河北省承德市双桥区人力资源和社会保障局
摘要：科学的处理好人事档案管理与利用，就能够更好地运用人事档案管理。人事档案管理不仅是人事管理的重要组成部分，更是加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势。只有运用好人事档案才能更好地为我们组织内部选拔和使用人才，并且更能够提供更加真实可靠的材料。
关键词：人事档案 档案管理 档案利用
人事档案管理与利用主要是针对人事等部门按照其有关政策选拔、任用和公司、企事业单位的文化所形成的记载个人的经历、思想、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件、资料，并且作为历史地、全面地考察档案，以便于了解、选拔企、事业单位或者社会团体中的档案。然而，人事档案是企事业单位在管理所属人员时形成的以个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理不仅是人事管理的重要组成部分，更是加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势。只有运用好人事档案管理才能更好地为我们组织内部选拔和使用人才，并且更能够提供更加真实可靠的材料。
一、人事档案管理与利用目前出现的问题
目前人事档案管理面对很多的问题，主要为，目前人事档案工作普遍存在过于重视保存、保密、轻服务、利用的问题。我们只要是克服了这些困难并认识到了人事档案管理的本质性，我们才能更好地指出人事档案管理与利用中存在的问题，只要是我们认识到了可能存在中的问题，我们才能提出解决措施，更可以更好地发挥人事档案的资源优势。
首先，在一般企业单位中，由于隶属关系、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐等问题，有的甚至没有进行科学的分类和装订，导致档案管理出现纰漏，影响档案的正常管理和利用，造成不良的影响。另外，在很多单位，档案的管理和利用不被重视，人们往往忽略其重要性，在基础硬件设施的配置上投入较少，甚至出现无专人看管的现象，导致档案无法得到安全的储存和保障。
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其次，由于档案管理未受到重视，缺乏对人事档案管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。这一原因的造成是各单位人事部门档案意识不强，这样，不利于档案资料的不断更新，从而影响人事档案材料的利用效果。
另外，管理手段的落后也是阻碍人事档案管理和利用的重要因素之一。人事档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容，包括档案信息的开发利用等。现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用，人事档案管理信息化功能尚未开发。
二、解决人事档案管理与利用问题的措施
随着时代的发展社会的进步，传统的人事档案管理与利用已然不再适用于社会的发展，及其人力资源管理的发展，更加不适用于现代国家、企业事业单位的运用。人事档案管理是一个以现代化信息管理系统为基础，并通过微机终端和系统互联，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。在人事档案管理中我们要遵守维护及确保档案的完整与安全、科学的利用档案，是档案工作者的工作准则和责任，它的作用无可取代。
首先，我们应该为人事档案管理与利用提供必要的条件，在完善人事档案管理与利用的同时，更应该注重人事档案管理与利用的外在因素，要将人事档案管理与利用工作所需要的经费列入单位的财务计划中，为档案管理提供良好的硬件基础设施，只有保证了硬件设施的投入，才能更加有效的实现目标，确保人事档案管理与利用工作初期的完整性和安全性。并要实现“三室”分开的组织结构为档案库房、阅览室、办公室三者分开；更要配备完善的机制，主要有配备防盗门窗、温湿度表、复印机等一系列硬件设备等。
其次，人事档案管理与利用要充分得到领导的重视。主要机构在对于人事档案管理与利用的部门应充分得到领导的重视，这样才能够让中作更加得力，其作为一个重要的部门单位领导，尤其是分管组织人事工作的领导，应进一步增强档案意识，充分认识到人事档案工作在我局人事管理工作中的重要地位和作用，重视人事档案管理工作，要将人事档案工作列入议事日程，定期听取工作汇报，切实解决人事档案工作中的实际问题；要对人事档案工作定期研究、部署，制定人事档案工作近期或远期规划和实施方案，做到有计划，有部署，有检查，有落实；要主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。
另外，对于我们目前的人事档案管理与利用中我们更加要不断完善、落实人事档案管理制度；在我们现有收集归档制度、借（查）阅制度的基础上，根据单位人事档案工作实际情况，继续制定完善人事档案管理鉴别归档制度、转递制度、保管保密制度、检查核对制度等制度，努力形成一个完整的规章制度体系。在制定制度的基础上，更要关注制度的贯彻落实情况。我们更要按照规章制度的相关要求，定期检查监督局直单位对档案制度的落实的相对执行情况，督促局直单位按照制度要求，并要求对于收集档案材料、手续等相关文件是否完备，表述是否准确，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，并要使得人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实，保证人事档案工作逐步制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的功能性。同时，要顺应时代的发展要求，把现代先进的科学技术手段应用到人事档案管理工作中，以提高档案管理的工作效率，延长人事档案寿命。
综上所述，人事档案管理与利用与我们的工作息息相关，关系到我们工作单位中的每个部门，尤为重要，所以在人事档案管理与利用中更应提高人事档案管理的现代化水平，我们不仅要顺应时代的发展要求，更要把现代先进的科学技术手段运用在工作中，我们的一些技术方面更要加强改良我们的存贮技术，防护技术，复制技术，装订技术，都应该得到一定的改良，这些技术的改良与应用能使我们的人事档案管理与利用工作得到更好的提高，从而更好地提高档案管理的工作效率，延长人事档案的使用寿命。
参考文献：
[1]赵咪咪，王元元；对提高认识档案生命力的思考；兰台世界；2010
[2]沈卫；论社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新；复旦大学；2010
[3]袁丽红；浅议人事档案管理；邯郸日报；2010
论文作者:李文军
论文发表刊物:《文化研究》2016年7月
论文发表时间:2016/10/27
标签：档案管理论文; 人事档案论文; 人事论文; 档案论文; 工作论文; 制度论文; 单位论文; 《文化研究》2016年7月论文;