以使用Internet Explore8.0 作为客户端浏览器，采用微软 SQLServer2003 来构建后台数据库。很多管理系统都是模块化的，这些系统同样大量的应用了电子信息技术，运用电子信息技术将各个模块的功能紧密连接起来，形成一个完整的信息管理系统。因此，在档案管理工作中，信息技术是无处不在的，而信息技术也有效促进了信息化档案管理的发展。
4.在备份恢复中的应用
电子档案是以计算机数据的形式存在的，因此同样会发生丢失、损坏等问题，目前计算机病毒、软件等问题带来了严重的网络安全问题，也威胁到了电子档案的安全性，如果发生电子档案泄漏、损坏或者丢失等情况，将会引发严重的后果。因此在管理档案的过程中，势必要使用信息技术备份电子档案，发生意外情况则要恢复档案。一般的备份恢复包括几个部分，如软件备份、硬件备份和恢复计划等，要完成备份需要使用应用软件、系统软件以及驱动等，现在一般用硬盘保存备份，硬盘容量大、价格低，恢复速度较快，体积小易于保存。
5.在档案查阅中的应用
在档案管理中，电子信息技术的应用，使档案的查阅方式发生了巨大转变，分类整理更加高效。通过档案的查阅软件，可为档案的使用者提供便捷的查询服务，系统中的档案编目十分清晰，各种分类信息一目了然，按照使用需要对档案进行选择即可，由此为使用者提供了巨大的便利。不仅如此，使用者通过输入想要查询的关键词，可直接从电子信息管理系统的数据库当中，查找到所需的档案资料，整个过程不仅简单，而且耗时较短，节约了时间和精力。
6.在档案搜集中的应用
在档案电子信息管理系统当中，数据信息收集模块的加入，给档案的收集提供了便利条件。大部分档案管理中心借助光电扫描设备对档案进行扫描，随后将获取到的档案信息以图像的形式存储到计算机系统内。纸质档案经扫描仪扫描之后，会被快速且精确地转化为电子图片，将电子扫描仪调到高速模式，能够扫描A4 纸 80 页。不仅如此，电子信息技术还可将档案资料存储到数据库当中，由此除了能够使存储空间被占用的问题得到有效解决，而且还能使档案的保存时间大幅度延长。
结语：
综上所述，在对工程档案管理的过程中，使用电子信息技术具有重要的意义，不仅可以保证档案的完整性，而且还会增加管理工作的质量，使档案能够发挥出应有的作用。并且，在当前阶段中，科学技术发展的速度较快，使电子信息技术的进步的速度也在不断地加快，因此，应该继续对电子信息技术在工程档案管理中的应用的特点及优势的研究，在其发展的各个阶段中，都能够对其具有较深的了解，更好的对工程档案进行管理。
参考文献：
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[3]档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J]. 廖虹. 办公室业务. 2014（06）
论文作者:袁登仁
论文发表刊物:《基层建设》2019年第8期
论文发表时间:2019/6/13
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