摘要：随着社会经济的发展，我国的企业发展迅速，在企业中，人事档案管理工作越来越受到重视。人事档案是由组织、人事及劳资等三方面进行人事管理的过程中产生的，是考察和管理机构人员的重要依据，其主要内容包括记载个人的工作绩效、业务水平、身体情况及道德品质。随着社会经济的不断发展，劳动用工制度的迅猛革新及变化，致使人事档案在管理时发现一些问题及隐患。本文主要论述了，人事档案及人事档案管理的涵义，并剖析了人事档案管理实际存在的问题及解决对策。通过本文的研究与分析，旨在实现提升人事档案管理的效率，并完成科学化信息化的发展目标。
关键词：人事档案管理；问题分析；对策分析
引言
作为人事制度系统中的一个子系统，人事档案管理不仅是政府监督人事改革成效的重要资料凭证和事实依据，更是人事制度改革本身的重要组成部分。人事档案管理工作是否能跟上人事制度改革步伐，无疑会直接影响到我国人事制度改革进度的快慢，甚至是成功或失败。因此，发现我国人事档案管理工作中存在的问题，指出其拖慢深化高校人事改革步伐的因素，明确人事档案管理改革和创新的方向，就有着特别重要的理论及现实意义。
1人事档案的概念及其管理的重要意义
人事档案的概念可以简单的概括为一切记述并能够反映个人的学习、工作经历以及在德才方面的表现等具体情况的档案。人事档案的立卷单位为个人，其真实记录了某一个人的具体经历以及在德能勤绩等方面的具体情况，是用人单位进行人力资源开发的主要依据和来源，具有十分重要的保存与使用价值。对人事档案进行管理具有重要的作用和意义，具体可以从用人单位和个人两方面来体现：对用人单位来说，人事档案包含了其全体员工的私人信息，对其进行管理有利于用人单位了解各个员工的专业素质、业务能力和学习、工作经历等，是用人单位选拔人才时进行参考的关键依据，能够在很大程度上帮助用人单位实现知人善用，做好对人才的开发、培养、选拔和任用等工作；对个人来说，人事档案具有很强的真实性和可靠性，同时与其他材料相比，人事档案具有较大的法律效力，个人无论是办理就业、离职、出国或者保险等诸多手续时，都需要用到人事档案，具有重要的作用。
2人事档案管理中存在的问题分析
2.1人事档案管理工作人员思想素质落后
在信息技术高速发展下，部分人事档案信息也逐渐由计算机进行信息化管理，所以对人事档案管理工作者的专业技能方面和知识掌控方面提出了更高的要求。另外，人事档案管理工作者的素质修养水平总体偏低，思维模式跟不上时代的高速发展，对人事档案信息收集整理的时候，比较懈怠，不够重视。大多数档案管理人员觉得，人事档案没有实际作用价值，收集和整理只是做个样子、走个形式，经常出现个人档案信息内容不完整或将档案文件乱丢乱放的现象，致使若需要查看某人事档案信息时不能高效的完成调阅。若档案管理人员对人事档案管理工作不重视或个人能力较低，则会影响人事档案管理工作的顺利进行。
2.2现代人事档案管理尚不规范，尚未建立科学、完善的制度
我国目前大部分用人单位的人事档案仍以纸质档案为主，纸质档案存在诸多不足：档案信息不仅容易失真并且还容易遗失，有些个人在个人档案填写的过程中由于字迹过于潦草导致难以辨认，部分信息填写不完整或描述不够准确的现象频频发生。加上人事档案管理人员对上述情况缺乏有效的监管，未能及时补齐个人的各项资料、未能及时补齐并存档个人因继续深造后的学历变更情况，这些都体现了现代人事档案管理的不规范，这对个人和用人单位的发展是极为不利的。当前我国对人事档案的管理一直沿用传统模式，过于呆板，且对于档案管理人员的职责要求、岗位培训等没有明确的规定，对于人事档案管理的具体流程没有形成制度化。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这就导致档案管理人员不能明确自己的工作职责和具体工作内容，未能清楚的了解人事档案管理的相关业务流程，缺乏收集与整理档案信息的专业意识，在具体的管理过程中也未能遵循科学化、规范化的流程，严重制约了人事档案管理的质量和水平。
2.3人事档案内容的重要性被忽视
人事档案是政府要求企事业单位进行记录的，所以很少有单位主动对人事档案进行管理，大多数单位是响应政府的政策要求而对档案进行管理的，并未从根本上认识到人事档案对企业的人才利用所发挥的作用。为了保证人事档案的准确性，档案管理人员必须以客观公正的态度对人事档案的内容进行收集、更新和维护，所以档案管理人员的能力对档案管理尤为重要。然而，在现实中档案管理人员并没有充分意识到人事档案管理的重要性，也并未将档案管理与人才管理真正联系起来，仅仅认为档案管理是对文件资料的整理，甚至认为员工档案只不过是响应政府的要求，是一种形式而已，这种懈怠的态度极不利于人事档案管理的发展。
3人事档案管理问题的解决对策
3.1培养建立人事档案管理团队
人事档案管理工作具有保密性，需确保个人信息不外泄，这就对人事档案管理人员的管理水平和自身道德素养有较高的要求。为确保人事档案管理工作能顺利开展，需全面提升人事档案管理工作从业者的综合素养，在对档案管理人员的选择时也需谨慎考虑层层把关。在挑选人事档案管理人员时，要选择具备能吃苦耐劳、做事严谨、责任心强等条件的人员。
3.2建立完善的现代人事档案管理制度，实现规范化管理
现代人事档案管理制度在结合现代用人制度、代理制度以及转岗分流制度的基础上加以整合和创新，形成自己的统一的、集中的管理制度，并根据实际工作的开展不断加以完善，提高现代人事档案管理的水平和效用，为社会查询、调阅以及利用人事档案提供便利，在节约人事档案管理成本的同时，推动社会人事档案信息的集中化，提高人事档案信息的利用效率。要想更好地实现对人事档案的管理，应当建立并不断完善人事档案管理系统，利用先进的设备和科学技术，将个人档案信息输入系统，提高其连续性，借助扫描仪、相机等设备将有关信息以图片或视频的形式存储，使得档案信息的查阅更加直观化和形象化，提高其利用率，逐步实现无纸化管理，进一步延长人事档案的使用寿命。
3.3加强人事档案重要性的宣传
人事档案管理之所以不被重视，是因为其重要性并未被人们所意识到。所以，为了增强整个社会对人事档案重要性的认识，可以通过政府下达相关文件、公益宣传等方式，使人们从思想上认识其重要性，特别是应该强化企事业单位领导对人事档案管理的认识。在单位中，领导起到带头作用，领导重视的问题往往是员工随之重视的问题，因此要将重视人事档案管理融入到企业文化中去。
结束语
综上所述，加强对人事档案管理的重视并将人事档案信息化，对企业内部的人员调动、分配职能具有重大的意义。人事档案是任何组织机构在建设规划时必须提高重视的，只有加强对人事档案的管理，才能将单位各职能充分利用，才能有效地优化内部管理。因此在社会高速发展的情况下，机构应培养一支高素质高修养的人事档案管理团队，并建设人事档案管理信息化网络平台，充分发挥出人事档案管理的作用，为机构的未来发展打下夯实的根基。
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论文作者:孙庆磊
论文发表刊物:《基层建设》2019年第14期
论文发表时间:2019/7/30
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