摘要：随着我国人事制度改革的不断深入，人事档案的利用率不断提高。现阶段，我国人事档案大多以传统手工方式进行管理，这种方式已经不能适应当今社会的需求，人事档案数字化建设已经迫在眉睫。另外，随着科学技术的发展，电子文件、电子签名等电子档案大量涌现，对传统的人事档案工作产生了巨大的影响。人事档案数字化建设不单单是现有人事档案工作业务的升级，更是基于信息技术的对传统人事档案工作模式的一场改革。
关键词：人事档案；数字化；建设；思考
1对人事档案数字化建设的理解
人事档案数字化建设，是指利用数据库技术、数据压缩技术及高速扫描技术，将纸质、声像等传统介质的文件和已归档的电子人事档案，系统地组织成有序结构的人事档案信息库的过程。这个过程中形成的新的人事档案形态，称为数字人事档案，它以数字的形式存储，利用计算机进行管理，与网络连接，实现人事档案资源的共享。
人事档案数字化建设主要包括两个部分：一部分是将传统形式馆藏的纸质文件、声像文件等利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化形式的人事信息；另一部分是随着网络化办公和无纸化办公等现代办公形式的出现，各个组织生成的电子文件归档保存成为数字化形式的人事信息。利用数字技术对人事档案进行人事信息的组织、管理和存储，提供基于网络的数字信息存取、查寻检索功能，同时实现与办公自动化系统的无缝链接，这就是人事档案的数字化建设。
2全面推行人事档案数字化管理模式面临的问题
2.1缺乏全国统一技术标准的人事档案数字化软件
人事档案的数字化就是把纸质档案材料，按照国家规定的分类标准先进行分类、编码，扫描后以电子版形式储存在各种介质载体上并能被计算机识别，通过技术手段，人们可以通过网络阅读到电子版人事档案的内容。由于我国的人事档案数字化起步较晚，在实际工作中还存在诸多问题，诸如目前全国尚无一个统一标准的软件或权威部门来统筹规划协调管理人事档案数字化、网络化建设及资源共享等工作。很多单位为了使用方便，自己开发软件或服务外包，由于所采用的技术与方法不同，致使人事档案数字化信息标准不统一，格式不尽相同，相互独立，各自为政，人事档案信息资源处于孤立、分散的状态之中，形成信息壁垒，资源无法共享，将来很难纳入国家统一的信息化、数字化、网络化的“大数据”平台的管理之中。
2.2观念落后
由于受传统观念的影响，很多人对人事档案的作用和功能认识不足。我国沿用的是计划经济时期的人事档案管理模式，把人事档案作为一种工具来看待，认为人事档案的作用仅局限于政治身份功能和评价考核功能等方面，认为人事档案是为上级组织、人事部门服务的，对于人事档案的查阅条件还严格遵循《干部人事档案管理条例》，认为人事档案工作的好坏仅取决于档案收集是否完整。我国人事档案在传统保密性、封闭式管理下，重“政治”轻“能力”、重“历史”轻“现实”、重“控制”轻“服务”。在这种观念的影响下，数字化人事档案建设不易被认可。
2.3工作人员缺乏计算机技术
相比传统的手工操作，数字化建设对人事档案工作人员提出了更高的要求。数字化建设要求档案管理人员不仅要具备人事档案方面的相关管理技术和专业知识，还要掌握一些专门的操作系统软件。从目前情况来看，很多工作人员在计算机技术方面仍较为欠缺，进而难以适应人事档案朝着数字化方向发展。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这是制约人事档案信息化建设的重要因素。
2.4缺少系统、规范的法律法规
由于人事档案数字化属于新兴事物，目前尚处于探索阶段，因此国内在这方面的法律规范仍是一片空白。这导致人事档案数字化建设缺乏统一的标准，各个地区的人事档案数字化建设工作各自为政、各行其是，数字化档案存储的格式、质量标准、内容结构各不相同，全国各地人事信息零零散散，无法形成一张联系网。这进一步影响了我国人事档案数字化建设的整体进程，并且浪费了大量的人力、物力和财力。
3关于人事档案数字化建设的几点思考
3.1提升人事档案管理队伍素质
通过上述分析可知，人事档案数字化建设与专业人才缺失之间的冲突是推进数字化建设中亟待解决的问题。因而，要想推进数字化建设的进程，则要致力于提升人事档案管理人员的素质，努力培养一批既具备人事档案方面的知识，又有一定的计算机操作能力的高水平人才，以适应人事档案数字化建设在人才队伍方面的需求。
3.2选择合适的软件系统
再先进的操作系统，倘若不能与硬件设施相匹配，那么都是子虚乌有。因此，相关人事部门在选择操作软件时，应该首先立足于软硬件相容这一基本要求，再去综合考虑软件系统的难易操作程度、安全指数、性价比等各方面因素。
3.3重新定位人事档案的功能
在市场经济条件下，党和国家的工作是以经济建设为中心的，人事档案不仅局限于政治历史材料，局限于组织机构使用，而是记载个人在德、能、勤、绩等方面的情况，与个人生活有着千丝万缕的联系。虽然人事档案在市场经济条件下仍具有政治性、机密性的特点，但有所减弱。相反，其科学性、服务性的特点有所增强。档案部门应适应时代和社会的发展，不断接受新信息和新知识，把人事档案作为一种社会资源，重视现代化技术的运用和研究。其他部门人员也应该加强认识，充分理解人事档案作为社会资源的重要性，积极配合档案部门推进人事档案数字化建设。
3.4领导重视，加大投入
实现人事档案数字化、信息化建设目标，领导重视是关键。实现干部人事档案数字化，无论是档案材料电子信息积累，还是软件的开发、系统平台的运行搭建，工作量大，任务繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人员、技术和资金。要把人事档案数字化建设列入单位整体发展规划，充分认识到现代档案信息化管理的重要意义，分步骤、有重点地推进实施，才能实现人事档案数字化、信息化、网络化管理的“大数据梦”。
结束语
综上所述，人事档案数字化建设是一个长期的过程。我国目前尚处于过渡性的摸索阶段，在发展中不可避免地会遇到一些问题。但是，笔者相信，随着数字化改革的逐步深入，通过多方努力，多措并举，数字化建设将很快朝着健康、平稳的方向发展，人事档案管理工作将更为高效、便捷。
参考文献：
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［3］杨凤仙.浅谈人事档案电子信息化管理［J］.科技信息，2015（11）：364.
论文作者:胡景红
论文发表刊物:《基层建设》2018年第13期
论文发表时间:2018/7/10
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